Digitalisasi Arsip untuk Mitigasi dan Penyelamatan Dokumen dari Bencana
Di tengah bencana yang terus menerpa berbagai wilayah di Indonesia, penyelamatan dokumen arsip merupakan prioritas utama bagi perusahaan dan juga instansi pemerintahan, mengingat keberadaan dokumen dan arsip sangatlah penting bagi operasional sebuah organisasi. Salah satu solusinya adalah dengan melakukan digitalisasi arsip.
Sayangnya, belum semua perusahaan mengetahui pentingnya penyelamatan dokumen arsip melalui cara digitalisasi. Padahal cara ini sudah terbukti ampuh untuk meminimalisir risiko kehilangan atau kerusakan arsip dan dokumen akibat bencana alam maupun human error.
Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk mengetahui langkah yang dilakukan sebagai mitigasi dan penyelamatan dokumen dari bencana. Berikut adalah penjelasan selengkapnya!
Pentingnya Solusi Digitalisasi Arsip untuk Penyelamatan Dokumen
Perlu Anda ketahui, digitalisasi arsip merupakan solusi mitigasi yang tepat dalam menyelamatkan dokumen dan arsip yang Anda miliki. Apalagi jika Anda masih menggunakan arsip fisik yang dicetak pada media kertas, maka solusi digitalisasi atau alih media arsip dan dokumen sangatlah dibutuhkan.
Bahkan lembaga pemerintahan seperti Kementerian Agama (Kemenag) contohnya, telah berupaya untuk meningkatkan kemampuan penyelamatan dokumen arsip dengan langkah digitalisasi yang tepat. Seperti yang dikutip dari Pikiran Rakyat (16/01) disebutkan bahwa Kemenag melalui Sekretaris Ditjen Bimas Islam M Fuad Nasar menyebutkan bahwa pihaknya tengah merencanakan langkah mitigasi kearsipan dengan cara melakukan digitalisasi arsip, khususnya bagi arsip yang dimiliki oleh Kantor Urusan Agama (KUA) Indonesia.
Oleh karena itu, Kemenag sedang mengembangkan sistem penyelamatan dokumen arsip yang dimiliki dengan sistem document management system dan juga khazanah literasi.
Solusi serupa sebenarnya tidak hanya cocok diterapkan oleh lembaga pemerintahan saja, tetapi juga perusahaan. Apalagi perusahaan juga memiliki volume arsip yang akan terus menumpuk. Selain untuk menyelamatkan arsip, solusi digitalisasi juga dapat membantu perusahaan dalam mengurangi biaya yang dibutuhkan dalam merawat arsip serta menghemat lahan yang dibutuhkan untuk ruang penyimpanan.
Strategi Penyelamatan Dokumen Arsip yang Perlu Anda Ketahui
Setelah mengetahui tentang pentingnya digitalisasi arsip sebagai langkah penyelamatan dokumen arsip, tentunya Anda juga perlu mengetahui strategi atau cara yang tepat untuk digitalisasi. Anda tidak dapat sembarangan menggunakan cara yang ditemui, karena tidak semuanya sesuai dengan kebutuhan perusahaan atau institusi pemerintahan yang Anda kelola.
Maka dari itu, beberapa strategi digitalisasi arsip ini perlu Anda ketahui terlebih dahulu. Berikut adalah beberapa di antaranya:
Penilaian Rencana Penyelamatan Dokumen Arsip saat Bencana
Jika sebelumnya Anda telah memiliki rencana yang digunakan sebagai langkah preventif untuk menghadapi bencana, maka Anda perlu mengevaluasi terlebih dahulu dampak setiap bencana pada dokumen yang Anda miliki sebelum melakukan digitalisasi arsip. Dengan begitu, proses digitalisasi dapat dilakukan dengan lebih mudah dan menyesuaikan kebutuhan organisasi yang Anda kelola.
Contohnya, banjir kemungkinkan dapat merusak arsip dokumen yang disimpan pada laci atau lemari. Gempa bumi dapat melenyapkan arsip dokumen yang rawan tertimpa material tertentu. Dengan adanya asesmen tersebut, Anda dapat menjadikannya sebagai pedoman untuk menentukan metode digitalisasi arsip yang sesuai.
Backup Data secara Rutin
Strategi penyelamatan dokumen arsip lainnya adalah dengan cara melakukan backup data yang Anda miliki. Cara ini memang terbilang ampuh dan juga mudah sebagai langkah mitigasi bencana. Meskipun begitu, strategi ini hanya dapat diterapkan pada arsip dokumen yang sebelumnya telah tersedia dalam format digital saja. Bagi dokumen yang tidak tersedia dalam format digital seperti DOCX atau PDF, maka proses backup menjadi lebih sulit.
Bagi Anda yang berencana melakukan backup dokumen, maka langkah yang pertama disiapkan adalah media penyimpanan eksternal seperti hard disk atau CD. Nantinya, Anda perlu menyalin data pada media penyimpanan tersebut secara periodik, baik harian, mingguan, atau juga bulanan.
Mempercayakan Digitalisasi Arsip pada Pihak Ketiga
Jika kedua strategi di atas sulit dilakukan, maka strategi lainnya yang dapat Anda lakukan adalah mempercayakan proses pengelolaan dan juga digitalisasi arsip pada vendor atau pihak ketiga. Meskipun begitu, Anda tidak dapat asal memilih vendor, karena tidak semuanya menyediakan layanan yang sesuai kebutuhan Anda. Salah satunya dengan menggunakan solusi alih media arsip dari PrimaDoc, yang menyediakan layanan satu atap bagi semua kebutuhan kearsipan Anda.
Dengan menggunakan solusi alih media dari PrimaDoc, Anda juga dapat berkonsultasi terlebih dahulu dengan tim profesional yang telah berpengalaman dalam bidang kearsipan. Dengan begitu, Anda dapat menentukan sistem penyimpanan yang tepat sebelum proses digitalisasi arsip.
Apalagi PrimaDoc juga telah lulus uji sertifikasi ISO 9001, jadi kualitas pelayanan tidak perlu diragukan. Untuk informasi selengkapnya mengenai layanan PrimaDoc, Anda dapat menghubungi tim marketing kami sekarang juga.
Itulah tadi penjelasan mengenai pentingnya penyelamatan dokumen arsip yang Anda butuhkan. Dengan adanya informasi ini, Anda jadi lebih siap dalam mempersiapkan langkah mitigasi dalam menghadapi bencana. (Pradana)
