Dukung Kelancaran Rapat di Era Digital dengan Penyimpanan Arsip Berbasis Cloud
Rapat merupakan rutinitas yang selalu ada di setiap perusahaan. Ada berbagai jenis rapat yang sering diadakan, baik rapat yang bersifat rutin maupun insidentil. Rapat menjadi tempat untuk membahas berbagai hal penting bagi bisnis perusahaan, mulai dari evaluasi, perencanaan, pemecahan masalah, briefing, maupun hal penting lainnya.
Dalam sebuah rapat, data dan dokumen perusahaan memiliki kedudukan yang sangat penting. Semua pembahasan, diskusi dan pengambilan keputusan yang terjadi selama rapat harus didasarkan pada data internal maupun eksternal perusahaan. Itulah sebabnya pada umumnya karyawan yang terlibat dalam rapat harus menyiapkan data dan dokumen yang dibutuhkan dalam pembahasan.
Jumlah dokumen yang harus dipersiapkan dalam sebuah rapat sebanding dengan banyaknya pembahasan yang akan dilakukan. Semakin banyak materi yang akan dibahas di dalam rapat membuat dokumen dan data yang harus dipersiapkan menjadi lebih banyak. Proses mencari data dan dokumen ini seringkali menghabiskan banyak waktu karyawan.
Belum lagi adanya potensi dokumen yang tertinggal di rumah padahal rapat akan segera dimulai. Hal ini akan mengakibatkan kepanikan dan menghambat pelaksanaan rapat. Meskipun sederhana, hal teknis seperti ini merupakan kendala dalam penyelenggaraan rapat di era digital ini yang harus dicari solusinya.
Conference Call, Tren Rapat di Era Digital
Perkembangan teknologi telah membawa berbagai kemudahan dalam menjalankan pekerjaan, tidak terkecuali dalam mengadakan rapat. Munculnya berbagai aplikasi conference call menawarkan alternatif pengadaan rapat di era digital yang tidak harus dilakukan secara offline. Perusahaan juga dapat mengadakan rapat secara virtual. Rapat virtual telah menjadi andalan bagi perusahaan-perusahaan di dunia selama sistem kerja work from home (WFH) diberlakukan.
Meskipun aktivitas perkantoran sudah dapat dilakukan secara normal kembali, nyatanya rapat virtual masih menjadi andalan pengadaan rapat di era digital pada banyak perusahaan, khususnya mereka yang masih menerapkan sistem kerja hybrid. Tren ini dapat dilihat dari terus meningkatnya penggunaan aplikasi conference call seperti Zoom. Dilansir dari katadata.co.id, pada kuartal I 2022 Zoom mencatatkan kenaikan pendapatan sebesar 12,3% atau sekitar Rp15,93 triliun dibandingkan kuartal yang sama tahun lalu.
Kemudahan akses data menjadi syarat yang wajib dimiliki perusahaan untuk mendukung kelancaran rapat di era digital ini. Hal tersebut akan menunjang pelaksanaan rapat, terutama dalam hal akses dan berbagi dokumen mengingat karyawan berada pada tempat yang berbeda. Kendala sering terjadi jika perusahaan masih menggunakan arsip cetak. Jika arsip tertinggal di kantor, maka karyawan harus terlebih dulu mengambilnya di kantor. Pun sama halnya ketika ingin berbagi dokumen. Dokumen harus dicetak dan dikirim manual terlebih dulu.
Apa yang Dibutuhkan Perusahaan Untuk Mendukung Rapat di Era Digital?
Berbagai permasalahan yang berhubungan dengan dokumen rapat dapat dihindari jika perusahaan Anda menggunakan sistem penyimpanan arsip berbasis cloud (cloud computing). Dengan memanfaatkan teknologi penyimpanan data berbasis cloud, arsip perusahaan dapat disimpan secara digital. Arsip digital ini dapat menjadi solusi yang sangat praktis dalam mendukung rapat di era digital.
Sistem penyimpanan cloud computing memungkinkan data perusahaan dapat dicari dan diakses secara cepat dan praktis melalui perangkat digital di ruang kerja Anda di manapun dan kapanpun dibutuhkan. Karyawan tidak lagi perlu mencari dokumen di gudang arsip atau putar balik untuk mengambil dokumen yang tertinggal.
Alasan lain mengapa cloud computing dapat menjadi solusi untuk menunjang rapat di era digital adalah kemudahan yang ditawarkan untuk saling berbagi dokumen kepada rekan kerja maupun peserta rapat lainnya. Dengan cloud computing, Anda tidak perlu mencetak dan membagikan dokumen secara manual. Dokumen dapat dibagikan secara digital melalui komputer kerja dengan memanfaatkan jaringan internet. Dokumen yang dibagikan juga dapat diakses secara realtime.
Dengan berbagai dukungan yang ditawarkan cloud computing, rapat di era digital tidak lagi menjadi masalah. Baik diadakan secara langsung ataupun virtual, dokumen dapat dengan mudah dicari, diakses, dibagikan, serta dipresentasikan kepada seluruh peserta rapat. Seperti halnya yang akan Anda dapatkan saat memanfaatkan sistem penyimpanan data berbasis digital PrimaDoc.
Selain didesain untuk dapat menyimpan jutaan file berbentuk digital, PrimaDoc juga didesain untuk mendukung berbagai kebutuhan pengelolaan dokumen. Sistemnya yang berbasis cloud computing, memungkinkan implementasi pada perusahaan Anda tanpa melibatkan infrastruktur server. Anda pun tidak perlu repot menyiapkan tempat, anggaran maupun karyawan khusus untuk hal itu. Tertarik untuk berdiskusi lebih lanjut tentang sistem penyimpanan arsip digital PrimaDoc? Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk informasi selengkapnya! (Septiani)
