Apa Saja Sarana dan Prasarana Penyimpanan Arsip yang ideal?

Penyimpanan arsip yang dilengkapi sarana dan prasarana ideal sangatlah dibutuhkan agar perusahaan atau instansi pemerintahan dapat terus menggunakan arsip tanpa khawatir dengan bahaya yang mengintainya. Badan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) melalui Pasal 5 Ayat (2) PERKA Nomor 11 Tahun 2018 tentang Standar Pelayanan Jasa Kearsipan juga menjelaskan bahwa salah satu komponen berkaitan dengan pelayanan penyimpanan arsip internal organisasi adalah keberadaan sarana dan prasarana penyimpanan arsip yang baik.

Meskipun begitu, masih banyak orang yang belum mengetahui dengan detil tentang kebutuhan penyimpanan arsip yang baik tersebut. Apakah Anda adalah salah satunya? Jika iya, berarti ulasan mengenai sarana dan prasarana yang dibutuhkan untuk gudang penyimpanan arsip ini penting untuk dibaca. Berikut adalah penjelasan selengkapnya!

Keberadaan Ruangan Khusus

Sarana dan prasarana pertama yang harus dimiliki oleh gudang penyimpanan arsip adalah adanya ruangan khusus yang diperuntukkan untuk pengelolaan arsip. Keberadaan ruangan ini sangat penting untuk mempertahankan kondisi arsip yang Anda miliki. Perlu diketahui, Anda tidak dapat menggunakan gudang umum yang biasa dimanfaatkan menyimpan barang produksi atau peralatan, karena penyimpanan arsip biasanya membutuhkan fumigasi atau pengendalian jamur yang dapat merusak barang lainnya.

Selain itu, ruangan yang akan dijadikan untuk gudang penyimpanan arsip sebisa mungkin juga memiliki beberapa fasilitas, seperti:

• Sistem Pengendalian Lingkungan
• Pembatasan akses dari dan menuju gudang
• Sistem pendeteksi kebakaran dini
• Lingkungan yang terhindar dari hama
• Sistem keamanan khusus

Rak dan Lemari Penyimpanan Arsip

Sarana dan prasarana penyimpanan arsip berupa rak atau lemari sangatlah dibutuhkan agar arsip perusahaan atau instansi Anda lebih aman dan tahan lama. Selain itu, Anda juga harus menyiapkan kotak yang dibutuhkan untuk menyimpan kartu kendali dan juga map arsip. Lebih lengkapnya, kebutuhan untuk rak dan kotak penyimpanan tersebut meliputi:

• Kotak arsip,merupakan fasilitas yang yang digunakan untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu dimasukkan ke dalam folder atau map arsip.
• Rak arsip, adalah kebutuhan penyimpanan arsip berupa rak tanpa daun pintu atau dinding pembatas untuk menyimpan arsip yang telah dimasukkan dalam ordner atau kotak arsip sebelumnya.
• Lemari arsip, merupakan opsi lain untuk menyimpan kotak arsip yang biasanya terbuat dari baja, aluminium, atau kayu.
• Rak sortir, yang digunakan untuk memilah surat atau dokumen yang diterima, diproses, dikirimkan atau untuk diklasifikasi sebelum disimpan di gudang.
• Card cabinet, merupakan lemari atau rak yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks, kartu kendali, dan kartu lain yang berhubungan dengan penyimpanan arsip agar mudah untuk lebih ditemukan karena intensitas penggunaannya cukup tinggi.

Persiapkan Peralatan untuk Menyimpan Arsip

Selain ruangan dan lemari atau rak penyimpanan khusus, hal lain yang tidak kalah penting untuk gudang penyimpanan arsip Anda adalah mempersiapkan segala kebutuhan untuk memudahkan proses indexing dan penataan arsip yang dimiliki. Beberapa peralatan yang biasanya dibutuhkan untuk penyimpanan arsip antara lain:

Folder atau map, terdiri dari beberapa jenis yang dapat Anda pilih, seperti map berdaun (stopmap folio), map dengan penjepit (snelhecter), map bertali (portapel), dan lainnya.

Guide atau sekat penunjuk, yang terbuat dari plastik tebal atau kertas karton, yang berfungsi sebagai pembatas, penunjuk, atau penyangga deretan map atau folder penyimpanan arsip.

Laptop atau komputer, adalah kebutuhan penyimpanan arsip yang berfungsi untuk kebutuhan administrasi atau indexing arsip agar dapat terdata dengan baik.

Baca Juga : Amankan Dokumen Digital Anda dengan Aplikasi PrimaDoc

Memiliki Server Penyimpanan Arsip

Jika Anda juga berencana untuk memiliki arsip dalam format digital, maka keberadaan server untuk penyimpanan arsip sangatlah penting. Dengan begitu, keamanan informasi arsip lebih terjamin dan tidak rentan akan risiko kerusakan atau kehilangan arsip.

Saat ini ada beberapa jenis server storage yang dapat Anda pilih, yaitu server virtual berbasis cloud dan juga server fisik. Keduanya sama baiknya untuk penyimpanan arsip, hanya saja kelebihan dari server virtual tidak membutuhkan tempat khusus. Sementara itu, server fisik biasanya membutuhkan tempat khusus dengan suhu yang sejuk, karena server akan berjalan terus-menerus.

Apakah beberapa sarana dan prasarana penyimpanan arsip di atas cukup sulit untuk Anda persiapkan sendiri? Jangan khawatir, karena PrimaDoc dapat membantu Anda! PrimaDoc merupakan solusi pengelolaan dan penyimpanan arsip terpadu, yang dapat menyediakan pengadaan sarana dan prasarana kearsipan serta warehousing arsip fisik yang Anda miliki. Selain itu, PrimaDoc juga telah memenuhi sertifikasi ISO 9001, sehingga kualitasnya tidak perlu diragukan lagi.Jadi, siap beralih menggunakan PrimaDoc? Hubungi kami di sini untuk informasi selengkapnya! (Pradana)