Tips Tingkatkan Efektivitas Virtual Meeting untuk Perusahaan Konstruksi

Pandemi Covid-19 yang mewabah di seluruh dunia telah membawa perubahan besar dalam kehidupan masyarakat. Berbagai kegiatan yang melibatkan interaksi terpaksa harus dihindari. Hal tersebut berdampak pada berbagai pembatasan interaksi aktivitas umum, sekolah online, hingga perkantoran. Berbagai kegiatan perkantoran terpaksa harus menerapkan bekerja dari rumah (work from home). Berbagai proses adaptasi dilakukan, salah satunya dengan berusaha meningkatkan efektivitas virtual meeting.

Seiring dengan berjalannya waktu, masyarakat mulai terbiasa melakukan work from home. Namun tidak  dapat dipungkiri, terdapat berbagai kendala yang dihadapi selama melakukan tugas kerja dari rumah. Salah satunya adalah meeting kerja yang terpaksa harus dilakukan secara virtual melalui platform aplikasi teleconference atau video conference.

Bagi perusahaan konstruksi, virtual meeting tidak hanya dilakukan sebagai alternatif untuk menghindari pandemi covid-19 saja. Meeting virtual juga menjadi solusi untuk meningkatkan kecepatan koordinasi dan pengawasan proyek. Hal ini menjadi aspek penting dalam kelancaran proyek konstruksi di lapangan. Misalnya beberapa kondisi dimana pengambilan keputusan strategis harus dilakukan dengan cepat untuk menyelesaikan masalah yang terjadi di lapangan.

Sayangnya banyak pihak yang masih menganggap bahwa efektivitas virtual meeting kurang dapat dijamin. Berbagai kekhawatiran seperti tidak tersampaikannya pesan, kurangnya komitmen, maupun alasan lain seringkali menjadi isu yang dikeluhkan. Untuk menjamin tujuan rapat dapat tercapai, memastikan efektivitas virtual meeting menjadi hal yang sangat penting. Berikut beberapa tips untuk meningkatkan efektivitas virtual meeting.

Pembagian Peran

Dalam setiap rapat, masing-masing tentu memiliki peran yang berbeda. Mulai dari pimpinan rapat, notulen, siapa yang bertugas melakukan presentasi, maupun moderator. Mengingat rapat dilakukan melalui platform aplikasi online, kehadiran teknisi perangkat dan jaringan juga sangat dibutuhkan. Untuk memastikan efektivitas virtual meeting, seluruh peran tersebut harus sudah dibagi terlebih dulu untuk menghindari ketidaksiapan pelaksanaan maupun berbagai kendala yang mungkin saja terjadi.

Apabila pembagian peran ini tidak jelas di awal, sangat berpotensi menimbulkan kebingungan ketika pelaksanaan rapat tentang siapa yang harus menyampaikan pendapat terlebih dulu, siapa yang harus mengatur jalannya diskusi, siapa yang menangani jika ada kendala teknis, dan sebagainya.

Susun Agenda

 Menyusun agenda rapat sedemikian rupa juga penting untuk dapat meningkatkan efektivitas virtual meeting. Setiap agenda rapat tentu memiliki tujuannya masing-masing. Jangan sampai, rapat berjalan secara mengalir sehingga tidak dapat menyelesaikan masalah yang sedang terjadi atau mencapai tujuan yang jelas. Terlebih lagi meeting proyek konstruksi dilakukan dengan para stakeholder yang memiliki kesibukan tinggi.

Beberapa hal yang perlu dipersiapkan untuk memastikan efektivitas virtual meeting adalah menentukan tujuan rapat, topik yang dibahas, rundown meeting, dokumen terkait, hingga peraturan selama meeting, untuk membuatnya berjalan sesuai target. Penyusunan agenda ini sedini mungkin juga memberikan kesempatan peserta rapat untuk menyiapkan dan mempelajari bahan terlebih dulu.

Waktu Rapat

Untuk dapat mengumpulkan para stakeholder proyek yang memiliki kesibukan yang berbeda-beda, perlu mendiskusikan agenda pelaksanaan rapat jauh-jauh hari. Hal ini guna menentukan waktu yang tepat dimana seluruh stakeholder dapat mengikutinya, sekaligus sebagai catatan bagi setiap peserta rapat untuk mengagendakan waktu untuk mengikuti rapat di sela-sela kesibukan mereka.

Hal ini dilakukan guna menghindari adanya pihak yang terlambat atau tidak hadir, yang sangat berpengaruh pada efektivitas virtual meeting. Sebagai catatan, penentuan jadwal tidak hanya berdasarkan mayoritas saja, tapi juga berdasarkan krusial tidaknya kehadiran orang tersebut.

Follow-Up Rapat

 Tips terakhir yang dapat dilakukan untuk meningkatkan efektivitas virtual meeting adalah melakukan follow-up rapat. Sebelum mengakhiri meeting, pimpinan rapat harus menyampaikan kesimpulan hasil diskusi, pembagian tugas, scheduling pelaksanaan proyek, dan berbagai hasil rapat yang sebelumnya dibahas. Hal ini penting guna memberikan penekanan kepada setiap peserta rapat yang hadir. Jangan lupa juga untuk memberikan survei anonim, agar Anda dapat mengevaluasi respon dan potensi masalah pasca rapat.

Proses berjalannya meeting juga akan semakin efektif jika perusahaan memanfaatkan penyimpanan dokumen digital PrimaDoc. Saat diperlukan presentasi, dokumen dapat diakses dengan mudah oleh setiap peserta rapat langsung ke cloud penyimpanan. Akses terhadap dokumen pun dapat dikelola sesuai dengan kewenangan dan peran masing-masing peserta meeting. Dengan demikian, proses rapat dapat berjalan dengan lancar sesuai rencana. 

Anda dapat menghubungi tim marketing PrimaDoc untuk informasi lebih lengkap tentang berbagai fitur penyimpanan arsip digital. Kami siap memberikan dukungan terbaik bagi perusahaan Anda! (Septiani)