Sulit Menemukan Dokumen Klien Properti Anda? Rapikan Dokumen Bersama PrimaDoc
Apakah Anda sering khawatir karena dokumen klien properti sulit ditemukan ketika sedang akan diserahkan? Berarti sudah saatnya Anda beralih menggunakan solusi yang lebih baik!
Sudah banyak vendor yang dapat membantu Anda dalam merapikan dokumen, caranya dengan memanfaatkan teknologi terkini untuk mempermudah segala urusan kearsipan Anda, mulai dari indexing, penataan dokumen, hingga temu kembali dokumen jadi lebih mudah dilakukan berkat adanya solusi berbasis teknologi bagi kearsipan perusahaan properti.
Meskipun begitu, belum semua perusahaan properti menyadari tentang pentingnya solusi kearsipan untuk mengelola dokumen klien properti yang lebih optimal.
Bagaimana sebenarnya cara untuk memulainya? Berikut adalah penjelasan selengkapnya yang penting untuk Anda ketahui sedini mungkin!
Metode Pengelolaan Dokumen Klien Properti yang Dapat Dijadikan Pilihan
Saat ini, ada banyak cara yang dapat Anda gunakan dalam mengelola dokumen klien properti. Akan tetapi, metode yang paling populer adalah dengan memanfaatkan aplikasi yang dikenal dengan sebutan Document Management System (DMS).
Dengan adanya aplikasi DMS, Anda akan dapat mengelompokkan dokumen berdasarkan kategori tertentu, mulai dari berdasarkan abjad, nomor, tanggal, lokasi, hingga nama pemilik.
Selain itu, metode pengelolaan dokumen digital ini juga dapat Anda padukan dengan beberapa sistem manajemen dokumen, yaitu:
1. Sistem manajemen dokumen terpusat (sentralistik)
Sistem ini memungkinkan seluruh arsip perusahaan properti Anda, termasuk dokumen klien properti disimpan dalam sebuah server pusat yang dapat diakses secara bersama-sama. Cocok digunakan untuk perusahaan kompleksitas informasi yang belum terlampau tinggi.
2. Sistem manajemen dokumen bercabang (desentralistik)
Berbeda dengan sistem sentralistik, sistem dokumen bercabang memungkinkan setiap lokasi proyek mengembangkan sistem pengelolaan arsip masing-masing. Sistem ini sangat cocok untuk perusahaan properti yang memiliki banyak cabang yang berdiri secara independen seperti tim sales dan tidak memerlukan pelaporan rutin ke kantor pusat.
3. Sistem manajemen dokumen campuran
Perpaduan antara sistem pengelolaan arsip desentralistik dan sentralistik memungkinkan integrasi antara cabang dan kantor pusat dengan lebih baik. Sistem ini dapat membantu Anda dalam mengelompokkan dokumen klien properti dengan lebih optimal, karena dokumen yang dibutuhkan tersimpan pada server pusat dan juga server di kantor cabang tempat klien Anda dilayani.
Solusi Penataan Dokumen Klien Properti dari PrimaDoc
Dengan memanfaatkan beberapa sistem di atas, Anda dapat menggunakan aplikasi DMS dengan lebih optimal. Apalagi jika Anda melengkapinya dengan solusi yang tepat dari PrimaDoc, yang sudah terbukti ampuh dalam membantu proses pengelolaan dokumen klien properti.
PrimaDoc memiliki beberapa layanan yang telah lulus uji sertifikasi ISO 9001 sebagai bukti pelayanan kearsipan berkualitas yang dapat mendukung proses penataan dokumen perusahaan properti dengan lebih optimal. Beberapa di antaranya meliputi:
1. Konsultasi kearsipan
Masih belum yakin dengan masalah kearsipan yang dihadapi? PrimaDoc menyediakan layanan konsultasi masalah kearsipan bagi perusahaan properti bersama tim expert yang telah berpengalaman bertahun-tahun dalam bidang kearsipan. Dengan layanan ini, Anda akan memperoleh solusi yang tepat untuk menjadikan performa pengelolaan arsip jadi lebih baik.
2. Alih media arsip
Alih media arsip merupakan solusi yang dikembangkan PrimaDoc untuk membantu transformasi digital di perusahaan Anda. Dengan dilengkapi perangkat dan teknologi yang tepat, PrimaDoc mampu mengubah dokumen fisik menjadi digital, termasuk dokumen klien properti yang dimiliki, sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan.
3. Aplikasi berbasis web browser
Lengkapi kebutuhan digitalisasi arsip Anda dengan aplikasi DMS dari PrimaDoc, yang dilengkapi aplikasi berbasis web browser yang dapat Anda akses tanpa perlu instalasi khusus pada perangkat seperti laptop atau komputer. Cukup terhubung dengan jaringan internet, dokumen klien properti yang dibutuhkan pun dapat ditemukan dengan cepat dan akurat.
Jadi, sudah siap beralih menggunakan solusi penataan dan pengelolaan dokumen klien properti yang lebih efektif dan efisien dari PrimaDoc? Hubungi tim marketing kami sekarang juga untuk informasi selengkapnya seputar layanan ini! (Pradana)
