Alasan Perusahaan Konstruksi Membutuhkan Pengelolaan Arsip yang Handal

Setiap kegiatan usaha memerlukan dukungan pengelolaan arsip yang handal, tidak terkecuali pada perusahaan konstruksi. Meskipun umumnya kinerja dinilai dari hasil proyek konstruksi di lapangan, dokumen-dokumen yang terkait dengan proyek juga menjadi hal yang perlu diperhatikan dengan baik. Selain itu juga terdapat dokumen penting lainnya yang harus dikelola dengan baik untuk mendukung operasional perusahaan baik secara jangka pendek maupun jangka panjang.

Pengelolaan arsip pada perusahaan konstruksi meliputi proses pencatatan, penyimpanan dan perawatan dokumen. Umumnya dokumen-dokumen penting di tumpuk begitu saja di dalam gudang tanpa perawatan yang baik. Berbagai resiko kerusakan dokumen seperti hilang atau dimakan rayap dapat menentukan nasib perusahaan ketika menghadapi masalah krusial.

Berikut kami uraikan beberapa alasan mengapa perusahaan konstruksi membutuhkan pengelolaan arsip yang handal untuk mendukung aktivitas bisnisnya!

Durasi Proyek yang Panjang

Dalam pengerjaan suatu proyek pembangunan gedung, umumnya dibutuhkan waktu yang relatif panjang. Bukan hanya dalam hitungan hari, beberapa proyek besar seringkali menghabiskan waktu dalam hitungan bulan atau bahkan tahun. Misalnya seperti pembangunan kawasan industri, tata kelola kota, maupun gedung-gedung tinggi.

Mengingat bahwa proyek dapat berjalan dengan sangat lama, pengelolaan arsip perjanjian proyek harus dilakukan dengan baik. Perusahaan harus memastikan dokumen perjanjian yang dibuat sejak awal proyek, terjaga dan tersimpan dengan baik, serta mudah untuk dicari ketika dibutuhkan sewaktu-waktu. Alasannya karena dokumen perjanjian proyek menjadi dasar atau pedoman kerjasama antara perusahaan konstruksi dengan pemilik proyek.

Legalitas Usaha

Alasan kedua mengapa pengelolaan arsip dalam perusahaan konstruksi sangat penting adalah banyaknya dokumen legalitas usaha yang perlu disimpan. Menurut UU Nomor 2 Tahun 2017, setiap badan usaha konstruksi wajib memiliki Sertifikasi Badan Usaha (SBU) serta sertifikasi pengalaman usaha yang didapatkan dari kementrian langsung.

Sebagaimana dalam berbagai badan usaha atau organisasi sekalipun, legalitas perusahaan merupakan hal yang sangat penting dalam operasional usaha. Itulah sebabnya, dokumen legalitas perusahaan konstruksi harus dikelola dengan baik untuk memastikan tidak rusak maupun hilang. Selain itu, setiap proyek juga dilengkapi dengan berbagai dokumen perijinan yang juga dapat diperiksa sewaktu-waktu. Sehingga pengelolaan arsip juga menjaga supaya dokumen tersebut tersedia jika suatu saat diperlukan sebagai bukti pendukung ketika muncul masalah pada proyek. 

Kegagalan Bangunan

Tidak seluruh proyek dapat dikerjakan dengan mulus. Terkadang beberapa proyek mengalami kegagalan bangunan. Kegagalan bangunan merupakan kondisi dimana bangunan yang dikerjakan dalam suatu proyek roboh dan/atau tidak berfungsi sebagaimana mestinya. Salah satunya yang cukup terkenal adalah proyek Monorel yang berakhir mangkrak dan tidak dilanjutkan, menyisakan tiang-tiang besar di beberapa wilayah DKI Jakarta. 

Apabila kondisi tersebut terjadi, kontrak kerja konstruksi menjadi dokumen kunci untuk membuktikan pihak yang harus bertanggung jawab, penyedia jasa konstruksi atau pengguna jasa. Itulah sebabnya, pengelolaan arsip kontrak kerja konstruksi menjadi hal yang sangat vital. Terlebih lagi sesuai dengan yang tercantum dalam Pasal 65 UU Nomor 2 Tahun 2017, kurun waktu kegagalan bangunan dapat menjadi tanggung jawab perusahaan konstruksi, mencapai 10 tahun sejak tanggal penyerahan akhir layanan jasa konstruksi.

Penyelesaian Sengketa Proyek

Selain kegagalan bangunan, sengketa proyek juga menjadi salah satu potensi yang dapat muncul dalam operasional usaha konstruksi. Sengketa proyek terjadi apabila terdapat klaim dari pihak perusahaan maupun pengguna jasa yang tidak terselesaikan secara tuntas. Beberapa contoh sengketa proyek yang sering terjadi adalah keterlambatan waktu pelaksanaan proyek, perubahan jadwal pelaksanaan proyek, kenaikan harga material yang tidak normal, dan lain sebagainya.

Dalam hal terjadi sengketa proyek, kontrak kerja konstruksi menjadi hal yang sangat penting sebagai dasar hukum yang diambil. Penyelesaian dilakukan sesuai dengan apa yang tercatat pada surat kontrak kerja konstruksi. Itulah sebabnya, pengelolaan arsip kontrak kerja harus dilakukan dengan baik untuk mengantisipasi jika sewaktu-waktu terjadi sengketa proyek.

Klaim Asuransi

 Pengelolaan arsip perusahaan konstruksi juga penting dalam hal menghadapi klaim asuransi. Dokumen proyek menjadi unsur yang penting untuk mengajukan klaim asuransi proyek. Misalnya jika sewaktu-waktu terjadi bencana, inflasi keuangan yang sangat tinggi, ataupun kondisi eksternal yang tidak dapat diprediksi dari awal. Dengan pengelolaan arsip yang baik, perusahaan konstruksi dapat menjaga dokumen proyek yang dapat dicari dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.

Kabar baiknya, Anda dapat meminta bantuan tim profesional untuk menangani pengelolaan arsip perusahaan Anda. Tim yang telah berpengalaman seperti PrimaDoc dapat memberikan layanan penyimpanan, perawatan hingga penyelamatan arsip yang rusak. Penasaran dengan layanan-layanan lainnya yang juga tersedia di PrimaDoc? hubungi tim marketing PrimaDoc! (Septiani)