5 Tips Beradaptasi dengan Sistem Digital untuk Karyawan
Sistem digital merupakan elemen penting dari sebuah perusahaan, karena dapat menjadi solusi untuk peningkatan efisiensi dan juga efektivitas operasional bisnis.
Atas alasan ini pulalah, banyak perusahaan yang mengharuskan semua karyawannnya untuk mampu beradaptasi dengan penggunaan sistem digital. Permasalahannya, tidak semua karyawan memiliki kualifikasi yang dibutuhkan untuk beradaptasi dengan cepat, terutama karena sudah terciptanya budaya lama yang sebelumnya telah diterima secara kolektif.
Untuk itu, jika Anda menghadapi permasalahan serupa, mengetahui beberapa tips untuk memulai adaptasi penggunaan sistem digital dengan efisien sangatlah dibutuhkan.
Apa saja tips untuk menyelesaikan permasalahan tersebut? Berikut ulasan selengkapnya!
1. Menghilangkan Ketakutan Karyawan akan Sistem Digital
Tips pertama yang dapat Anda lakukan untuk memulai adaptasi sistem digital adalah meyakinkan semua karyawan kalau kehadiran teknologi tidak berarti posisi mereka terancam.
Banyak karyawan yang biasanya menolak penggunaan teknologi dan sistem digital karena dianggap mampu menggantikan pekerjaannya.
Oleh karenanya, Anda harus menjelaskan kalau kehadiran teknologi tersebut sebenarnya hadir untuk membantu karyawan dalam mengerjakan tugas yang repetitif dan kurang efektif.
Dengan begitu, sehingga karyawan dapat berfokus dalam melakukan tugas lain yang lebih esensial dan bersifat strategis untuk kemajuan perusahaan.
2. Sosialisasi Menyeluruh atas penggunaan Sistem Baru
Karyawan juga umumnya dihadapkan dengan teknologi baru yang kurang mereka pahami. Untuk itu, sudah menjadi kewajiban bagi manajemen untuk memberikan edukasi menyeluruh untuk penggunaan sistem digital tersebut.
Salah satu caranya dengan memberikan pemahaman akan kelebihan yang akan diperoleh karyawan dengan implementasi sistem digital tersebut.
Misalnya, penggunaan sistem digital kearsipan yang dapat membantu karyawan dalam memangkas waktu pencarian informasi atau juga perawatan dokumen digital yang dapat membantu proses transformasi digital perusahaan.
3. Mengkomunikasikan Tujuan Penggunaan Teknologi untuk Perusahaan
Tips selanjutnya agar adaptasi penggunaan sistem digital diterima dengan baik oleh karyawan adalah mengomunikasi alasan penting di balik penggunaan teknologi tersebut bagi masa depan perusahaan.
Dengan sosialisasi mengenai alasan penting teknologi digital hingga cara perusahaan akan mengimplementasikannya, nantinya karyawan menjadi lebih mudah memahami atau bahkan termotivasi untuk menggunakan sistem digital tersebut.
Misalnya, tujuan digunakannya sistem digital kearsipan untuk membantu terciptanya SOP simpan-pinjam dokumen dari gudang penyimpanan arsip dan penggunaannya jadi lebih cepat. Tentu karyawan akan lebih mudah menerima jika alasannya lebih jelas.
4. Siapkan Training yang Tepat Bagi Karyawan
Seperti yang kita ketahui, tidak semua karyawan memiliki literasi dan pemahaman yang sama perihal penggunaan sistem digital. Untuk itu, manajemen juga harus menyediakan training yang lebih mudah dimengerti dan dicerna oleh semua kalangan.
Tentunya hal tersebut tidaklah mudah dilakukan sendiri. Anda dapat bekerjasama dengan vendor teknologi yang sudah terbiasa dengan training serupa bagi perusahaan.
Selain itu, Anda selaku pimpinan atau manajer perusahaan juga harus menjadwalkan kapan sebaiknya training dilakukan. Mulailah dengan mencari tahu terlebih dahulu mengenai kebutuhan dan kesiapan karyawan sebelum memulai training tersebut.
5. Kumpulkan Feedback dan Evaluasi Penggunaan Sistem Digital
Mengingat budaya penggunaan sistem digital belum dikenal luas dalam perusahaan Anda, saran atau feedback dari user atau dalam hal ini karyawan sangatlah penting.
Toh sebenarnya tujuan penggunaannya adalah membantu karyawan untuk memahami sistem digital agar dapat digunakan dengan mudah dalam operasional sehari-hari.
Untuk itu, hasil dari feedback tersebut perlu dijadikan bahan evaluasi bagi manajemen, sehingga ditemukan solusi teknologi yang tepat agar proses implementasinya lebih optimal.
6. Bonus Tips: Menggunakan Solusi dari Vendor Teknologi
Bagi perusahaan yang belum memiliki SDM teknologi dengan kualifikasi yang dibutuhkan, menggunakan layanan dari vendor teknologi sistem digital dapat menjadi solusi yang tepat.
Akan tetapi, Anda tidak boleh memilih vendor tersebut secara sembarangan, karena tidak semuanya memiliki kompetensi sesuai dengan kebutuhan Anda. Jadi, mulai saja dengan berkonsultasi kebutuhan sistem digital Anda bersama PrimaDoc!
Dengan pengalaman bertahun-tahun sebagai vendor kearsipan satu atap, PrimaDoc menghadirkan solusi satu atap untuk semua kebutuhan Anda. Mulai dari aplikasi Document Management System (DMS), alih media kearsipan hingga perawatan dokumen fisik dapat dilakukan bersama PrimaDoc.
Tertarik mengetahui lebih lanjut? Hubungi tim marketing PrimaDoc sekarang juga! (Pradana)
