Aplikasi PrimaDoc: Mengelola Dokumen Instansi Pemerintah dengan Lebih Efisien
Bisakah kita mengelola dokumen instansi pemerintah dengan PrimaDoc berkat adanya teknologi yang semakin maju? Untuk menjawab tentang hal ini, tentunya Anda perlu mengetahui terlebih dahulu tentang solusi PrimaDoc yang dapat digunakan untuk meningkatkan efisiensi dari instansi yang Anda kelola.
Apa itu sebenarnya aplikasi PrimaDoc juga dampaknya dalam mengelola dokumen instansi pemerintah? Berikut adalah penjelasan selengkapnya!
Mengenal Aplikasi PrimaDoc untuk Pengelolaan Dokumen Pemerintah
Instansi pemerintah dikenal memiliki volume dokumen yang cukup tinggi dan kompleks, mengingat dokumen yang dikelola umumnya berhubungan dengan kebijakan publik. Hal ini tentunya membutuhkan sistem yang dapat diandalkan, sehingga informasi yang terkandung di dalamnya menjadi lebih aman dan dapat digunakan untuk jangka panjang.
Oleh karena itu, kehadiran sistem untuk mengelola dokumen instansi pemerintah dengan PrimaDoc merupakan solusi yang tepat untuk Anda pertimbangkan. PrimaDoc memiliki solusi aplikasi Document Management System (DMS) yang telah dipercaya oleh banyak perusahaan dan juga instansi pemerintahan, berkat adanya berbagai fitur yang mampu membantu peningkatan efisiensi dan juga efektivitas dari organisasi yang dikelola.
Fitur Penting untuk Mengelola Dokumen Instansi Pemerintahan dengan Primadoc
Untuk mengetahui lebih lanjut tentang cara mengelola dokumen instansi pemerintah dengan PrimaDoc, Anda perlu mengenal tentang fitur yang terdapat di dalam aplikasi PrimaDoc, yaitu:
- Pengaturan hak akses user
Dalam pengelolaan dokumen, tentunya kerahasiaan informasi adalah faktor penting yang harus diperhatikan. Oleh karena itu, aplikasi PrimaDoc hadir dengan fitur ‘Hak Akses’ yang dapat digunakan untuk mengatur hak akses yang dapat diperoleh oleh setiap user, mulai dari pengaturan untuk edit dokumen dan juga view dokumen saja, sehingga informasi dokumen tetap aman.
- Pengaturan retensi dokumen
Retensi dokumen berperan penting untuk membantu instansi pemerintahan dalam mengklasifikasi atau indexing dokumen dan juga mengatur Jadwal Retensi Arsip (JRA). Fitur ini dapat menyelamatkan Anda dari waktu yang terlampau banyak untuk menelusuri dokumen yang telah habis masa penyimpanannya.
- Pembuatan deskripsi konten
Dengan jumlah dokumen yang begitu banyak, instansi pemerintahan tentunya membutuhkan cara yang lebih efisien bagi user dalam menemukan dokumen yang tepat. Di sinilah peran fitur ‘deskripsi konten’ untuk memberikan ringkasan dari isi sebuah dokumen. Dengan begitu, peningkatan akurasi dalam penemuan kembali informasi ikut meningkat.
- Pencarian dokumen berdasarkan kata kunci
Kata kunci atau keyword adalah cara yang paling efisien untuk penemuan kembali dokumen. Dengan adanya fitur ini, efisiensi dan efektivitas penggunaan dokumen milik instansi pemerintah ikut meningkat, sehingga kehadiran sistem untuk mengelola dokumen instansi pemerintah dengan PrimaDoc cukup penting untuk Anda pertimbangkan.
Fungsi Mengelola Dokumen Instansi Pemerintah dengan PrimaDoc
Selain beberapa fitur di atas, Anda pun perlu mengetahui tentang fungsi utama dari kehadiran sistem informasi untuk mengelola dokumen instansi pemerintahan dengan PrimaDoc. Seperti yang kita ketahui bersama, instansi pemerintahan memiliki data strategis yang sangat penting dan bersifat rahasia.
Data strategis pemerintahan merujuk pada serangkaian data dan informasi yang berhubungan dengan kepentingan negara. Jika sampai jatuh ke tangan yang tidak bertanggung jawab, maka data ini dapat disalahgunakan dan berpotensi mengganggu stabilitas nasional/
Oleh karena itu, kehadiran aplikasi PrimaDoc mampu memenuhi fungsi untuk:
- Menyimpan data strategis dengan lebih aman, karena aplikasi PrimaDoc dilengkapi dengan teknologi enkripsi terkini yang mampu meningkatkan keamanan informasi.
- Meningkatkan pelayanan publik, khususnya dengan mengakomodasi penggunaan data strategis dengan lebih optimal berkat adanya kemudahan data sharing yang dapat dilakukan dari manapun dan kapanpun.
Jadi, tidak perlu ragu lagi untuk mengelola dokumen instansi pemerintah dengan PrimaDoc. Dengan adanya solusi aplikasi DMS dari PrimaDoc, efisiensi dan efektivitas pengelolaan dokumen yang dimiliki dapat tercapai. Untuk informasi selengkapnya, hubungi tim marketing PrimaDoc sekarang juga! (Pradana)
