Fungsi dan Manfaat Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif
Kelola arsip dinamis aktif secara tertib, ketahui juga fungsi dan manfaatnya bagi instansi Anda.
Sudahkah pengelolaan arsip dinamis aktif di tempat Anda dilakukan dengan baik? Arsip dinamis aktif memiliki peran penting dalam merekam maupun menjadi acuan rutinitas kegiatan di instansi maupun perusahaan. Penggunaannya yang cukup rutin membuat arsip jenis ini rawan rusak maupun hilang. Oleh sebab itu, Anda dan instansi Anda perlu memberikan perhatian lebih terhadap dokumen jenis inni.
Apa itu arsip dinamis aktif dan contohnya?
Arsip secara umum terbagi menjadi beberapa golongan dan kategori sesuai fungsi dan kegunaanya. Arsip dinamis sendiri merupakan jenis dokumen yang digunakan untuk keperluan sehari-hari di dalam ruang lingkup perkantoran maupun usaha. Arsip dinamis sendiri terbagi menjadi dua jenis, yaitu arsip aktif dan arsip pasif. Arsip aktif meliputi dokumen yang frekuensi penggunaannya tinggi. Sedangkan arsip pasif adalah arsip yang sebaliknya, jarang digunakan namun masih diperlukan.
Penentuan batas frekuensi penggunaan suatu arsip untuk dapat dikategorikan sebagai arsip aktif sangat bergantung pada kebijakan instansi atau pemilik arsip. Misalnya, apabila manajer kearsipan menentukan batas penggunaan suatu dokumen adalah 5 kali per bulan, maka arsip yang penggunaannya di bawah itu akan dikategorikan sebagai arsip inaktif. Contoh arsip aktif misalnya adalah daftar presensi, jadwal kerja.
Fungsi arsip dinamis aktif
Pengelolaan arsip dinamis aktif adalah salah satu hal yang perlu diperhatikan secara serius lantaran memiliki frekuensi penggunaan yang tinggi. Seringnya jenis dokumen ini dipakai dalam keseharian dapat membuatnya lebih mudah terpapar faktor-faktor yang dapat merusak arsip. Oleh sebab itu, pengelolaan yang tepat dan tertib berguna untuk menyimpan sekaligus mempreservasi arsip jenis ini.
Selain dari sisi pengamanan, pengelolaan arsip dinamis aktif juga dapat mempermudah temu kembali arsip. Penggunaan secara terus menerus tentu dapat mengganggu keteraturan informasi apabila tidak dikelola dengan baik. Dokumen menjadi rawan berantakan, terselip, mengalami disorganiser. Di sinilah peran arsiparis untuk mengelola penyimpanan arsip-arsip tersebut agar dapat ditemukan dengan mudah pada kesempatan berikutnya.
Manfaat pengelolaan arsip dinamis aktif bagi instansi pemerintahan
Dengan memiliki pengelolaan arsip terorganisir untuk jenis arsip dinamis aktif, instansi Anda akan memiliki data dan informasi perekaman yang utuh. Dari keutuhan data dan informasi ini, tentu pengambilan kebijakan maupun evaluasi untuk kepentingan penguatan maupun pengembangan organisasi menjadi lebih tepat sasaran dan objektif.
Penanganan arsip secara terpadu dan komprehensif juga akan mendukung kinerja organisasi secara optimal. Hal ini disampaikan langsung oleh menteri PAN-RB yang pada saat itu menjabat, Tjahyo Kumolo, dalam acara Apresiasi Kearsipan Bank Indonesia yang mendapatkan predikat A pada 2020 lalu. Terlebih, manajemen arsip yang sangat baik tak hanya akan memberikan dampak pada internal instansi, melainkan juga instansi dan kantor pemerintahan lain yang tentunya akan mencontoh kearsipan instansi Anda.
Nah, dengan demikian, pengelolaan arsip ini bukan hanya penting untuk dilakukan dengan tepat, melainkan merupakan sebuah keharusan. Salah satu cara paling efektif dan efisien dalam mewujudkan hal tersebut adalah dengan menerapkan sistem kearsipan digital dan penggunaan Document Management System (DMS) sebagai pelengkap. Punya pertanyaan lebih lanjut? Atau Instansi Anda memiliki kesulitan dalam mengatur manajemen arsip dinamis aktif? Hubungi tim PrimaDoc untuk berkonsultasi dan mendapatkan pendampingan terbaik sesuai kebutuhan kearsipan Anda! (Deanita)
