Bingung Mengenai Pengelolaan Protokol Notaris? Ini Solusinya!
Disrupsi teknologi telah membawa perubahan besar pada bagaimana berbagai hal dapat dilakukan, dan ekspektasi masyarakat atas layanan yang baik. Kehadiran teknologi telah membawa kemudahan dan kepraktisan dalam mengurus berbagai hal. Hal ini menjadi tantangan bagi notaris untuk dapat memberikan layanan yang praktis, mudah diakses dan cepat.
Untuk dapat menjawab semua tantangan tersebut, tidak ada pilihan lain selain melakukan digitalisasi pengelolaan protokol notaris. Undang-Undang nomor 11 Tahun 2008 Pasal 5 ayat (1) menjadi dasar hukum yang memungkinkan informasi elektronik dan/atau dokumen elektronik dan/atau hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum yang sah. Pemerintah juga terus bekerja untuk menciptakan dasar hukum yang kuat sebagai dasar untuk terciptanya digitalisasi layanan notaris.
Arah pergerakan yang positif ke era layanan notaris digital menjadi pertanda yang harus direspon dengan cepat dan tepat oleh notaris. Digitalisasi arsip menjadi salah satu yang harus segera dipertimbangkan notaris agar tidak tertinggal dari kantor notaris lain. Untuk menunjang itu semua, notaris harus menggunakan dukungan kecanggihan sistem penyimpanan digital PrimaDoc. PrimaDoc dapat mendukung terwujudnya sistem pengelolaan protokol notaris yang lebih mudah, praktis dan aman di kantor Anda.
Mengapa Harus Memilih PrimaDoc?
Banyaknya pilihan platform aplikasi pengelolaan protokol notaris digital justru membuat notaris cenderung bingung memilih. Satu hal yang penting, mengingat bahwa dokumen yang dikelola notaris merupakan arsip yang penting dan bernilai besar, notaris harus memilih platform aplikasi yang berkualitas dan dapat menunjang kinerja perusahaan. Berikut alasan mengapa PrimaDoc merupakan pilihan platform pengelolaan protokol notaris yang tepat:
1. Dukungan fitur yang lengkap
Sebagaimana dipahami bahwa notaris akan terus bersinggungan dengan pengelolaan protokol notaris yang sangat penting. Bahkan satu dokumen dapat memiliki nilai hingga ratusan juta atau bahkan lebih. Itulah sebabnya, kantor notaris harus didukung oleh aplikasi Document Management System (DMS) yang canggih dan memiliki fitur yang lengkap guna memastikan dokumen dapat dikelola dengan efektif dan efisien.
PrimaDoc merupakan platform aplikasi DMS yang dilengkapi berbagai fitur untuk mendukung pengelolaan arsip, mulai dari fitur manajemen arsip digital aktif, fitur manajemen arsip inaktif, fitur manajemen gudang arsip, fitur manajemen retensi arsip, hingga fitur pengkategorian arsip. Dengan dukungan fitur yang lengkap, pengelolaan protokol notaris dapat lebih mudah dilakukan, untuk penyimpanan, pencarian kembali dokumen yang dibutuhkan, hingga kebutuhan saling berbagi dokumen dalam proses pengurusan baik dengan klien atau pejabat terkait sehingga pengurusan dokumen berjalan dengan lebih cepat.
2. Desain tampilan yang mudah dioperasikan
Meskipun telah memahami berbagai manfaat yang dapat dirasakan dengan penerapan digitalisasi arsip di kantor notaris, faktanya masih banyak pihak yang ragu untuk menerapkannya. Alasannya, proses perubahan dari proses kerja yang konvensional dengan arsip kertas, ke pengelolaan protokol notaris secara digital dianggap menyulitkan. Notaris seringkali ragu apakah karyawan dapat menyesuaikan diri dengan sistem yang baru atau tidak.
Kabar baiknya, PrimaDoc memiliki tampilan yang mudah untuk dipelajari dan dioperasikan. Dengan adanya fitur pengkategorian arsip, pengelolaan protokol notaris juga dapat dilakukan dengan lebih mudah meskipun banyak arsip yang dikelola notaris. PrimaDoc juga siap untuk memberikan layanan pendampingan bagi karyawan selama masa adaptasi tersebut.
3. Dukungan sistem keamanan yang handal
Mengingat bahwa setiap arsip yang dikelola oleh notaris merupakan dokumen yang sangat penting, aspek keamanan menjadi salah satu hal yang perlu diperhatikan. Memahami kebutuhan tersebut, DMS PrimaDoc hadir sebagai platform pengelolaan protokol notaris digital yang dilengkapi dengan keamanan yang tangguh.
PrimaDoc dilengkapi dengan fitur enkripsi data digital dan fitur pengaturan Hak Penggunaan Arsip. Fitur keamanan enkripsi dapat digunakan untuk melindungi data dan informasi penting agar tidak mudah disalahgunakan melalui akses ilegal. Sedangkan pengaturan hak akses akan melindungi dokumen dari pihak-pihak yang tidak berwenang. Dengan demikian, asmin dapat mengatur batasan akses masing-masing karyawan sesuai jabatan dan kewenangannya.
4. Dukungan layanan yang lengkap
Alasan lain mengapa DMS PrimaDoc merupakan pilihan tepat untuk membantu pengelolaan protokol notaris adalah dukungan layanan yang membantu agar proses digitalisasi arsip lebih praktis. Layanan yang ditawarkan PrimaDoc meliputi konsultasi kearsipan yang menyeluruh, layanan manajemen kearsipan yang meliputi pembenahan dan penataan arsip, hingga membantu merancang Standard Operational Procedure (SOP) untuk membuat standarisasi pengelolaan arsip. Dengan demikian, Anda dapat membangun sistem pengelolaan arsip yang dipersonifikasi sesuai dengan kebutuhan spesifik perusahaan.
Bagi Anda yang tertarik untuk mengetahui lebih mendalam tentang berbagai produk dan layanan PrimaDoc, silakan menghubungi tim marketing PrimaDoc. Kami siap memberikan dukungan terbaik bagi kebutuhan pengelolaan arsip perusahaan Anda! (Septiani)
