6 Layanan DMS PrimaDoc untuk Upgrade Sistem Pengelolaan Arsip BPR
Dalam kegiatan usaha Bank Perkreditan Rakyat (BPR) yang aktif dan dinamis, setiap harinya BPR menghasilkan berbagai dokumen penting. Dokumen-dokumen penting tersebut harus dikelola dan diintegrasikan ke seluruh kebutuhan informasi yang diperlukan dalam operasional kerja unit BPR. Kebutuhan akan pengelolaan arsip digital, harus diimbangi dengan sistem pengelolaan dokumen yang terintegrasi dan mudah diakses secara cepat. Tanpa pengelolaan arsip BPR yang baik, kegiatan usaha BPR akan terhambat.
Proses pengelolaan arsip BPR dapat lebih mudah dilakukan dengan menerapkan Document Management System (DMS) yang menawarkan berbagai kemudahan melalui fitur-fiturnya. DMS PrimaDoc, merupakan salah satu contoh sistem pengelolaan dokumen yang menawarkan berbagai layanan menarik yang mempermudah pengelolaan dokumen BPR.
Berikut dijelaskan lebih lanjut tentang bagaimana DMS PrimaDoc dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi pengelolaan arsip BPR.
Layanan Manajemen Arsip Aktif dan Inaktif
Dalam kegiatan BPR, manajemen arsip tidak hanya diperlukan pada arsip yang masih aktif saja, namun juga pada arsip yang tidak aktif (inaktif). Sayangnya pengelolaan arsip BPR yang sudah tidak aktif umumnya kurang mendapat perhatian. Hal ini sering menyebabkan tumpukan atau kekacauan arsip yang dapat menghambat operasional kerja BPR.
Berbeda halnya jika menerapkan DMS PrimaDoc, Anda tidak perlu khawatir lagi akan hal tersebut. DMS PrimaDoc dapat mendukung kebutuhan pengelolaan dokumen BPR secara menyeluruh dengan dukungan layanan manajemen arsip aktif dan inaktif, untuk setiap aktivitas pelayanan maupun manajemen internal BPR.
Layanan Manajemen Gudang (Warehouse) Arsip
Meskipun BPR telah menerapkan manajemen arsip berbasis digital, beberapa dokumen penting dalam bentuk fisik perlu untuk tetap dipertahankan dan disimpan. Hal ini tentunya membutuhkan sistem manajemen gudang arsip yang baik untuk memastikan dokumen tersimpan dengan aman, terhindar dari potensi kerusakan, serta mudah dicari ketika dibutuhkan. Dengan adanya kebutuhan tersebut, manajemen gudang arsip menjadi salah satu bagian dari pengelolaan arsip BPR yang sangat vital.
Anda tidak perlu memusingkannya jika menerapkan penyimpanan arsip digital, karena PrimaDoc juga menyediakan layanan pengelolaan gudang untuk arsip-arsip penting BPR.
Layanan Manajemen Retensi Arsip
Setiap dokumen memiliki masa guna atau periode aktifnya masing-masing. Jika sudah tidak digunakan/berlaku lagi, dokumen harus melalui proses pemusnahan (retensi). Retensi arsip merupakan bagian dari upaya untuk menyaring data yang sudah tidak diperlukan lagi. Itulah sebabnya, manajemen retensi arsip menjadi salah satu hal penting dalam pengelolaan arsip BPR. DMS PrimaDoc juga mendukung kebutuhan pemusnahan arsip yang telah memasuki periode retensi sesuai jenis masing-masing arsip.
Layanan Enkripsi Data Digital
Meningkatnya aktivitas pengelolaan arsip BPR secara digital harus diimbangi dengan sistem keamanan yang memadai. Hal ini penting dilakukan guna melindungi kerahasiaan data-data penting BPR. DMS PrimaDoc dilengkapi dengan sistem enkripsi data digital yang dapat digunakan untuk melindungi arsip-arsip penting BPR. Dengan sistem enkripsi tersebut, dokumen yang disimpan hanya dapat dibuka oleh pihak yang diberi/memiliki akses saja. Apabila dokumen diakses melalui jalur ilegal, informasi yang ada di dalamnya akan berubah menjadi acak secara otomatis sehingga sulit untuk disalahgunakan.
Layanan Pengaturan Hak Penggunaan Arsip
Masing-masing karyawan atau pihak yang terlibat dalam kegiatan usaha BPR tentu memiliki batasan wewenang yang berbeda terhadap setiap dokumen. Untuk mengatur batasan wewenang antar pengguna tersebut, DMS PrimaDoc juga menyediakan layanan pengelolaan hak akses arsip. Hal tersebut dapat melindungi arsip-arsip penting dari pihak yang tidak berkepentingan.
Layanan Pengkategorian Arsip
Pengelolaan arsip BPR meliputi berbagai jenis dokumen yang berbeda, mulai dari dokumen nasabah, setoran nasabah, utang-piutang, simpanan, dan lain-lain. Banyaknya dokumen yang dikelola BPR sering menyulitkan pencarian kembali dokumen apabila dibutuhkan, terutama jika tidak ada pengelompokkan arsip yang jelas.
PrimaDoc menawarkan layanan pengkategorian arsip yang akan memudahkan sekaligus mempercepat pengelolaan arsip BPR. Pengelompokkan arsip dapat memudahkan proses penyimpanan dan pencarian dokumen kapanpun diperlukan.
Tentu saja sistem PrimaDoc juga menyediakan berbagai layanan lainnya yang dapat Anda manfaatkan untuk pengelolaan arsip BPR. Jangan ragu untuk berkonsultasi dengan tim marketing PrimaDoc, kami siap mendukung digitalisasi lembaga Anda! (Septiani)
