Tips Mewujudkan Keamanan Optimal Sistem Open Government

Open government (pemerintahan terbuka) merupakan pondasi penting untuk mewujudkan sistem pemerintahan yang berkinerja tinggi dan berintegritas. Konsep ini berlandaskan pada upaya pemerintah untuk memberikan keterbukaan akses kepada masyarakat terhadap informasi tata kelola pemerintahan, mulai dari perumusan kebijakan, laporan kinerja, hingga penggunaan anggaran. Keterbukaan informasi ini juga menjadi aspek penting dalam meningkatkan angka partisipasi masyarakat.

Meskipun konsep pemerintahan terbuka memiliki peran penting dalam terwujudnya pemerintahan yang bersih dan berkinerja tinggi, ada anggapan bahwa penerapannya dapat meningkatkan risiko kebocoran data. Keterbukaan informasi dianggap dapat membuka akses terhadap data-data sensitif pemerintahan.

Tidak dapat dipungkiri, bahwa perkembangan teknologi informasi dan komunikasi juga dibarengi dengan meningkatnya ancaman kejahatan digital. Sudah tidak terhitung kasus kejahatan siber yang berulang kali menyebabkan kebocoran data pada perusahaan, organisasi, bahkan instansi pemerintah. Meskipun demikian, bukan berarti pelaksanaan open government secara otomatis akan meningkatkan risiko kebocoran data.

Mengatasi Kelemahan Sistem Keamanan Open Government

Ancaman kejahatan siber dapat terjadi kapan saja. Kelemahan dalam sistem keamanan data menjadi faktor utama terjadinya serangan siber. Dukungan sistem keamanan yang lemah dapat memunculkan celah-celah sistem yang menjadi pintu bagi terjadinya serangan siber. Oleh sebab itu, penting bagi pemerintah untuk berinvestasi dalam membangun dan mengembangkan sistem open government dengan dukungan keamanan yang optimal.

Selain dukungan keamanan sistem yang handal, kesadaran pegawai pemerintah juga memainkan peran penting dalam meminimalisir risiko serangan siber. Rendahnya kesadaran terhadap keamanan data digital dapat membuka celah bagi potensi ancaman. Berbagai perilaku kecil seperti mengklik e-mail mencurigakan, mengakses halaman website yang tidak aman, atau menginstall aplikasi hacking dapat membuka pintu serangan siber. Oleh karena itu, pemerintah harus memberikan edukasi dan pelatihan kepada pegawai pemerintah mengenai praktik keamanan digital yang baik, khususnya dalam konteks open government.

Mengatasi Risiko Keamanan Data Saat Alih Media Arsip

Alih media arsip merupakan salah satu proses wajib dalam mewujudkan open government. Dengan mengubah arsip cetak instansi pemerintahan menjadi format digital, pemerintah dapat mengelola arsip dan informasi secara digital. Hal ini penting guna menyediakan akses data yang terbuka kepada masyarakat melalui portal-portal digital.

Alih media arsip merupakan proses yang rumit dan menguras banyak sumber daya, baik dari segi waktu, tenaga, maupun biaya. Banyaknya jumlah arsip yang harus dialihmediakan serta keterbatasan kapasitas internal baik dari aspek kuantitas SDM, kompetensi, dan infrastruktur seringkali menjadi alasan yang menghambat proses alih media arsip, khususnya di tingkat daerah.

Dalam kondisi ini, melakukan kerjasama dengan profesional penyedia jasa alih media arsip merupakan solusi bijak untuk dapat menyelesaikan pekerjaan alih media arsip secara efisien. Namun, timbul kekhawatiran ketika proses alih media arsip dikerjakan oleh pihak eksternal. Beberapa arsip pemerintah mengandung informasi sensitif dan rahasia. Ketika proses alih media arsip dilakukan oleh pihak eksternal, maka ada kemungkinan bahwa data dan informasi penting tersebut akan tersebar ke pihak yang tidak berwenang.

Sebenarnya, menggunakan jasa pihak ketiga ketika kapasitas internal tidak dapat mengerjakannya adalah hal yang bijak. Memaksakan pelaksanaan alih media arsip secara internal hanya akan menunda proses dan menghasilkan kualitas yang buruk. Oleh karena itu, sebaiknya melibatkan pihak eksternal yang ahli. Namun, instansi pemerintah perlu berhati-hati dalam memilih partner alih media arsip.

Pentingnya Memilih Jasa Kearsipan

Memilih vendor berintegritas adalah langkah penting guna memastikan terwujudnya open government yang aman. Dalam setiap tahap, penting untuk memastikan data ditangani oleh pihak kredibel. Hal ini bisa dilihat dari kualitas dan sertifikasi yang dimiliki SDM partner alih media, rekam jejak, hingga ketersediaan partner alih media untuk membuat Non-Disclosure Agreement (NDA). Adanya NDA akan mengikat partner alih media arsip untuk menjaga kerahasiaan informasi yang tercantum pada arsip pemerintahan serta menghindari pengungkapan atau penggunaan informasi tersebut tanpa izin.

Untuk mendukung terwujudnya open government dengan aman dan efisien, PrimaDoc hadir sebagai solusi terbaik dalam layanan alih media arsip. Tim berkompeten dan bersertifikat Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dari PrimaDoc menjamin kualitas file digital yang optimal dan keamanan data strategis instansi Anda. Dengan layanan yang ditangani oleh tim berintegritas, PrimaDoc juga menyediakan pembuatan NDA untuk menjaga kerahasiaan informasi pada arsip pemerintahan. Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk transformasi arsip yang terpercaya dan profesional! (Septiani)