Proses Penerapan Digitalisasi Arsip pada Perusahaan Konstruksi
Meskipun penggunaan teknologi digital sudah banyak ditemui pada proyek-proyek konstruksi luar negeri, sebagian besar perusahaan konstruksi di Indonesia masih menerapkan teknologi konvensional. Padahal penggunaan teknologi, salah satunya penerapan digitalisasi arsip, dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi pelaksanaan proyek pembangunan. Laju pembangunan yang tinggi di Jepang dapat menjadi salah satu contoh keberhasilan mereka dalam memanfaatkan teknologi digital pada berbagai proyek konstruksi nasionalnya.
Untuk dapat mewujudkan transformasi digital pada industri konstruksi, tentu diperlukan waktu untuk menjalani perubahan serta beradaptasi dengannya. Salah satu langkah awal yang dapat ditempuh untuk memulai transformasi digital adalah dengan penerapan digitalisasi arsip.
Tantangan Digitalisasi Arsip Konstruksi
Sebelum membahas tentang proses penerapan digitalisasi arsip pada perusahaan konstruksi, penting untuk terlebih dahulu memahami tantangan-tantangan yang umumnya dihadapi dalam prosesnya. Memahami tantangan selama proses transformasi digital memberikan gambaran tentang apa yang perlu dilakukan dan mencari solusinya.
Tantangan paling mendasar dari penerapan digitalisasi arsip adalah kurangnya wawasan pengetahuan karyawan. Hal ini memang wajar, mengingat bahwa digitalisasi arsip merupakan hal yang baru, khususnya di industri konstruksi Indonesia. Karenanya, dibutuhkan proses belajar dan adaptasi untuk dapat membiasakan diri dengan sistem arsip digital.
Kurang siapnya jajaran manajemen dalam mendukung digitalisasi arsip di semua lini juga sering terjadi, khususnya pada generasi yang tidak muda lagi yang terbiasa menjalankan perusahaan dengan cara yang konvensional. Manajemen harus mampu menyiapkan berbagai infrastruktur, fasilitas pelatihan bagi karyawan, serta strategi pendukung lainnya yang dapat mendukung kelancaran digitalisasi arsip.
Tahapan-Tahapan Penerapan Digitalisasi Arsip
Digitalisasi arsip bukanlah hal yang dapat dilakukan secara instan. Terdapat beberapa tahapan yang harus dilalui. Berikut tahapan-tahapan yang harus dilakukan untuk menerapkan digitalisasi arsip pada perusahaan konstruksi:
1.Inventaris
Proses penerapan digitalisasi arsip dimulai dengan melakukan inventarisir terhadap data dan dokumen penting yang dimiliki perusahaan. Proses inventarisasi sangat penting guna memahami data apa saja yang dimiliki perusahaan dan perlu dikonversi menjadi format digital. Pendataan ini sekaligus sebagai catatan tentang dokumen apa saja yang nantinya akan dikonversi menjadi digital.
2. Proses Alih Digital
Tahapan berikutnya dari penerapan digitalisasi arsip adalah melakukan alih dokumen fisik menjadi dokumen digital. Dokumen-dokumen terlebih dahulu dibersihkan dari bahan yang tidak dapat dipindai seperti staples, klip kertas, dan sebagainya. Dokumen yang sudah siap kemudian melalui proses pemindaian. Melalui proses ini, data fisik secara otomatis berubah menjadi data digital.
3. Adaptasi dengan Sistem Baru
Pada masa-masa awal penerapan digitalisasi arsip, para staf berpotensi mengalami kesulitan dan kebingungan dengan sistem yang baru. Ini merupakan hal yang wajar dalam setiap proses perubahan. Meskipun pengelolaan arsip sudah menjadi pekerjaan sehari-hari bagi mereka, umumnya tetap diperlukan proses penyesuaian. Penyimpanan, pengelompokkan, dan pengolahan kembali dokumen yang semula dilakukan secara manual kini dilakukan melalui perangkat komputer. Itulah sebabnya, proses adaptasi menjadi salah satu kunci utama dalam proses penerapan digitalisasi arsip pada perusahaan konstruksi.
4. Pengelolaan Arsip Fisik
Ketika digitalisasi arsip sudah dilakukan, bukan berarti proses penerapan digitalisasi arsip telah selesai. Dokumen fisik lama juga harus dikelola dengan baik, karena beberapa arsip penting perusahaan konstruksi tetap diperlukan dalam bentuk fisik. Berbagai dokumen penting tersebut harus dirawat dan disimpan dengan baik agar tidak rusak. Perusahaan Anda dapat memanfaatkan dukungan tim profesional pengelolaan arsip fisik untuk menangani hal tersebut.
5. Retensi Dokumen
Tahap terakhir dari proses penerapan digitalisasi arsip adalah melakukan retensi terhadap arsip fisik yang tidak terpakai lagi. Retensi atau pemusnahan arsip harus dilakukan secara terjadwal, sesuai dengan masa berlaku dokumen yang akan dimusnahkan. Pemusnahan arsip sangat berguna untuk memudahkan pengelolaan dokumen dalam jangka panjang. Proses pemusnahan juga menjadi bagian dari pengamanan dokumen perusahaan agar tidak disalahgunakan oleh pihak lain.
Perusahaan konstruksi dapat memanfaatkan dukungan tim profesional PrimaDoc dalam proses penerapan digitalisasi arsip. Selain dapat memberikan pendampingan bagi karyawan untuk proses adaptasi, PrimaDoc juga menyediakan layanan alih media arsip. Dengan demikian, karyawan perusahaan tidak perlu repot melakukan alih dokumen satu per satu. Anda dapat mendiskusikan berbagai hal tersebut secara langsung dengan menghubungi tim marketing PrimaDoc. (Septiani)
