Optimalkan Operasional di Lapangan dengan Konektivitas Digital
Bagi perusahaan dengan mobilitas dan aktivitas operasional lapangan yang tinggi, jaringan komunikasi dan pertukaran informasi menjadi salah satu faktor yang sangat penting. Terlebih pada jenis pekerjaan saat karyawan di lapangan membutuhkan informasi pada arsip perusahaan dalam menjalankan pekerjaannya. Koordinasi antara karyawan yang bertugas di lapangan dengan tim manajemen di kantor harus dapat berjalan dengan lancar, guna mendukung kelancaran pelaksanaan tugas. Selain itu, tanpa adanya jaringan informasi yang baik, sangat sulit bagi manajemen di kantor untuk memantau bagaimana para karyawan di lapangan menghabiskan waktu kerja mereka.
Bagi Anda yang merupakan bagian dari tim manajemen perusahaan dengan tingkat aktivitas operasional di lapangan yang tinggi, pernahkah berpikir bahwa arsip cetak tidak lagi efisien dan bahkan dalam beberapa hal menghambat operasional di lapangan? Karyawan harus membawa arsip yang berisi informasi perusahaan kemana-mana, atau bahkan diharuskan bolak-balik kantor untuk menyerahkan laporan atau mengambil arsip perusahaan yang dibutuhkan untuk pekerjaan mereka di lapangan. Hal tersebut tidak hanya menghabiskan jam produktif karyawan untuk perjalanan, namun juga meningkatkan kelelahan serta biaya.
Jika permasalahan tersebut terjadi di perusahaan Anda, sudah saatnya untuk mempertimbangkan untuk melakukan digitalisasi arsip. Dengan beralih ke sistem pengelolaan arsip digital, perusahaan dapat menciptakan konektivitas digital antara karyawan di lapangan dengan kantor melalui perangkat digital dengan memanfaatkan jaringan internet.
Mengapa Konektivitas Digital?
Digitalisasi arsip akan merubah cara pengelolaan arsip dan informasi perusahaan dari bentuk cetak ke bentuk digital. Dengan beralih ke arsip digital, semua proses pengolahan informasi dan arsip perusahaan dapat tersimpan di server perusahaan yang terpusat dan terintegrasi dengan seluruh departemen. Integrasi data yang berkesinambungan dan bersifat realtime pada akhirnya akan menciptakan konektivitas digital pada seluruh unit bisnis.
Terciptanya konektivitas digital memungkinkan keterhubungan yang lebih solid antara aktivitas di kantor dan pekerjaan di lapangan. Hal ini akan mewujudkan sistem komunikasi dan koordinasi yang dapat dilakukan dengan lebih mudah dan cepat melalui perangkat digital tanpa harus membawa arsip dalam bentuk cetak. Hal ini akan sangat berpengaruh untuk sektor bisnis dengan tingkat operasional di lapangan yang tinggi seperti pertambangan, pertanian, perkebunan dan lain-lain.
Pengembangan teknologi Internet of Things (IoT) yang dikombinasikan dengan teknologi cloud seperti Document Management System (DMS), memungkinkan sinkronisasi data secara realtime. Kemudahan akses terhadap data yang sama dari mana saja dan kapan saja dibutuhkan akan mendukung koordinasi dan aktivitas di lapangan. Karyawan di lapangan dan manajemen atau karyawan lain yang berada di kantor dapat saling bertukar data dengan lebih mudah.
Melalui konektivitas digital, data dan arsip yang dikirimkan juga dapat diakses dan dibaca secara realtime. Proses ini tidak mengharuskan karyawan di lapangan harus bolak-balik kantor dan mengurus administrasi dokumen yang menghabiskan banyak waktu. Efisiensi proses administrasi dan efektifitas komunikasi akan berdampak pada terwujudnya optimalisasi kinerja karyawan di lapangan. Terlebih lagi konektivitas ini memungkinkan manajemen memantau apa yang sedang dilakukan oleh karyawan di lapangan dan progress pekerjaan yang telah diselesaikan.
Apa yang Ditawarkan Konektivitas Digital?
Pemanfaatan teknologi cloud computing seperti DMS PrimaDoc memudahkan pengiriman atau akses data secara realtime untuk mengetahui kondisi ter-update di lapangan. Konektivitas digital memungkinkan pemantauan kinerja di lapangan yang dapat dilakukan lebih intensif melalui laporan digital. Dalam konteks aktivitas pertambangan, data laporan yang dapat diakses secara realtime kemudian dapat digunakan untuk perencanaan penggalian berikutnya, tanpa harus menunggu laporan cetak selesai dibuat oleh bagian operasional.
Pengembangan lebih lanjut terhadap konektivitas digital perusahaan juga dapat diwujudkan untuk efisiensi operasional. Misalnya perusahaan dapat menempatkan mesin tanpa kemudi untuk melakukan survei lokasi. Selain menciptakan efisiensi dan kemudahan, hal itu dapat sekaligus meminimalisir risiko kecelakaan karyawan di lapangan. Dengan berbagai manfaat yang didapat dari konektivitas digital yang terwujud, optimasi kegiatan operasional di lapangan menjadi semakin realistis untuk diwujudkan.
Perusahaan pun tidak perlu terlalu mengkhawatirkan keamanan arsip perusahaan, karena DMS PrimaDoc juga didukung oleh fitur keamanan pembatasan hak akses. Fitur tersebut dapat dimanfaatkan untuk mengelola tingkatan akses pada setiap karyawan menurut jabatan dan kewenangannya. Dengan demikian, penyalahgunaan data oleh oknum karyawan yang tidak berkepentingan dapat diminimalisir sejak awal. Jika Anda tertarik untuk mengetahui fitur-fitur DMS PrimaDoc lainnya, hubungi tim marketing PrimaDoc untuk berdiskusi lebih lanjut.
