Pentingnya Penerapan Budaya Resik di Tempat Kerja

Kebersihan tempat kerja bukan hanya penting untuk kesehatan dan produktivitas, namun juga dapat mempengaruhi citra dan reputasi sebuah perusahaan. Lingkungan kerja yang bersih dan teratur dapat memberikan kesan positif kepada pelanggan, investor, dan karyawan yang berkunjung ke tempat tersebut. Selain itu, tempat kerja yang bersih dan rapi dapat meningkatkan efisiensi kerja dan meminimalisir risiko kecelakaan kerja. Oleh karena itu, sangat penting untuk membangun budaya resik di tempat kerja.

Resik merupakan salah satu unsur dari budaya 5R di tempat kerja yang sangat penting untuk diterapkan. Resik merujuk pada kebiasaan menjaga kebersihan tempat kerja dan peralatan di lingkungan kerja, termasuk dokumen-dokumen perusahaan.

Pentingnya Menjaga Kebersihan Arsip Perusahaan

Arsip merupakan sumber informasi yang sangat penting bagi karyawan dalam melakukan pekerjaannya. Informasi yang tercatat pada arsip juga sangat dibutuhkan oleh jajaran manajemen dalam melakukan pengendalian dan membuat keputusan penting dalam bisnis. Oleh sebab itu, arsip perusahaan harus dikelola dan dijaga kebersihannya.

Arsip yang tidak dikelola dengan baik dapat mengalami kerusakan karena berbagai faktor seperti berdebu, berjamur, lapuk, berubah warna, bahkan dimakan rayap. Kerusakan pada arsip perusahaan mengakibatkan informasi yang tercatat di dalamnya tidak bisa dimanfaatkan. Hal ini dapat mengakibatkan kerugian dan permasalahan bagi perusahaan.

Penerapan Budaya Resik di Tempat Kerja

Perilaku resik di tempat kerja, khususnya dalam merawat serta menyimpan dokumen dapat menjaga dokumen lebih bersih, awet, dan tidak mudah berubah warna. Berikut cara untuk menjaga dan merawat kebersihan arsip perusahaan:

Jaga kebersihan ruangan arsip

Kebersihan ruangan dan rak penyimpanan arsip menjadi salah satu faktor penting untuk menjaga kebersihan dan keawetan arsip. Pastikan bahwa ruang arsip dan rak penyimpanan senantiasa dibersihkan secara rutin dari debu maupun hewan pengerat. Selain itu, pengkondisian ruangan seperti pengaturan suhu dan pencahayaan yang tepat juga menjadi bagian dari perilaku resik di tempat kerja.

Lakukan pemeliharaan arsip secara rutin

Pemeliharaan arsip merupakan upaya yang dilakukan untuk menjaga keawetan dokumen. Arsip yang dibiarkan tersimpan di gudang tanpa perawatan dapat mengalami kerusakan, baik karena debu, hewan pengerat, kelembaban udara, maupun usia arsip. Oleh sebab itu, diperlukan tindakan untuk merawat arsip agar tetap terjaga kebersihan dan keawetannya. Beberapa tindakan pemeliharaan arsip yang bisa dilakukan adalah preservasi arsip, konservasi arsip, serta restorasi arsip seperti layanan yang dimiliki PrimaDoc.

Tata arsip dengan rapi

Buat sistem penataan dokumen berdasarkan kategori yang jelas. Anda dapat menggunakan label atau folder untuk mengelompokkan dokumen berdasarkan jenis dokumen. Gunakan juga sarana dan prasarana arsip yang memadai sehingga arsip dapat ditata dengan rapi. Dengan begitu, arsip tidak akan tercecer dan menyebabkan kekacauan di ruang kerja.

Singkirkan arsip yang tidak diperlukan

Setiap arsip memiliki masa pakai yang berbeda-beda. Arsip yang sudah tidak digunakan atau dibutuhkan informasinya sebaiknya dihancurkan. Jika tidak, jumlah arsip yang tersimpan di rak penyimpanan akan terus bertambah banyak dan menimbulkan kekacauan. Dengan menyingkirkan arsip-arsip yang sudah tidak digunakan lagi, perusahaan dapat menjaga ruang penyimpanan arsip tetap ringkas dan mudah dijaga kebersihannya. Hal ini juga menjadi salah satu bentuk perilaku resik di tempat kerja.

Digitalisasi

Digitalisasi arsip dapat menjadi solusi efektif untuk menjaga kebersihan dokumen. Digitalisasi arsip akan meminimalisir jumlah dokumen yang harus disimpan dalam bentuk kertas, sehingga memudahkan perusahaan dalam menjaga kebersihan area kerja. Selain itu, arsip digital juga terhindar dari berbagai resiko kerusakan baik yang disebabkan oleh debu, hewan pengerat, kelembaban udara, maupun usia.

Solusi Menyeluruh Menjaga Kebersihan Arsip Perusahaan

Menjaga kebersihan arsip di tempat kerja merupakan pekerjaan yang memerlukan banyak waktu dan tenaga. Pengelolaan arsip juga idealnya harus dilakukan oleh pihak yang kompeten di bidangnya, guna mendapatkan hasil perawatan yang optimal dan menghindari resiko kerusakan arsip selama proses pemeliharaan.

Keterbatasan kapasitas karyawan, baik dari segi waktu maupun kemampuan bukanlah alasan untuk mengabaikan perilaku resik di tempat kerja, khususnya dalam menjaga kebersihan arsip perusahaan. Anda tetap dapat menjaga kebersihan arsip perusahaan tanpa mengganggu aktivitas karyawan dengan menggunakan jasa pengelolaan arsip profesional seperti PrimaDoc.

Tim kearsipan PrimaDoc telah tersertifikasi Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), sehingga memberikan jaminan hasil perawatan arsip yang optimal. Sebagai penyedia jasa pengelolaan arsip yang profesional, PrimaDoc menggunakan metode yang relevan dalam menjaga kebersihan dan keawetan dokumen.

Untuk mendukung perusahaan mewujudkan budaya resik di tempat kerja, PrimaDoc dapat menjadi solusi praktis. PrimaDoc tidak hanya menyediakan layanan penyimpanan arsip yang rapi dan mudah diakses, tetapi juga dapat membantu menjaga kebersihan lingkungan kerja. PrimaDoc menyediakan layanan pengadaan sarana prasarana arsip yang akan memudahkan penataan dan penyimpanan dokumen kantor Anda agar terlihat lebih bersih. Dengan demikian, karyawan tidak perlu khawatir tentang kebersihan lingkungan kerja dan dapat fokus pada pekerjaan mereka. Jangan ragu untuk menggunakan jasa PrimaDoc dan segera hubungi tim marketing PrimaDoc untuk informasi selengkapnya! (Septiani)