Semakin Efisien dengan Digitalisasi Dokumen Notaris

Apakah Anda kesulitan dalam menjalankan pengelolaan arsip karena terbatasnya sumber daya? Sudah saatnya Anda memulai digitalisasi dokumen notaris yang lebih efisien!

Dengan kehadiran sistem yang tepat dan dapat mendukung proses digitalisasi dokumen, kantor notaris yang Anda kelola dapat segera merasakan manfaat dari adanya dokumen digital.

Meskipun begitu, belum semua kantor notaris percaya dengan solusi digitalisasi dokumen notaris, sehingga tidak semuanya mampu menciptakan efisiensi penyimpanan dokumen penting yang berhubungan dengan negara.

Jadi, apa sebenarnya digitalisasi dokumen notaris dan juga tantangan yang dihadapii oleh semua kantor kenotariatan? Berikut adalah penjelasan selengkapnya!

Tantangan Digitalisasi Dokumen Notaris

Menjadi notaris yang ditunjuk oleh pemerintah sebagai akta atau surat berharga oleh pemerintah bukanlah hal yang mudah. Kini muncul tantangan digitalisasi dokumen notaris untuk menghadapi era digital.

Setidaknya ada lima masalah yang harus segera diselesaikan agar proses digitalisasi dokumen notaris dapat berlangsung dengan optimal, yaitu:

1. Sumber daya manusia yang adaptif dengan teknologi

Seperti yang kita ketahui, mengubah suatu budaya yang sudah tercipta lama cukup menyulitkan. Hal ini tidak berbeda dengan digitalisasi dokumen notaris.

Banyak profesional di bidang kenotariatan yang telah sekian lama bertahan dengan cara konvensional untuk mengelola arsip. Untuk beralih menggunakan dokumen yang sepenuhnya digital tentunya membutuhkan penyesuaian yang tidak sebentar.

Oleh karena itu, agar digitalisasi dokumen notaris dapat dilakukan dengan baik, maka dibutuhkan profesional yang adaptif dengan penggunaan teknologi baru.

2. Belum adanya peraturan yang menaungi cyber notary

Konsep cyber notary yang menjadi pembicaraan di kalangan notaris sebenarnya dapat menjadi solusi yang lebih bijak untuk menghadapi era digital.

Permasalahannya, kantor notaris tidak dapat sepenuhnya menerapkan konsep ini karena belum ada payung hukum yang dapat menjadi solusi perlindungan dan landasan hukum penerapannya.

Hal yang paling memungkinkan dilakukan pada tahap awal digitalisasi dokumen notaris hanyalah sebatas pengelolaan arsip secara digital, karena landasan hukumnya sudah lebih jelas diatur melalui UU ITE.

3. Pemilihan vendor yang kurang cermat

Tentunya Anda dapat menemukan banyak sekali vendor yang menawarkan solusi digitalisasi dokumen notaris, baik melalui pencarian di mesin pencari atau juga rekomendasi sesama kolega.

Akan tetapi, tidak semua vendor tersebut telah berpengalaman dalam pengelolaan dokumen notaris.

Untuk itu, pemilihan vendor digitalisasi dokumen notaris harus dilakukan dengan lebih cermat. Pastikan Anda memilih vendor yang tepat dan berpengalaman seperti PrimaDoc.

4. Perkembangan zaman yang begitu cepat

Kita telah memasuki era teknologi digital selama lebih dari dua dekade, tetapi dunia kenotariatan tampaknya belum dapat mengikuti perkembangan teknologi yang begitu pesat.

Contohnya, saat yang lain sudah berfokus pada penyimpanan dokumen berbasis cloud, masih ada kantor notaris yang bertahan dengan penggunaan server fisik yang membutuhkan biaya tidak sedikit.

5. Masalah keamanan data dan informasi

Mengingat dokumen hukum yang sifatnya sensitif dan rahasia, tentunya masalah keamanan data masih menjadi kendala yang cukup besar bagi kantor notaris.

Terlebih belakangan ini, banyak sekali kejadian kebocoran data (data breach) yang terjadi pada banyak sektor, baik sektor swasta maupun pemerintahan.

Oleh karena itu, melengkapi proses digitalisasi dokumen notaris dengan aplikasi yang tepat sangatlah dibutuhkan.

Apa Solusi Digitalisasi Dokumen Notaris yang Dapat Diandalkan?

Jika Anda masih kebingungan untuk memulai proses digitalisasi dokumen notaris, maka sudah saatnya Anda berkenalan dengan solusi alih media dokumen dari PrimaDoc.

Dengan dilengkapi teknologi terkini, proses alih media dokumen notaris yang berbentuk fisik menjadi digital dapat dilakukan dengan mudah.

Apalagi PrimaDoc juga memungkinkan kustomisasi spesifikasi sesuai kebutuhan Anda, tentunya biaya investasi yang dibutuhkan lebih terukur. Risiko penyalahgunaan data juga dapat diminimalisir karena data hanya dapat diakses oleh pihak yang telah ditentukan.

Oleh karena itu, solusi digitalisasi dokumen notaris bersama PrimaDoc adalah pilihan yang tepat agar semua dokumen Anda lebih aman dan juga siap digunakan secara digital.

Tertarik mengetahui lebih lanjut mengenai solusi ini? Hubungi tim marketing kami sekarang juga! (Pradana)