Banyak Dokumen Memunculkan Banyak Masalah Manajemen? Ini Solusinya!
Seperti yang terjadi pada perusahaan-perusahaan lain secara umum, pengelolaan dokumen juga menjadi hal yang sangat penting guna mendukung kelancaran operasional bisnis perusahaan agro industri. Aktivitas bisnis pada setiap perusahaan agro industri selalu menghasilkan dokumen manajemen yang melimpah. Di antaranya adalah dokumen perencanaan strategis, pelaksanaan pengawasan, laporan triwulan, laporan keuangan, hingga evaluasi.
Beberapa dokumen harus terus dikelola, bahkan dalam frekuensi harian. Hal ini mendorong sistem pengelolaan dokumen yang baik guna menunjang operasional perusahaan. Namun, kuantitas dokumen yang besar tersebut memunculkan berbagai risiko-risiko dalam pengelolaannya, yang berpotensi menghambat aktivitas operasional hingga memunculkan masalah manajemen .
Permasalahan Pengelolaan Arsip industri Agro
Meskipun teknologi sudah semakin maju, mayoritas perusahaan agro industri masih melakukan pengelolaan dokumen secara konvensional. Semua data dicetak dalam bentuk kertas dan disimpan di dalam gudang arsip. Sayangnya, pengelolaan dengan metode seperti ini justru seringkali memunculkan masalah manajemen arsip.
Banyaknya dokumen yang harus dikelola setiap harinya, membuat dokumen berpotensi terselip atau bahkan hilang menjadi hal yang paling sering dialami. Hal ini seringkali menghambat operasional perusahaan atau bahkan menimbulkan masalah manajemen yang lebih besar jika dokumen tersebut merupakan dokumen penting. Hilangnya dokumen penting tidak hanya menghambat operasional usaha, namun juga dapat berdampak pada kerugian perusahaan yang tidak sedikit.
Penyimpanan arsip dalam gudang penyimpanan juga tidak sepenuhnya menjamin dokumen akan terjaga dari segala risiko. Sebagaimana sifat alamiahnya, arsip cetak yang disimpan dalam jangka waktu lama juga dapat mengalami kerusakan seperti sobek, kusut, dimakan rayap, tinta yang luntur, menjamur dan berbagai risiko lainnya. Karena adanya berbagai potensi risiko tersebut, menyiapkan sistem pengelolaan dokumen yang baik juga harus dimasukan dalam salah satu prioritas masalah manajemen yang harus dicari jalan keluarnya.
Solusi Pengelolaan Arsip industri Agro
Setelah memahami bahwa pengelolaan dokumen juga menjadi salah satu masalah manajemen yang harus segera diselesaikan, pertanyaan berikutnya adalah bagaimana sistem pengelolaan arsip yang tepat untuk industri agro?
Supaya manajemen dapat berjalan secara efektif, sistem pengelolaan arsip yang digunakan pun harus demikian. Seiring dengan perkembangan teknologi yang semakin canggih, perusahaan memiliki alternatif untuk dapat mengelola arsip bisnis dengan lebih efektif dan efisien. Efisiensi alur kerja yang diciptakan dari otomatisasi pengelolaan arsip secara otomatis akan meminimalisir berbagai risiko arsip perusahaan.
Penerapan digitalisasi arsip tidak hanya menyelesaikan masalah manajemen dalam mengeliminasi berbagai potensi risiko yang dapat terjadi bila dokumen dikelola dalam bentuk kertas, tapi juga memberikan kemudahan dan keamanan pada dokumen perusahaan. Sistem penyimpanan berbasis digital yang terpusat, dan kemudahan akses dokumen dari mana saja tanpa terbatas jarak dan waktu akan memberikan fleksibilitas dalam mengelola dokumen. Adanya berbagai fitur keamanan dokumen yang dapat dimanfaatkan juga akan mengurangi setidaknya satu variabel masalah manajemen tentang keamanan arsip perusahaan.
Keuntungan Bisnis
Penerapan digitalisasi arsip pada perusahaan agro industri tidak hanya menyelesaikan masalah manajemen tentang berbagai permasalahan dalam pengelolaan dokumen yang selama ini terjadi, namun juga dapat menjadi strategi yang dapat meningkatkan produktivitas dan nilai bisnis perusahaan. Digitalisasi dapat menjadi langkah awal perusahaan untuk bertransformasi ke sistem digital. Data digital tentang kegiatan operasional perusahaan dapat menjadi dasar untuk melakukan kontrol dan analisis yang lebih efisien dan efektif.
Manajemen dapat melihat berbagai data seperti proses produksi, kendala yang sedang dihadapi, hingga rantai pasokan secara realtime. Arus data yang cepat ini memungkinkan berbagai masalah manajemen dapat dicegah dan diselesaikan sedini mungkin. Dengan digitalisasi arsip, komunikasi dengan mitra juga dapat dilakukan dengan lebih fleksibel dan cepat. Perusahaan juga dapat dengan mudah menerapkan strategi pemasaran digital, yang saat ini menjadi kecenderungan perilaku pasar di era industri 4.0.
Meskipun digitalisasi arsip masih tergolong hal baru di Indonesia, tim manajemen tidak perlu memusingkan hal tersebut. Perusahaan penyedia aplikasi penyimpanan digital seperti PrimaDoc dapat memberikan dukungan dari awal proses hingga tuntas penerapan sistem. Karyawan perusahaan bahkan tidak harus mendapatkan beban lebih untuk melakukan proses alih media arsip, karena PrimaDoc juga menyediakan layanan untuk kebutuhan tersebut.
Anda hanya perlu menghubungi tim marketing PrimaDoc dan menyampaikan kebutuhan aktual perusahaan tentang pengelolaan dokumen. Tim kami siap untuk melayani kebutuhan digitalisasi arsip perusahaan Anda dan mengatasi salah satu masalah manajemen di atas! (Septiani)
