Pengelolaan Arsip dalam Penerapan E-Government
E-government telah menjadi solusi yang terbukti dapat menyelamatkan pelayananan pemerintahan saat pandemi. Presiden Jokowi melalui Perpres Nomor 95 Tahun 2018 juga telah mengesahkan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) dan telah berlaku sejak Oktober 2018. Meskipun begitu, pada praktik di lapangan masih ada kendala yang sering dihadapi oleh instansi pemerintahan dalam pengelolaan arsip untuk penerapan e-government di Indonesia, terutama karena budaya berbagi data antar instansi pemerintahan yang masih rendah.
Padahal penerapan e-government merupakan salah satu indikator keberhasilan reformasi birokrasi untuk menciptakan pelayanan publik yang modern, sesuai dengan yang dituturkan oleh Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (MENPAN-RB), Syafruddin pada Rapat Koordinasi Nasional Kearsipan 2019.
Selain itu, pengelolaan arsip berbasis elektronik juga disebut sebagai salah satu indikator penilaian keberhasilan dalam Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintahan (SAKIP) yang digunakan untuk menilai keberhasilan pelaksanaan e-government di Indonesia. Lantas, bagaimanakah cara pengelolaan arsip yang tepat untuk mewujudkan e-government yang tepat guna? Berikut beberapa hal penting yang perlu Anda pahami lebih lanjut!
Mengapa Pengelolaan Arsip Digital sangat Penting dalam E-Government?
Perlu Anda ketahui, menurut survei terbaru mengenai e-government dari Persatuan Bangsa-Bangsa (PBB), Indonesia sebenarnya memiliki potensi untuk mempercepat penerapan e-government melalui pengembangan kebijakan terkait pemanfaatan teknologi nasional dan juga strategi e-government yang efektif dan efisien.
Sebenarnya untuk urusan belanja kebutuhan IT, Indonesia telah menggelontorkan anggaran yang cukup besar. Akan tetapi, pemanfaatannya masih memerlukan standarisasi efisiensi kerja berdasarkan alokasi anggaran tersebut, yang tujuannya untuk menghindari downtime dalam SPBE atau e-government.
Sementara itu, menurut Syafruddin, penerapan pengelolaan arsip digital dapat menjadi solusi untuk pelaksanaan e-government di Indonesia, karena dapat menghadirkan data yang terintegrasi dari server, melindungi kepentingan negara, serta sifat data yang dinamis. Pusat arsip ini juga dapat berfungsi untuk menyajikan berbagai solusi untuk peningkatan kualitas kebijakan publik di segala bidang terarah, cepat, dan juga konsisten tanpa terpengaruh faktor geografis dan waktu. Dengan demikian, kehadiran pengelolaan arsip digital bukan lagi pilihan, tapi menjadi sebuah kebutuhan, terutama di tengah pandemi ini.
Manfaat Pengelolaan Arsip Digital dalam Penerapan E-Government
Pengelolaan arsip digital dalam e-government sebenarnya memiliki banyak manfaat jika dibandingkan dengan pengelolaan secara manual. Adapun manfaat tersebut meliputi:
- Pencarian data lebih mudah, karena dapat dicari berdasarkan kata kunci, teks, dan nama dokumen yang tersimpan dalam server.
- Modifikasi indeks yang efisien, karena proses indexing lebih fleksibel dan mudah, maka pemanfaatan informasi di dalam dokumen juga lebih efektif dan efisien.
- Menghemat tempat dan biaya, karena seluruh arsip berbentuk elektronik, maka instansi pemerintahan dapat lebih mudah menerapkan e-government dengan biaya yang lebih terjangkau pula.
- Risiko kehilangan arsip lebih rendah, seluruh backup data dari arsip digital dapat ditransfer ke berbagai media, seperti hard disk, flash disk, atau juga microfilm.
- Meningkatkan transparansi, sesuai dengan tujuan dari e-government untuk meningkatkan kontrol dan akuntabilitas dari pelaksanaan e-government di Indonesia yang bebas dari KKN.
- Kemudahan berbagi informasi, memudahkan transfer informasi antar instansi secara online, sehingga dapat dilakukan dari mana saja.
Bagaimana Memilih Vendor Pengelolaan Arsip Digital untuk Instansi Pemerintahan?
Untuk mewujudkan e-government yang lebih baik, tentunya Anda membutuhkan vendor pihak ketiga yang terpercaya, khususnya untuk mengelola arsip digital yang sesuai dengan standarisasi pemerintah. Anda memang dapat menemukannya secara online, tapi tidak semuanya memiliki pengalaman dalam pengelolaan arsip pemerintahan.
Oleh karena itu, Anda dapat mempercayakannya kepada PrimaDoc, yang hadir sebagai solusi pengelolaan arsip digital bagi instansi pemerintahan maupun perusahaan swasta. PrimaDoc memiliki beberapa jenis layanan yang sesuai dengan kebutuhan Anda, yaitu:
- Konsultasi arsip, mengenai berbagai kendala kearsipan mulai dari pemberkasan, manajemen arsip statis dan dinamis, pengembangan sistem kearsipan, pembuatan SOP kearsipan, dan pelatihan.
- Pemeliharaan arsip, ditujukan untuk arsip fisik yang perlu dijaga keberadaannya dengan layanan seperti preservasi, restorasi, dan konservasi arsip.
- Alih media arsip, yang dibutuhkan dalam e-government untuk menghadirkan arsip digital dengan harga yang disesuaikan dengan variabel seperti volume, kriteria indexing, dan waktu proses alih media.
- Aplikasi PrimaDoc, yang memungkinkan instansi Anda untuk mengelola arsip aktif dan inaktif secara digital, yang dilengkapi sistem enkripsi untuk keamanan data yang maksimal.
- Sarana dan prasarana arsip, mulai dari pengiriman arsip hingga pengadaan kebutuhan kearsipan seperti boks pengiriman, klip, dan masih banyak lagi.
Oleh karena itu, Anda dapat mempertimbangakn untuk beralih menggunakan PrimaDoc sebagai langkah untuk menciptakan pelaksanaan e-government di Indonesia yang efektif dan efisien. Jika Anda masih memiliki pertanyaan mengenai layanan PrimaDoc, Anda dapat menghubungi kami di sini, temukan layanan yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Jadi, siap untuk menghadirkan solusi e-government yang lebih baik bagi instansi Anda? (Pradana)
