Hilangkan Kekhawatiran Pengelolaan Arsip dengan Konsultasi PrimaDoc

Pengelolaan Arsip – Dalam bidang kearsipan, masih banyak yang abai dengan proses konsultasi sebelum mempercayakan pengelolaan arsip kepada perusahaan penyedia layanan pengelolaan arsip profesional. Padahal belum tentu layanan yang disediakan oleh perusahaan tersebut sesuai dengan kebutuhan Anda. Belum lagi adanya risiko terjadi pencurian karena perusahaan yang Anda pilih belum memiliki track record yang jelas dalam mengelola arsip.

Oleh karena itu, daripada Anda kebingungan dalam memilih layanan pengelolaan arsip terpercaya, percayakan saja arsip yang Anda miliki kepada PrimaDoc! Mengapa Anda harus memilih layanan pengelolaan arsip dari PrimaDoc? Jawabannya sederhana, karena kami memiliki layanan konsultasi profesional yang memungkinkan Anda untuk memilih paket yang sesuai dengan kebutuhan. Penasaran dengan layanan konsultasi tersebut? Berikut adalah penjelasan selengkapnya!

Apa Itu Layanan Konsultasi Arsip dari PrimaDoc?

Perlu Anda ketahui, pengelolaan arsip tidak semata-mata tentang cara mengelola arsip saja. Konsultasi arsip merupakan bagian dari pengelolaan arsip, khususnya ketika Anda berencana untuk mengelola arsip perusahaan atau instansi pemerintahan.

Konsultasi arsip dari PrimaDoc ini merupakan layanan untuk bidang kearsipan dan pengelolaan dokumen secara terpadu dan menyeluruh. Beberapa jenis layanan konsultasi yang disediakan oleh PrimaDoc meliputi:

• Konsultasi pemberkasan dokumen
• Konsultasi manajemen arsip statis
• Konsultasi manajemen arsip dinamis
• Konsultasi tata persuratan instansi
• Konsultasi pengembangan sistem informasi kearsipan
• Konsultasi pengembangan sistem record management
• Konsultasi penilaian dan retensi arsip

Beberapa layanan yang disediakan di atas dapat disesuaikan dengan kebutuhan Anda, karena PrimaDoc memahami bahwa setiap perusahaan atau instansi pemerintahan memiliki permasalahan terkait kearsipan yang berbeda antara satu dan lainnya.

Masalah yang Sering Dihadapi Bidang Kearsipan

Anda masih ragu untuk memilih layanan pengelolaan arsip yang perlu dikonsultasikan bersama PrimaDoc? Berarti Anda perlu mengetahui terlebih dahulu apa saja masalah yang sering dihadapi oleh perusahaan atau instansi yang Anda kelola. Biasanya ada beberapa masalah yang dihadapi oleh organisasi bisnis atau pemerintahan dalam pengelolaan arsip, antara lain:

• Kualifikasi pegawai yang tidak terpenuhi, karena terkadang ada pegawai yang diserahi tanggung jawab dalam pengelolaan arsip tetapi tidak memiliki kemampuan sebagai arsiparis. Apalagi banyak instansi yang beranggapan bahwa pegawai bidang kearsipan tidak membutuhkan pendidikan yang tinggi.
• Tidak mengerti pentingnya pengelolaan arsip, ada beberapa perusahaan yang belum mengerti bahwa pengelolaan arsip sangatlah penting untuk pengambilan keputusan. Akibatnya, fungsi arsip sebagai pusat penyimpanan informasi atau ingatan instansi tidak tercapai.
• Penambahan volume arsip, yang mengakibatkan pusat kearsipan perusahaan tidak lagi dapat menampung arsip fisik yang baru diciptakan.
• Tata pengelolaan atau manajemen arsip yang belum baku, karena perusahaan atau instansi belum memiliki peraturan tertulis terkait cara mengelola arsip yang benar. Pada akhirnya, peminjaman arsip pun dilakukan secara sembarangan tanpa mengikuti SOP yang jelas.
• Belum dipikirkannya cara penyusutan arsip, padahal menurut Pasal 4 Huruf (a) Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Nomor 27 Tahun 2017 tentang Pedoman Retensi Arsip Urusan Kepegawaian menyebutkan bahwa peraturan perundang-undangan  mewajibkan arsip perusahaan atau organisasi pemerintahan disimpan dalam jangka waktu tertentu.
• Arsip yang tidak dapat digunakan sebagaimana mestinya, karena ada arsip yang diterima dan juga dikirim oleh divisi perusahaan yang lepas dari pengawasan dan tidak dapat berfungsi. Hal tersebut dapat terjadi akibat pejabat atau pelaksana bidang kearsipan yang tidak peduli dengan fungsi arsip tersebut.

Setelah mengenal beberapa permasalahan yang dihadapi oleh bidang kearsipan sebuah organisasi, selanjutnya Anda dapat memilih layanan pengelolaan arsip yang perlu dikonsultasikan lebih lanjut dengan PrimaDoc. Jika Anda masih ragu dengan permasalahan yang dihadapi, Anda dapat menghubungi kami melalui tautan berikut ini.

Layanan Konsultasi Kearsipan Lainnya dari PrimaDoc

PrimaDoc adalah perusahaan yang menghadirkan pengelolaan arsip terpercaya yang dapat Anda jadikan pilihan. Selain beberapa layanan konsultasi di atas, PrimaDoc juga memiliki layanan konsultasi lain yang dapat membantu masalah di bidang kearsipan Anda. Beberapa layanan tersebut antara lain:

• Perancangan SOP kearsipan, yang berfungsi untuk membuat standarisasi kerja kearsipan dan kejelasan tahapan langkah dalam pengelolaan arsip di perusahaan atau instansi pemerintahan sesuai dengan kondisi yang dihadapi di lapangan.
• Jasa manajemen kearsipan, PrimaDoc juga membantu perusahaan Anda dalam proses pembenahan dan penataan arsip secara tepat, cepat dan efisien sesuai dengan standarisasi, baik fisik dokumen maupun alur informasi yang arsip di instansi.
• Jasa pelatihan kearsipan, selain konsultasi pada sistem yang dimiliki, PrimaDoc juga menyediakan pelatihan yang bertujuan untuk memberikan pengetahuan dan pemahaman kepada SDM dalam pengelolaan arsip atau dokumen yang benar, efektif, efisien, serta akurat agar sesuai dengan tujuan, target, visi dan misi perusahaan.

Jadi, sudah memilih layanan pengelolaan arsip yang butuh untuk dikonsultasikan bersama PrimaDoc? Bersama PrimaDoc tidak perlu lagi khawatir dengan pengelolaan arsip yang dimiliki, karena semua dikelola secara profesional dengan menerapkan kode etik kearsipan dan sesuai peraturan yang berlaku. Selain itu, PrimaDoc juga sudah mengantongi sertifikat ISO 9001 untuk layanan excellent quality. Siap beralih sekarang?(Pradana)