Mengapa Harus Menggunakan Dokumen Digital?

Di tengah zaman yang serba cepat, keberadaan dokumen digital bukan lagi hanya pilihan, tapi menjadi kewajiban bagi perusahaan dalam menghadapi persaingan bisnis. Apalagi menurut survei yang dilakukan Harris Interactive pada tahun 2014 menyebutkan bahwa 92% karyawan yang berpengalaman telah berkolaborasi secara aktif menggunakan email. Dengan begitu, dokumen digital menjadi aset vital yang harus dikelola dengan baik.

Sayangnya, belum semua perusahaan berniat untuk melakukan digitalisasi dokumen. Masih ada yang tetap pada pendiriannya untuk menggunakan dokumen fisik, baik karena dianggap mudah untuk digunakan hingga anggapan bahwa penggunaan dokumen digital terbilang rumit.

Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk mengetahui alasan kuat untuk beralih melakukan alih media arsip atau dokumen. Berikut adalah penjelasan selengkapnya!

Fakta tentang Penggunaan Dokumen Digital

Informasi pertama yang PrimaDoc sajikan dimulai pada fakta terkait penggunaan dokumen digital. Menurut data yang dilansir dari business.com, terdapat beberapa fakta penting yang perlu Anda ketahui untuk memikirkan kembali pentingnya penggunaan dokumen dalam format digital. Beberapa fakta tersebut antara lain:

Sekitar 77% menginginkan dokumen dapat diakses dari mana saja, karena fleksibilitas memungkinkan efektivitas penggunaan dokumen juga ikut meningkat, sehingga pengambilan keputusan yang berhubungan dengan operasional perusahaan dapat dilakukan dengan cepat.

Keberadaan tanda tangan digital menurunkan waktu tunggu hingga 80%, tentunya ketepatan waktu sangat krusial dalam proses bisnis. Dengan adanya tanda tangan digital (e-signature), waktu tunggu pun ikut menurun, yang berdampak pada kecepatan penyebaran informasi.

Menghemat biaya hingga $20 untuk setiap dokumen, karena media kertas dan juga tinta tidak lagi dibutuhkan, serta risiko kerusakan printer yang membutuhkan biaya maintenance yang tidak sedikit juga ikut menurun.

Kesulitan mencari dokumen menurunkan produktivitas hingga 21.3%, yang tentunya dapat berdampak pada performa karyawan dalam proses bisnis sehari-hari.

Manfaat Dokumen Digital yang Jarang Diketahui

Setelah mengetahui beberapa fakta penting terkait penggunaan dokumen digital, selanjutnya Anda juga perlu mengetahui tentang manfaat dokumen digital yang sebenarnya. Banyak orang yang beranggapan bahwa keberadaannya hanya ditujukan untuk penghematan biaya dan juga kecepatan penyebaran informasi semata. Padahal dokumen digital juga memiliki manfaat lain yang tidak kalah pentingnya untuk Anda ketahui, seperti:

Pendekatan yang terstandarisasi, yang mengacu pada keberadaan SOP yang konsisten dan dipahami oleh semua karyawan dan pimpinan perusahaan, mengingat konsistensi informasi sangatlah penting agar manajemen tidak salah langkah dalam mengambil keputusan strategis.

Kemudahan dalam disaster recovery, merupakan manfaat dokumen digital dalam menghadapi bencana alam yang datang tidak terduga. Dengan adanya dokumen digital, maka proses recovery atau pemulihan informasi yang terdapat di dalam dokumen menjadi lebih cepat.

Keamanan yang ikut meningkat, karena dokumen digital dapat diolah menggunakan Document Management System (DMS) yang telah dilengkapi dengan fitur enkripsi, tentunya pencurian atau kehilangan informasi akibat pihak yang tidak bertanggung jawab dapat diminimalisir.

Menghemat penggunaan ruangan, mengingat volume dokumen akan terus bertambah dan perusahaan wajib menyimpannya dalam kurun waktu minimal 10 tahun, tentunya keberadaan dokumen digital dapat meminimalisir penggunaan ruangan. Anda hanya membutuhkan ruangan khusus untuk penyimpanan server yang digunakan sebagai pusat data (data centre).

Ikut menyelamatkan lingkungan, karena tidak lagi menggunakan kertas, tentunya perusahaan Anda juga ikut serta dalam menyelamatkan pohon yang dibutuhkan untuk menciptakan kertas, sehingga nilai perusahaan juga akan meningkat di mata konsumen atau klien.

Memilih Partner yang Tepat untuk Pengelolaan Dokumen Digital

Dengan adanya informasi di atas, tentunya Anda telah mengetahui tentang pentingnya penggunaan dokumen digital. Permasalahan selanjutnya adalah sumber daya yang dibutuhkan untuk pengelolaan dokumen tersebut. Tidak semua perusahaan memiliki sumber daya manusia maupun teknologi yang mumpuni untuk mengelola dokumen secara online. Oleh karena itu, memilih partner yang tepat untuk pengelolaan dokumen digital yang tepat sangat dibutuhkan.

Salah satu partner terpercaya yang kini ada adalah PrimaDoc, telah memiliki pengalaman bertahun-tahun dalam pengelolaan dokumen, baik itu dokumen fisik atau juga digital. Apalagi dengan bukti lulus uji sertifikasi ISO 9001, PrimaDoc terbukti menghadirkan solusi kearsipan dengan kualitas pelayanan yang melebihi ekspektasi klien.

Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut tentang solusi yang ditawarkan PrimaDoc? Hubungi tim marketing kami sekarang juga untuk informasi lebih lanjut! (Pradana)