Mengenal Sejarah Kearsipan di Indonesia
Sejarah kearsipan di Indonesia menjadi topik yang masih jarang dibahas, padahal sejarah tersebut cukup penting untuk mengenal berbagai sistem kearsipan yang pernah digunakan. Dengan begitu, Anda dapat menjadikan sejarah kearsipan di Indonesia sebagai referensi untuk berbagai arsip di perusahaan atau instansi pemerintahan.
Apalagi bagi instansi pemerintahan yang masih sering berurusan dengan arsip dari zaman dahulu seperti akta kepemilikan tanah atau dokumen penting lainnya, maka mengenal sejarah kearsipan sangatlah dibutuhkan. Bagaimanakah sejarah kearsipan di Indonesia dimulai? Berikut adalah ulasan selengkapnya!
Awal Sejarah Kearsipan di Indonesia
Merujuk pada pengertian arsip yang disebutkan sebagai suatu catatan (record) yang diketik, ditulis, atau juga dicetak dalam bentuk angka, huruf, dan gambar, yang memiliki tujuan atau makna tertentu sebagai bahan informasi dan komunikasi yang terekam pada berbagai media, maka untuk mengenal sejarah kearsipan kita dapat melihat kembali sistem kearsipan pada masa kerajaan Hindu-Buddha di Indonesia.
Sejarah kearsipan di Indonesia dimulai sejak ditemukannya berbagai prasasti dalam bentuk batu yang ditulis menggunakan bahasa Sansekerta dan huruf Pallawa sebagai penanda dimulainya merekam informasi. Selain itu, ada pula bentuk arsip lain seperti hikayat, kitab, kakawin, dan media lainnya yang disebut juga sebagai naskah. Contohnya seperti naskah berupa Kitab Pararaton dari Kerajaan Singasari dan juga Kitab Negarakertagama dari Kerajaan Majapahit.
Pada saat itu, kitab dan prasasti merupakan media penyimpanan informasi yang diperintahkan oleh Raja sebagai bentuk pemuliaan bagi dirinya. Itulah sebabnya mengapa di dalam kitab biasanya Raja digambarkan sebagai sosok yang gagah, bijaksana, dan juga welas asih.
Sejarah Kearsipan pada Masa Penjajahan
Setelah mengenal awal dari sejarah kearsipan di Indonesia, selanjutnya sistem kearsipan yang lebih modern mulai dikenal oleh masyarakat Indonesia sejak masa penjajahan kolonial. Pada saat Belanda pertama kali membangun kantor dagang Vereenigde Oostindische Compagnie (VOC) pada tahun 1602, mereka juga membawa serta sistem kearsipannya sendiri. Sistem tersebut dikenal dengan sebutan Resolutiestelsel, yang merupakan sistem klasifikasi arsip berdasarkan beberapa jenis arsip, yaitu:
- Missieven atau surat dinas
- Ingekomen Stuken atau surat masuk
- Copyuitgaande atau salinan surat keluar
- Resolutie atau ringkasan informasi
- Bijlagen atau lampiran
- Ordres atau surat perintah
- Repporten atau laporan
- Daghregister atau catatan buku harian
- Dan masih banyak lagi
Selain itu, sejarah kearsipan pada masa penjajahan Belanda juga mengenal sistem agenda, yang merupakan proses pengurusan keluar-masuk surat menggunakan media buku untuk mencatat. Setelahnya, pemerintah Hindia-Belanda membangun lembaga kearsipan nasional yang disebut Landsarchief pada tahun 1892, yang merupakan cikal bakal dari lembaga Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
Pada era ini, bangsa Indonesia mengenal Sistem Verbal, yaitu sistem kearsipan dengan klasifikasi berdasarkan seri yang terdiri dari seri net atau minuten dari surat keluar yang di dalamnya terdapat kumpulan surat yang saling berkaitan dan disatukan untuk memudahkan pencarian arsip.
Sejarah Kearsipan Pasca Kemerdekaan
Pasca kemerdekaan Republik Indonesia, sejarah kearsipan mencatat bahwa secara yuridis lembaga ANRI di Indonesia berdiri pada saat tanggal kemerdekaan Indonesia, sebelumnya dikenal dengan nama Arsip Negeri. Meskipun begitu, lembaga ini sempat direbut kembali oleh Belanda pada saat Agresi Militer pada tahun 1947 hingga 1949.
Pada akhirnya, Arsip Negeri secara resmi berubah nama menjadi Arsip Nasional pada tahun 1959, dan terakhir menjadi ANRI pada tahun 1974. Sejarah kearsipan mencatat bahwa pada masa ini Sistem Takah atau Tata Naskah mulai digunakan. Sistem ini merupakan kegiatan administrasi umum dalam menciptakan, mengolah, memelihara, mengendalikan dan juga menyajikan surat secara kronologis di dalam suatu berkas yang sama.
Lalu, pada tahun 1982 Sistem Kartu Kendali diperkenalkan dengan perbaikan dari sistem sebelumnya. Sesuai dengan namanya, sistem ini memperkenalkan penggunaan kartu kendali untuk proses pengurusan keluar-masuk surat, penyimpanan arsip, dan juga penemuan kembali arsip.
Sejarah Kearsipan Modern
Pada saat ini, Indonesia menggunakan sistem kearsipan yang disebut sebagai Sistem Kearsipan Nasional (SKN), yang menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menyebutkan SKN sebagai sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antar pelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan secara nasional.
Selain itu, ANRI pun ditunjuk sebagai lembaga yang dipercaya untuk melakukan pengelolaan Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) yang merupakan sistem kearsipan berbasis elektronik milik pemerintah dalam rangka penyelenggaraan e-government.
Itulah tadi ulasan ringkas mengenai sejarah kearsipan di Indonesia. Dengan mengenal sejarah kearsipan ini, harapannya Anda dapat lebih memahami sistem kearsipan yang digunakan. Jika Anda masih ragu dengan sistem yang digunakan oleh bagian kearsipan, Anda juga dapat berkonsultasi dengan PrimaDoc, solusi pengelolaan arsip yang telah mengantongi sertifikat ISO 9001.
Jangan lupa untuk bagikan informasi ini kepada rekan Anda untuk membantu mereka lebih mengenal sejarah kearsipan. Semoga bermanfaat!(Pradana)
