Penguatan Tata Kelola SPBE: Kelola SPBE yang Terintegrasi dan Efektif

Bebebrapa cara dapat Anda lakukan untuk mencapai tata kelola SPBE yang terintegrasi dan efektif. Cari tahu cara mengoptimalkan penggunaannya untuk merasakan manfaatnya!

Tata kelola SPBE menjadi fokus pemerintah Republik Indonesia beberapa tahun belakangan ini. Hal ini berkaitan dengan agenda besar transformasi digital dalam penyelenggaraan kenegaraan. Sudahkah instansi Anda menerapkannya secara tepat? 

Apa itu SPBE?

Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) merupakan sistem penyelenggaraan pemerintahan yang menggunakan Teknologi Informasi dan Iomunikasi (TIK) untuk memberikan layanan kepada penggunanya maupun masyarakat. Sistem ini bertujuan untuk merealisasikan tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, transparan, dan akuntabel. Selain itu, sebagai sarana layanan publik, SPBE diharapkan dapat menjadi sistem yang berkualitas dan terpercaya. 

Tata kelola SPBE mencakup beberapa bidang, yaitu pemerintahan. Bidang tersebut di antaranya adalah administrasi negara, pelayanan publik, dan kearsipan. Dengan menerapkan ketiga jenis SPBE ini di instansi pemerintahan, harapan transformasi digital yang tertuang di dalam Peraturan Presiden No. 95 tahun 2018 tentang SPBE dapat terealisasi. 

Perkuat SPBE dengan langkah-langkah terpadu

Untuk memperkuat SPBE di instansi, ada beberapa langkah yang dapat dilakukan, antara lain: 

1. Menyusun dan menerapkan kebijakan internal terkait tata kelola SPBE, seperti arsitektur SPBE, peta rencana SPBE, manajemen data, pembangunan aplikasi SPBE, layanan pusat data, layanan jaringan intra instansi, sistem penghubung layanan instansi, manajemen keamanan informasi, audit TIK, dan tim koordinasi SPBE.
2. Melakukan perencanaan strategis SPBE yang sesuai dengan visi, misi, dan tujuan instansi serta berkoordinasi dengan instansi terkait untuk menciptakan sinergi dan integrasi.
3. Mengembangkan dan mengoperasikan aplikasi tata kelola SPBE yang sesuai dengan standar dan arsitektur yang telah ditetapkan serta memanfaatkan infrastruktur TIK berbagi pakai seperti Pusat Data Nasional dan Portal Data Nasional.
4. Membangun dan mengembangkan tim koordinasi SPBE yang memiliki kompetensi dan tanggung jawab dalam melaksanakan tugas-tugas SPBE di instansi.
5. Menerapkan manajemen dokumen yang dapat mengelola siklus hidup arsip dari pengumpulan, penyimpanan, pengolahan, analisis, hingga penyajian data secara akurat, relevan, lengkap, konsisten, mudah diakses, dan mudah dipakai.

Dari kelima poin tersebut, poin nomor 5 menjadi hal yang paling esensial untuk dilakukan oleh tim arsiparis instansi pemerintah. untuk mewujudkan hal tersebut, Anda perlu mulai merencanakan upaya digitalisasi arsip pemerintahan agar dapat segera diintegrasikan dengan kearsipan tata kelola SPBE. lantas, bagaimana cara untuk memulai proses digitalisasi arsip? Layanan Alih Media dari PrimaDoc adalah solusi yang tepat untuk Anda. 

Bagaimana alih media arsip PrimaDoc permudah tata kelola SPBE?

Alih media arsip merupakan proses pemindahan format dokumen dan arsip dari cetak (hard copy) menjadi file elektronik (soft copy). Proses ini melibatkan tahapan pemindaian dokumen dengan scanner, pengisian deskripsi dan detail file, serta penyimpanan berdasarkan kategorisasi kearsipan yang benar. 

Walaupun terbilang sederhana, proses ini dapat memakan waktu dan tenaga yang sangat besar apabila arsip yang instansi Anda mencapai ribuan. Berbagai potensi human error dapat terjadi apabila pegawai arsiparis Anda terbebani dengan tugas ini ditambah tanggung jawab kearsipan lainnya. Tentu dampaknya justru dapat menghambat penguatan dan integrasi tata kelola SPBE alih-alih menjadi efektif. 

Oleh sebab itu, perlu menjadi pertimbangan ideal untuk melimpahkan beban yang repetitif ini kepada vendor ahli yang memang memiliki sumber daya mumpuni untuk menanganinya. Dalam hal ini, PrimaDoc dapat membantu Anda menyelesaikan hal tersebut dengan biaya yang berimbang per lembar dan penyesuaian durasi pengerjaan sesuai kebutuhan Instansi Anda. dengan demikian, pekerjaan tim Arsiparis Anda dalam mengelola arsip sehari-hari tidak perlu terganggu. 

Butuh konsultasi seputar digitalisasi arsip dan tata kelola SPBE? Hubungi tim PrimaDoc, dapatkan solusi terbaik untuk kearsipan yang lebih efektif dan terintegrasi untuk suksesi transformasi digital di Indonesia! (Deanita)