Dokumen Digital Cenderung Diragukan Otentikasinya, Bagaimana Solusinya?
Perkembangan teknologi memungkinkan berbagai pekerjaan dapat dilakukan dengan lebih praktis dan efisien, salah satunya dengan beralih dari dokumen kertas ke dokumen digital. Digitalisasi arsip dapat membuat pengelolaan arsip dilakukan dengan lebih efisien. Mulai dari pembuatan dokumen, penyimpanan, hingga saling bertukar dokumen. Tidak seperti dokumen kertas yang harus di cetak, digandakan dan dikirim secara manual melalui jasa ekspedisi, dokumen digital dapat dikelola secara langsung dalam satu waktu dengan menggunakan perangkat digital
Digitalisasi arsip kini mulai dilirik oleh berbagai profesi hukum dalam menjalankan pekerjaannya. Sebagaimana diketahui, profesi yang bersinggungan dengan hukum akan selalu bersinggungan dengan pengelolaan dokumen. Ketika dokumen kertas dianggap menghabiskan terlalu banyak waktu dan menimbulkan pekerjaan yang tidak efisien, banyak pihak yang pada akhirnya mulai beralih ke dokumen digital.
Digitalisasi Arsip Pada Bidang Notaris
Seiring dengan perkembangan zaman dan kebutuhan akan proses kerja maupun layanan yang lebih cepat, banyak lembaga pemerintahan maupun swasta telah beralih ke dokumen digital. Meskipun demikian, digitalisasi arsip di profesi notaris masih terbilang jarang. Salah satu keraguan yang banyak menghalangi notaris untuk menerapkan digitalisasi dokumen adalah persoalan keaslian. Dokumen digital dianggap mudah untuk dimanipulasi dan dipalsukan.
Profesi notaris memang senantiasa berhubungan dengan dokumen-dokumen penting yang menjadi pembuktian di hadapan hukum. Kekhawatiran terhadap keamanan dokumen digital yang rentan memang dapat dimengerti. Diperlukan upaya lebih untuk menghindari berbagai penyalahgunaan data oleh oknum lain. Namun, apakah dokumen digital tidak dapat dipertanggungjawabkan otentikasinya?
Jawabannya adalah bisa. Keraguan akan otentikasi dokumen digital dapat dijawab dengan teknologi tanda tangan elektronik. Tanda tangan elektronik (TTE) merupakan tanda tulisan identitas diri seseorang yang dapat membuktikan keabsahan sebuah dokumen. Otentikasi dokumen dapat dicek melalui keberadaan tanda tangan tersebut.
Sebagaimana tanda tangan basah yang ditulis di dokumen kertas, tanda tangan elektronik berfungsi sebagai identitas diri seseorang yang membuktikan keabsahan sebuah dokumen. Tanda tangan elektronik yang dimaksud disini bukanlah tanda tangan basah yang kemudian di foto atau di scan, namun tanda tangan yang kemudian di enkripsi.
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 Pasal 11 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik, bahwa tanda tangan digital bersertifikasi memiliki kekuatan dan akibat hukum yang sama seperti halnya tanda tangan manual. Hal ini bisa menjadi jawaban atas kekhawatiran terhadap keaslian dokumen digital.
Bagaimana Jika Tanda Tangan Elektronik Dipalsukan?
Beberapa pihak mungkin masih bertanya-tanya, bukankah tanda tangan elektronik juga mudah dipalsukan? Jawabannya adalah iya dan tidak. Mengapa? Karena tanda tangan elektronik ada dua jenis, yaitu TTE tersertifikasi dan TTE tidak tersertifikasi.
Tanda tangan yang tidak tersertifikasi merupakan tanda tangan yang bukan diterbitkan oleh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) Indonesia, dan tidak diperiksa pemenuhan standarnya. Jenis ini cenderung mudah untuk dipalsukan. Sedangkan Tanda tangan tersertifikasi dibuat langsung oleh PSrE Indonesia yang mendapat pengakuan pemerintah, yaitu Kementerian Komunikasi dan Informasi (Kemkominfo), dan telah memenuhi standar yang ditetapkan pemerintah.
PSrE akan memverifikasi identitas yang memberikan tanda tangan, dan lalu menerbitkan sertifikat elektronik yang dapat digunakan oleh notaris sebagai tanda tangan dokumen digital. TTE tersertifikasi memiliki tingkat keamanan yang tinggi, karena informasi akan dienkripsi menggunakan teknologi kriptografi asimetris (asymmetric cryptography). Informasi yang telah di enkripsi tersebut dibuat secara unik dan tidak dapat dibuka tanpa menggunakan kunci yang dipegang secara langsung oleh penanda tangan. Jaminan keamanan TTE tersertifikasi juga didukung dengan adanya audit berkala yang dilakukan oleh Kemkominfo.
Otentikasi dokumen memang menjadi persoalan yang sangat vital dalam proses legalisasi atau pengurusan dokumen. Tetapi dengan adanya teknologi tanda tangan elektronik yang diakui negara dan didukung dengan sistem pengamanan yang ada, penggunaan tanda tangan digital menjadi lebih sulit untuk dimanipulasi. Adanya teknologi otentikasi dokumen ini dapat menjadi jawaban atas keraguan berbagai pihak terhadap otentikasi dokumen digital.
Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa notaris tidak perlu lagi mengkhawatirkan tentang penggunaan sistem penyimpanan dokumen digital seperti PrimaDoc. Dokumen yang tersimpan secara digital kini telah diakui secara hukum, khususnya jika dilengkapi dengan TTE tersertifikasi. Kini notaris dapat bekerja dengan jauh lebih efisien dan mengelola arsip dengan prosedur otentikasi dokumen digital.
Untuk informasi lebih lengkap tentang sistem penyimpanan dokumen digital PrimaDoc, silakan hubungi tim marketing PrimaDoc! (Septiani)
