Apa Kelebihan Menggunakan Layanan Digitalisasi Dokumen dan Arsip

Apa Kelebihan Menggunakan Layanan Digitalisasi Dokumen dan Arsip

Tahukah Anda, sebelum melakukan perencanaan alih media dokumen, Anda juga perlu melakukan riset terhadap kelebihan digitalisasi dokumen dan arsip. Dengan begitu, Anda dapat menentukan apakah alih media arsip benar-benar diperlukan ataupun tidak dalam pengelolaan arsip yang dimiliki oleh perusahaan atau juga instansi pemerintahan yang Anda kelola.

Jika Anda menggunakan solusi digitalisasi arsip dari PrimaDoc, maka setidaknya ada beberapa kelebihan digitalisasi dokumen dan arsip yang akan didapatkan. Adapun beberapa manfaat tersebut meliputi:

 

  • Proses Penemuan Kembali Dokumen yang Lebih Cepat

 

Kelebihan digitalisasi dokumen dan arsip pertama yang akan Anda peroleh jika menggunakan solusi digitalisasi arsip dari PrimaDoc adalah proses penemuan kembali atas dokumen atau arsip yang lebih mudah. Hal ini jadi memungkinkan karena aplikasi Document Management System (DMS) dari PrimaDoc dilengkapi dengan fitur pencarian cepat berdasarkan keyword atau kata kunci tertentu yang terdapat di dalam dalam dokumen.

Selain itu, proses penemuan kembali dapat menjadi lebih cepat, karena saat proses alih media dokumen dan arsip, tim dari PrimaDoc akan melakukan indexing berdasarkan sistem kearsipan yang paling memudahkan Anda dalam menemukan kembali arsip. Sistem indexing atau pengkategorian arsip sendiri dapat dibedakan berdasarkan abjad, nomor, tanggal, hingga wilayah atau lokasi. Jadi, kelebihan digitalisasi dokumen dan arsip menggunakan PrimaDoc terletak pada fitur yang canggih dan juga proses indexing yang terencana dengan baik.

 

  • Tempat Penyimpanan yang Lebih Hemat

 

Tidak hanya proses penemuan kembali yang lebih cepat, kelebihan digitalisasi dokumen dan arsip lainnya adalah tempat yang digunakan untuk menyimpan seluruh arsip yang Anda miliki jadi lebih hemat. Seperti yang Anda ketahui, digitalisasi arsip merupakan proses transfer informasi dalam dokumen dan arsip, dari bentuk fisik menjadi digital. Dengan begitu, Anda hanya membutuhkan ruangan untuk menyimpan server atau juga hard disk yang pastinya tidak akan sebesar ruangan yang dibutuhkan untuk menyimpan arsip fisik yang dicetak dalam media kertas.

 

  • Diakui secara Sah Di Mata Hukum

 

Selain itu, UU ITE Tahun 2016 juga telah menyebutkan bahwa informasi yang terdapat di dalam dokumen elektronik atau digital merupakan bukti yang sah dan diakui oleh Pemerintah Indonesia. Oleh karena itu, kelebihan digitalisasi dokumen dan arsip ini memungkinkan perusahaan atau instansi pemerintahan yang Anda kelola untuk sepenuhnya go digital. Meskipun begitu, jika sewaktu-waktu dokumen fisik tetap dibutuhkan, Anda tetap dapat mencetaknya kembali atau juga memanfaatkan solusi warehousing dari PrimaDoc, yang tersedia dalam berbagai ukuran sesuai kebutuhan Anda.

 

  • Dokumen dan Arsip Lebih Aman dari Pihak yang Tidak Bertanggung Jawab

 

Kelebihan digitalisasi dokumen dan arsip lainnya yang akan Anda dapatkan jika beralih menggunakan aplikasi DMS dari PrimaDoc adalah tingkat keamanan yang lebih terjamin. Perlu Anda ketahui, setiap dokumen yang tersimpan pada server yang dikelola oleh PrimaDoc telah dilengkapi dengan sistem enkripsi, yang dapat mengacak informasi yang terkandung di dalam dokumen dalam bentuk kode atau disebut chipertext yang tidak dapat dimengerti tanpa adanya otorisasi dari Anda.

Dengan begitu, pihak yang tidak bertanggung jawab yang berusaha meretas atau mencuri informasi yang Anda miliki akan kesulitan untuk mengakses sistem Anda. Jadi, Anda tidak perlu khawatir akan keamanan data, karena kelebihan digitalisasi dokumen dan arsip ini akan Anda peroleh jika beralih menggunakan PrimaDoc.

Itulah tadi beberapa kelebihan digitalisasi dokumen dan arsip yang masih jarang diketahui. Jika Anda tertarik untuk mengetahui lebih lanjut mengenai solusi pengelolaan arsip digital dari PrimaDoc, Anda dapat menghubungi tim marketing PrimaDoc sekarang juga. Bersama PrimaDoc, digitalisasi arsip jadi lebih mudah dan juga efisien! (Pradana)

Similar Posts