Perbedaan Antara Preservasi Dan Restorasi Arsip

Perbedaan antara Preservasi dan Restorasi Arsip

Restorasi Arsip ─ Dalam dunia kearsipan, mungkin Anda pernah mendengar istilah preservasi dan restorasi arsip. Perlu Anda ketahui, sebenarnya preservasi dan konservasi memiliki tujuan yang sama, yaitu untuk menjaga, merawat, melindungi, dan juga melestarikan dokumen perusahaan. Akan tetapi, preservasi dan restorasi tidak hanya berlaku pada arsip fisik saja, tetapi juga dalam arsip digital yang telah dialih mediakan sebelumnya.

Lantas, adakah perbedaan preservasi dan restorasi arsip? Berikut ini adalah ulasan selengkapnya yang penting untuk Anda simak! 

Perbedaan Preservasi dan Restorasi Arsip

Bagi perusahaan yang masih awam dengan perbedaan preservasi dan restorasi arsip, tentunya ada beberapa kesalahan yang terjadi dalam pengelolaan dan pelestarian arsip. Hal ini terjadi akibat minimnya pengetahuan mengenai dokumen mana yang seharusnya dipreservasi dan mana yang perlu direstorasi. Oleh karena itu, perlu diketahui perbedaan preservasi dan restorasi arsip terlebih dahulu. 

Pada dasarnya, preservasi arsip merupakan bagian dari pengolahan arsip statis, yaitu proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan dan kegiatan lainnya dalam organisasi bisnis atau pemerintahan.

Dalam preservasi arsip dikenal 2 metode yang dapat digunakan, yaitu:

  • Preservasi preventif, yaitu tindakan untuk mencegah rusaknya arsip atau dokumen dari faktor eksternal dan juga internal.
  • Preservasi kuratif, merupakan tindakan untuk perawatan arsip atau dokumen dengan memperhatikan keutuhan informasi yang terkandung di dalamnya.

Sementara itu, restorasi arsip merupakan upaya penyelamatan arsip yang sudah rusak. Proses restorasi ini sedapat mungkin dilakukan agar dapat mengembalikan arsip agar dapat menyerupai bentuk aslinya. Dengan demikian, informasi atau data yang terdapat di dalamnya dapat diselamatkan dan digunakan kembali untuk kepentingan instansi atau perusahaan.

Pada kondisi tertentu, restorasi arsip juga melibatkan proses penambahan material baru untuk mendapatkan hasil yang maksimal dan mirip dengan arsip yang mengalami kerusakan. Maka dapat dikatakan bahwa restorasi arsip merupakan cara atau langkah yang digunakan untuk memperbaiki arsip atau dokumen yang telah rusak.

Apa saja Persyaratan Restorasi Arsip?

Setelah mengetahui perbedaan preservasi dan restorasi arsip, maka selanjutnya Anda perlu mengetahui apa saja syarat yang dibutuhkan untuk melakukan restorasi arsip. Pada umumnya, arsip yang dapat diperbaiki merupakan arsip kertas yang rusak karena dampak bencana, contohnya kerusakan akibat banjir, gempa bumi atau juga tanah longsor. Untuk dapat melakukannya, Anda tinggal menyerahkan arsip tersebut ke Badan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

Meskipun begitu, tidak semua dokumen dapat direstorasi kembali. Menurut ANRI, kategori arsip yang dapat direstorasi adalah arsip yang rusak atau hilang akibat bencana alam. Beberapa jenis arsip seperti Kartu keluarga, ijazah, akta perkawinan, KTP, dan dokumen penting keluarga lainnya dapat direstorasi. Sementara untuk perusahaan, berbagai jenis arsip sebenarnya dapat direstorasi, kecuali arsip vital perusahaan yang menurut Pasal 1 Ayat 4 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan tidak dapat diperbarui atau digantikan jika mengalami kerusakan atau hilang.

Setelahnya, arsip yang memenuhi persyaratan akan dibawa ke Sub Direktorat Restorasi Arsip ANRI untuk diperiksa tingkat kerusakannya. Meskipun begitu, ada beberapa jenis arsip yang masuk kategori tidak dapat direstorasi dan dikembalikan kepada pengguna, yaitu:

  • Tinta arsip luntur
  • Tulisan atau informasi arsip rontok (tidak bisa dibaca)
  • Fisik arsip hancur

Jika arsip Anda tidak termasuk kategori di atas, maka ANRI akan melanjutkan proses restorasi arsip sesuai hasil pemeriksaan tim restorasi. Khusus untuk perusahaan dikenakan tambahan biaya. Selain melalui ANRI, Anda juga dapat melakukan restorasi arsip melalui layanan yang disediakan oleh perusahaan manajemen kearsipan, salah satunya adalah PrimaDoc.

Cara Restorasi Arsip yang Penting Anda Ketahui

Setelah mengetahui perbedaan preservasi dan restorasi arsip serta syarat yang dibutuhkan, maka selanjutnya Anda juga perlu mengetahui beberapa cara restorasi arsip yang disediakan oleh perusahaan penyedia layanan restorasi dan preservasi arsip. Khusus di PrimaDoc, cara restorasi arsip yang adalah:

  • Membersihkan kotoran pada arsip, yaitu proses menghilangkan kotoran, jamur, dan faktor lain yang merusak arsip. Untuk menghilangkan noda yang melekat pada kertas dan meninggalkan bekas seperti noda cat dan minyak, maka akan digunakan larutan Benzena.
  • Deasidifikasi, proses menetralkan asam yang sedang merusak kertas dengan memberi bahan penahan (buffer) untuk melindungi kertas dari pengaruh asam yang berasal dari luar. Cara restorasi arsip ini hanya dapat menghilangkan noda, bukan memperkuat kertas yang sudah rapuh akibat pengaruh asam.
  • Menambal dan menyambung, dilakukan untuk mengisi lubang atau bagian yang hilang pada arsip atau menyatukan kembali arsip yang robek akibat bermacam-macam faktor perusak.
  • Laminasi arsip, yaitu proses melapisi atau menutup satu lembar dokumen di antara dua lembar bahan penguat. Laminasi biasanya digunakan untuk arsip yang sudah parah, rapuh, atau robek.
  • Enkapsulasi, yaitu salah satu cara restorasi arsip dengan menggunakan bahan pelindung untuk menghindarkan dari kerusakan fisik dengan melapisinya dengan plastik polyester dan dibantu penambahan double tape.

Selain beberapa cara di atas, ada pula cara restorasi arsip yang dilakukan terhadap arsip digital. Meskipun begitu, restorasi arsip digital memerlukan keahlian khusus dari para konservator. Maka dari itu, Anda dapat memanfaatkan layanan PrimaDoc yang kembali mendapatkan sertifikat ISO 9001:2015 karena menghadirkan excellent quality untuk pelanggannya. Primadoc juga menyediakan layanan preservasi arsip dengan biaya yang kompetitif. Jadi, siap untuk mengarsipkan dokumen Anda bersama PrimaDoc sekarang? Hubungi kami di sini!(Pradana)

Similar Posts