Lebih Mudah, Digitalisasikan Laporan Keuangan dengan PrimaDoc
Sudahkah Anda mengenal solusi digitalisasi laporan keuangan untuk menjadikan proses di perusahaan jadi lebih efektif dan efisien? Kehadiran solusi ini sangat penting pada era modern seperti saat ini, karena berperan dalam membantu proses otomasi pada operasional bisnis yang mengutamakan kecepatan dan informasi yang lebih akurat.
Meskipun begitu, belum semua bisnis menyadari potensi di balik digitalisasi laporan keuangan. Jika Anda adalah salah satu di antaranya, maka informasi ini penting untuk diketahui agar Anda tidak tertinggal dari kompetitor. Berikut adalah penjelasan selengkapnya!
Pengertian Digitalisasi Laporan Keuangan yang Sebenarnya
Sebenarnya, laporan keuangan digital bukanlah hal yang baru dikenal oleh banyak perusahaan tanah air. Akan tetapi, tidak semua mengenal sistem digitalisasi laporan keuangan dan masih menganggap bahwa keduanya adalah hal yang sama.
Mengutip dari salah satu artikel yang diterbitkan majalah Forbes, digitalisasi merupakan penggunaan teknologi digital di dalam perusahaan atau bisnis untuk membuka peluang baru yang dapat mempengaruhi alur pendapatan.
Untuk itu, digitalisasi laporan keuangan dapat disimpulkan sebagai proses penggunaan laporan keuangan dengan bantuan teknologi (atau dalam hal ini sistem informasi) agar dapat membantu peningkatan efisiensi perusahaan. Oleh karenanya, digitalisasi juga lekat kaitannya dengan pengelolaan dokumen digital, meskipun keduanya memiliki prinsip yang berbeda.
Peran Digitalisasi Laporan Keuangan Bagi Perusahaan
Apakah selama ini Anda masih terjebak dengan lingkaran penggunaan dokumen laporan keuangan fisik yang tiada habisnya? Padahal dokumen fisik memiliki banyak kekurangan dibandingkan dengan dokumen digital yang dilengkapi dengan aplikasi digitalisasi laporan keuangan.
Oleh karena itu, ketahui terlebih dahulu peran-peran digitalisasi laporan keuangan agar Anda dapat meyakinkan seluruh departemen untuk melakukan transformasi sedini mungkin. Beberapa alasannya meliputi:
1. Mengatasi penumpukan dokumen laporan keuangan
Selayaknya dokumen lainnya, dokumen laporan keuangan juga dapat menggunung dan menimbulkan masalah di kemudian hari. Penumpukan dokumen keuangan dapat menyulitkan pengambilan keputusan, mengingat proses pencarian informasi masih dilakukan secara manual.
Di sinilah solusi digitalisasi laporan keuangan menjadi penting. Dengan adanya alih media dokumen dari format fisik menjadi digital, nantinya penumpukan dokumen dapat dihindari dan waktu tunggu untuk pencarian dokumen dapat diminimalisir. Selain itu, ruangan yang digunakan juga menjadi jauh lebih sedikit.
2. Menyimpan dokumen laporan inaktif yang sudah kadaluarsa
Dokumen laporan keuangan yang telah habis masa penggunaannya tidak dapat langsung Anda musnahkan. Anda perlu menyimpannya selama kurun waktu sepuluh tahun sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Tentunya proses penyimpanan ini akan lebih mudah jika Anda menerapkan proses digitalisasi laporan keuangan dengan bantuan aplikasi seperti Document Management System (DMS). Biasanya, aplikasi ini telah dilengkapi fitur retensi dokumen agar proses pengelolaan dokumen inaktif jadi lebih mudah dilakukan.
3. Mempermudah analisis laporan keuangan
Kehadiran solusi digitalisasi laporan keuangan juga dapat membantu departemen keuangan dan manajemen untuk menganalisis laporan untuk mengatur strategi bisnis yang tepat, mulai dari penentuan harga, sourcing bahan baku yang lebih murah, hingga komparasi data penjualan dengan kompetitor.
Dengan adanya digitalisasi, nantinya Anda dapat menemukan semua informasi yang dibutuhkan dengan lebih cepat, sehingga pengambilan keputusan yang esensial dan mendesak juga dapat dilakukan dengan cepat pula.
Memilih Digitalisasi Sendiri atau Dengan Bantuan Vendor?
Pertanyaan ini tentunya akan muncul jika Anda sudah siap melakukan digitalisasi laporan keuangan. Jawabannya tentu saja keduanya memungkinkan. Opsi digitalisasi sendiri memang terdengar lebih meyakinkan dan hemat, asalkan Anda telah memiliki sumber daya informasi, teknologi dan juga manusia yang cukup mumpuni untuk melakukan alih media arsip.
Di sisi lain, digitalisasi laporan keuangan dengan bantuan vendor juga pilihan yang tepat, khususnya bagi Anda yang belum memiliki departemen khusus yang menangani proses digitalisasi.
Saat ini, PrimaDoc pun menyediakan solusi serupa, yang didesain khusus dengan biaya yang lebih kompetitif dan dapat dikustomisasi sesuai dengan spesifikasi yang Anda butuhkan.
Selain itu, layanan alih media atau digitalisasi laporan keuangan dari PrimaDoc juga dilengkapi dengan beberapa kelebihan, mulai dari dukungan tim profesional yang bersertifikasi, pengalaman bertahun-tahun dalam melayani kebutuhan kearsipan dari banyak industri, telah memiliki sertifikat ISO 9001, hingga dukungan teknologi untuk menjadikan hasil alih media laporan siap digunakan untuk berbagai kepentingan.
Jadi, tidak perlu ragu untuk menjadikan PrimaDoc sebagai partner Anda dalam memulai proses digitalisasi laporan keuangan. Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk selengkapnya! (Pradana)
