Kelola Dokumen Proyek Secara Sistematis dengan Solusi Praktis

Dalam menjalankan proyek, pengelolaan dokumen merupakan elemen penting untuk meningkatkan efisiensi kerja di sebuah proyek. Mengapa demikian? Hal ini dilakukan agar dokumen proyek yang tidak dikelola akan menghambat pekerjaan dan membuang waktu. 

Oleh karena itu, pekerjaan yang bersinggungan langsung dokumen sudah semestinya dikelola dengan bantuan teknologi yang tepat. Pengelolaan dokumen yang tepat dimaksudkan agar informasi yang tersimpan pada pusat data mampu digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan yang berhubungan dengan operasional perusahaan konstruksi.

Untuk itu, bagi Anda yang belum memiliki solusi yang tepat untuk mengatasi masalah terkait pengelolaan dokumen proyek, maka informasi ini cukup penting untuk diketahui. Berikut adalah penjelasan selengkapnya!

Metode Pengelolaan Dokumen yang Efektif dan Efisien

Kehilangan dokumen dan kesulitan dalam temu kembali informasi yang dibutuhkan biasa terjadi dalam lingkup sebuah organisasi, tidak terkecuali pada perusahaan konstruksi. Hal itu bisa terjadi karena kesalahan pengelolaan dokumen yang ada.

Sebagai bagian dari departemen kearsipan, tentunya Anda akan merasa frustasi jika dokumen proyek yang mengandung informasi penting untuk aktivitas pembangunan di lapangan hilang entah ke mana. Belum lagi dampak lainnya pada terganggu dan terhambatnya produktivitas kerja, tentunya hal tersebut dapat menimbulkan efek jangka panjang yang merugikan perusahaan.  

Oleh karena itu, Anda perlu memastikan agar metode untuk mengelola dokumen sudah disusun dengan tepat guna. Jika belum, maka Anda dapat menggunakan beberapa metode pengelolaan dokumen berikut ini:

• Tempat penyimpanan dokumen

Dokumen proyek umumnya berbentuk lembaran kertas dengan berbagai macam ukuran. Untuk menjaga dokumen tetap aman, langkah pertama bisa dimulai dari memperhatikan tempat penyimpanan.  

Ruangan untuk menyimpan dan mengelola dokumen sebaiknya dilengkapi peralatan seperti lemari dan juga map khusus untuk menjamin kerapian dokumen.

Jangan lupa untuk mempertimbangkan  penggunaan lemari yang berbahan kualitas bagus dan tahan lama seperti bahan metal.

Sementara itu, map atau folder khusus yang digunakan untuk menyimpan berkas dokumen proyek sangat bermanfaat untuk mencegah kerusakan dokumen fisik yang Anda kelola.

• Sistem pengarsipan

Selain ruangan penyimpanan dokumen, Anda juga perlu mengatur metode indexing sebagai langkah untuk pengurutan dan penyimpanan dokumen untuk jangka panjang. Proses pengelolaan dokumen tersebut dikenal pula dengan nama lain ‘pengarsipan’.  

Dengan melakukan pengarsipan, nantinya dokumen yang Anda butuhkan dapat ditemukan dengan lebih cepat dan tidak akan hilang karena sudah tertata berdasarkan sistem pengarsipan tertentu.

Perlu Anda ketahui, saat ini terdapat lima jenis sistem pengarsipan yang paling sering digunakan untuk pengelolaan dokumen, yaitu:

• Sistem abjad, jenis sistem pengarsipan yang menggunakan susunan abjad dalam penyusunan arsip. Jika ingin menemukan dokumen tertentu, Anda cukup mencarinya sesuai dengan huruf awal dokumen.

• Sistem tanggal, yaitu dokumen yang disimpan berdasarkan waktu pembuatan dokumen. Jenis sistem pengarsipan ini cocok digunakan jika  volume dokumen pada periode tertentu belum terlampau banyak.

• Sistem nomor, yaitu sistem pengarsipan berdasarkan nomor dokumen, yang ditentukan menggunakan nomor desimal dengan notasi angka dari 0-9, berdasarkan nomor seri, atau juga berdasarkan terminal digit.  

• Sistem perihal dokumen, jenis pengarsipan yang mengelompokkan dokumen berdasarkan permasalahan yang paling sering terjadi pada proyek.

• Sistem lokasi, yaitu sistem pengarsipan berdasarkan lokasi geografis dibuatnya dokumen. Sistem ini sangat cocok digunakan perusahaan konstruksi yang memiliki kantor cabang atau banyak proyek di berbagai area pembangunan.

• Pengelolaan dokumen dengan menggunakan aplikasi

Metode pengelolaan dokumen lainnya yang cukup efektif digunakan adalah memanfaatkan aplikasi pengelolaan dokumen seperti Document Management System (DMS).

Setelah ruang penyimpanan dan pengarsipan dokumen sudah dikelola dengan tepat, Anda dapat mengintegrasikan peletakan dokumen dengan sistem informasi. Nantinya, keluar-masuk dokumen juga akan ikut terekam pada aplikasi, sehingga pengelolaan dokumen menjadi lebih mudah.

Salah satu aplikasi pengelolaan dokumen yang dapat Anda pertimbangkan adalah aplikasi DMS dari PrimaDoc, yang didesain sebagai solusi praktis untuk mengelola dokumen proyek Anda. 

Anda dapat percayakan pengelolaan dokumen kepada Primadoc, karena tidak hanya menyediakan solusi berbasis teknologi, tetapi juga layanan pengelolaan dokumen proyek yang Anda miliki. Dengan memanfaatkan layanan PrimaDoc, Anda tidak perlu khawatir lagi dengan permasalahan pengelolaan dokumen yang selama ini terus bertambah. 

Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut? Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk selengkapnya! (Pradana)