Sudah Paham Pengertian Arsip Menurut UU No. 43 Tahun 2009?

Pengertian Arsip – Banyak orang yang sering berhubungan dengan arsip, baik itu arsip keluarga, arsip pemerintahan, atau juga arsip perusahaan. Meskipun begitu, tidak semua orang memahami pengertian arsip yang sebenarnya. Padahal mengenal pengertian arsip sangatlah penting, khususnya jika Anda berurusan langsung dengan bidang kearsipan, baik pada perusahaan swasta atau juga instansi pemerintahan. Arsip tersebut dapat digunakan untuk pengambilan keputusan strategis yang nantinya berhubungan dengan perkembangan sebuah instansi.

Oleh karena itu, jika Anda tidak mengetahuinya, bisa jadi akan ada kesalahpahaman antara arsiparis dengan pengguna arsip untuk jangka panjang. Tapi Anda tidak perlu khawatir, karena di bawah ini kami sajikan pengertian arsip beserta jenisnya sesuai dengan yang tercantum pada Undang-Undang dan akan dibahas satu persatu. Inilah penjelasan selengkapnya!

Pengertian Arsip Menurut Undang-Undang

Salah satu peraturan dari pemerintah yang membahas secara spesifik mengenai arsip adalah Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan yang dikeluarkan oleh Presiden Republik Indonesia. Pengertian arsip menurut Undang-Undang tersebut adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Oleh karena itu, dapat disimpulkan bahwa seluruh rekaman yang berisi informasi mengenai kegiatan yang terjadi di dalam wilayah hukum Indonesia adalah pengertian arsip menurut Undang-Undang. Jadi, Anda tidak perlu bingung lagi untuk menentukan apakah sebuah dokumen termasuk dalam kategori arsip atau bukan.

Jenis Arsip Menurut Undang-Undang

Setelah mengenal pengertian arsip secara umum, Anda juga perlu untuk mengetahui beberapa jenis arsip menurut peraturan perundang-undangan. Perlu Anda ketahui, Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan menyebutkan bahwa pengertian arsip berdasarkan fungsinya dapat terbagi menjadi dua, yaitu:

• Arsip dinamis, merupakan arsip yang fungsinya untuk dipergunakan langsung oleh sebuah instansi atau perorangan, baik itu untuk perencanaan, pelaksanaan, atau juga penyelenggaraan kehidupan berbangsa pada umumnya. Beberapa dokumen yang termasuk dalam kategori ini antara lain adalah Undang-Undang, Keputusan Presiden, Keputusan Menteri, dan dokumen lainnya.
• Arsip statis, merupakan kebalikan dari pengertian arsip dinamis, karena tidak memiliki fungsi secara langsung dalam proses perencanaan, pelaksanaan, atau juga penyelenggaraan kehidupan berbangsa. Meskipun begitu, arsip ini memiliki nilai yang abadi bagi Republik Indonesia terkait dengan sejarah, yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh lembaga Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Contohnya seperti teks proklamasi 1945.

Selain pengertian arsip berdasarkan fungsinya, Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan juga menyebutkan beberapa jenis arsip berikut dengan pengertian arsip yang berbeda antara satu dan lainnya. Jenis arsip tersebut meliputi:

• Arsip vital, merupakan arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau juga hilang.
• Arsip aktif, merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Contohnya seperti laporan keuangan atau rencana pemasaran. Jenis arsip ini termasuk dalam kategori arsip dinamis.
• Arsip inaktif, adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. Contohnya seperti laporan keuangan tahun yang lalu atau rencana anggaran tahun sebelumnya. Arsip ini juga termasuk ke dalam kategori arsip dinamis.
• Arsip terjaga, merupakan arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. Oleh karena itu, jenis arsip ini dijaga dengan keamanan maksimal.
• Arsip umum, adalah pengertian arsip yang mengacu kepada jenis arsip yang tidak termasuk ke dalam kategori arsip terjaga di dalam sistem kearsipan pemerintahan.

Itulah tadi pengertian arsip menurut Undang-Undang yang perlu Anda ketahui. Setelah mengenal pengertian arsip di atas, kini Anda lebih siap untuk melakukan klasifikasi arsip berdasarkan jenisnya. Meskipun begitu, Anda disarankan untuk menjadikan perusahaan pengelolaan arsip sebagai pilihan agar arsip perusahaan atau instansi pemerintahan lebih terjaga. Saat ini sudah banyak perusahaan yang menyediakan layanan pengelolaan arsip profesional, Anda dapat juga mempercayakan pengelolaan arsip Anda kepada PrimaDoc.

PrimaDoc merupakan perusahaan yang telah mengantongi sertifikat ISO 9001 untuk layanan excellent quality. Selain itu, PrimaDoc juga menyediakan layanan lainnya, seperti preservasi dan restorasi arsip, penyimpanan arsip, hingga pengelolaan arsip digital dengan memanfaatkan aplikasi web-based yang dapat Anda akses kapanpun. Jadi, siap beralih ke PrimaDoc sekarang? Hubungi kami untuk selengkapnya!(Pradana)