Awas! Menyimpan Dokumen Penting Jangan Ditumpuk di Gudang
Sebagai sebuah badan usaha yang bergerak di bidang pembangunan, infrastruktur, sarana dan prasarana fisik, perusahaan konstruksi banyak menghasilkan dan menyimpan dokumen penting. Bukan hanya dokumen legalitas usaha saja, berbagai dokumen operasional seperti surat perjanjian proyek juga sangat penting dalam keberlangsungan kegiatan usaha.
Berbagai dokumen penting perusahaan konstruksi tersebut harus dikelola dengan baik. Salah satu yang perlu diperhatikan adalah cara menyimpan dokumen penting agar tidak rusak atau bahkan hilang. Rusak atau hilangnya dokumen-dokumen penting perusahaan konstruksi dapat menjadi permasalahan dalam operasional kegiatan usaha dan proyek, baik secara material maupun nonmaterial.
Menyimpan Dokumen di Gudang, Apakah Aman?
Saat ini, mayoritas perusahaan konstruksi menyimpan dokumen-dokumen penting mereka di dalam gudang penyimpanan khusus. Terdapat beberapa metode yang umumnya dilakukan untuk menjamin keamanan dokumen yang ada. Ada yang menumpuknya di rak-rak arsip, lemari arsip, hingga gudang penyimpanan. Tapi apakah itu semua menjamin keamanan dokumen Anda?
Faktanya, meskipun Anda melakukan berbagai tindakan khusus untuk menyimpan dokumen penting di gudang, ada berbagai potensi kerusakan pada dokumen yang ditumpuk di gudang. Berikut beberapa hal yang dapat menyebabkan rusaknya dokumen meskipun Anda telah berusaha menyimpan dokumen dengan hati-hati:
1.Berjamur karena lembab
Dokumen juga dapat berjamur meskipun sudah disimpan dengan baik. Bahan kertas pada umumnya mengandung zat selulosa yang sangat mudah diserang jamur jika berada di udara yang lembab dan sejuk. Jamur ini dapat merusak kondisi dokumen penting Anda. Jamur juga dapat dengan cepat menyebar ke dokumen penting yang tersimpan di dalam gudang, terutama jika terlambat disadari.
2. Tinta luntur
Menyimpan dokumen di gudang juga berpotensi menyebabkan lunturnya tinta. Proses oksidasi yang terjadi pada kertas, terutama jika bersinggungan langsung dengan udara dan cahaya dapat membuat tulisan menjadi luntur dan pudar. Tidak jarang warna kertas juga berubah menjadi kekuningan.
3. Dimakan rayap
Menyimpan dokumen dengan hati-hati di dalam gudang tidak menghindarkannya dari potensi dimakan rayap. Kertas yang berbahan dasar kayu merupakan makanan alami bagi rayap. Koloni rayap juga dapat memakan kertas Anda untuk mendapatkan zat selulosa dan nutrisi yang mereka butuhkan untuk bertahan hidup. Hal ini juga dapat terjadi pada dokumen-dokumen penting Anda.
4. Sobek karena rembesan/bocor
Seperti yang telah diketahui, kertas mudah mengalami kerusakan jika terkena air. Sayangnya kebocoran atau rembesan air pada gudang dapat terjadi sewaktu-waktu. Apabila rembesan air ini mengenai dokumen penting Anda, bukan tidak mungkin tulisannya luntur atau bahkan dokumen menjadi robek.
5. Lapuk oleh usia
Dokumen kertas memiliki sifat kimiawi yang lama kelamaan akan lapuk karena usia. Hal ini dapat menyebabkan dokumen penting yang disimpan di gudang berubah warna, rapuh, dan mudah robek. Sedangkan banyak dokumen penting perusahaan konstruksi disimpan untuk jangka panjang, seperti dokumen legalitas maupun perjanjian proyek jangka panjang. Lapuknya dokumen yang Anda simpan di gudang tentu akan menjadi permasalahan serius di kemudian hari.
Digitalisasi Arsip Meminimalisir Kerusakan Dokumen
Meskipun dokumen penting sudah disimpan dengan sangat hati-hati, dokumen kertas masih dapat rusak dengan berbagai sebab. Lalu apakah Anda masih mau menyimpan dokumen penting perusahaan konstruksi Anda di gudang?
Perkembangan teknologi telah menawarkan alternatif penyimpanan dokumen yang terhindar dari berbagai potensi kerusakan di atas. Solusi tersebut adalah penyimpanan arsip digital. Sistem digitalisasi arsip memungkinkan data-data penting perusahaan tidak disimpan dalam bentuk kertas melainkan berupa file digital. Anda dapat menyimpan dokumen di dalam database lokal maupun penyimpanan berbasis cloud. Dengan demikian, berbagai potensi kerusakan dokumen kertas di atas dapat dihindari.
Selain menghindari dari berbagai potensi kerusakan yang dapat saja terjadi pada kertas ketika disimpan di gudang, digitalisasi arsip juga menawarkan berbagai kelebihan lainnya. Dengan digitalisasi arsip, perusahaan Anda dapat mengelola dan menyimpan dokumen dengan lebih efisien. Dokumen mudah dicari dan dibagikan dengan cepat, tidak membutuhkan ruang penyimpanan, serta lebih mudah dalam proses perawatannya.
Untuk membangun sistem digitalisasi arsip, Anda dapat memanfaatkan dukungan dari tim profesional seperti PrimaDoc. Dengan penyimpanan berbasis cloud, siap menyimpan dokumen dalam jumlah besar dengan perlindungan yang mumpuni. Anda tidak perlu mengkhawatirkan dokumen-dokumen penting dimakan rayap maupun tikus. Bahkan dokumen Anda juga dapat dilindungi oleh fitur enkripsi yang dapat menghambat penyalahgunaan arsip saat diakses secara ilegal.
Segera hubungi tim marketing PrimaDoc dan mulai wujudkan salah satu pengembangan besar untuk perusahaan Anda! (Septiani)
