Alih Media Dokumen Confidential Aman dengan Perjanjian Kerahasiaan
Apa itu Non-Disclosure Agreement, dan mengapa penting dalam memilih vendor alih media dokumen? Pelajari selengkapnya di sini!
Sebagai dokumen yang berisi informasi dan data, tak jarang arsip mengandung informasi-informasi yang bersifat sensitif dan rahasia. Arsip vital misalnya, dokumen jenis ini berisi data-data pribadi dan berpengaruh terhadap kegiatan dan usaha pemilik arsip.
Lantas, bagaimana dengan jasa alih media dokumen? Apakah menyerahkan berkas yang bersifat confidential kepada pihak ketiga aman? Kontrak Non-Disclosure Agreement adalah kuncinya!
Apa itu Non-Disclosure Agreement?
Non-Disclosure Agreement atau yang biasa disingkat menjadi NDA, merupakan kontrak tertulis yang disepakati seseorang, sekelompok orang, maupun badan usaha dengan pihak lainnya yang menjalin kerja sama. Kontrak ini berisi tentang kesepakatan dalam menjaga kerahasiaan atas informasi-informasi yang berkaitan di dalam hubungan kerja sama, maupun yang tertulis di dalam kontrak.
NDA juga tertulis di dalam pasal 1 ayat 1 Undang-Undang No. 30 tahun 2000 tentang rahasia dagang. Di dalam undang-undang ini, dikatakan bahwa yang termasuk ke dalam rahasia dagang adalah informasi yang tidak diketahui oleh umum di bidang bisnis maupun teknologi, serta memiliki nilai ekonomi yang membuatnya perlu dilindungi. Informasi yang tergolong ke dalam informasi rahasia ini di antaranya adalah informasi tentang klien, pegawai, maupun usaha, kondisi keuangan, Standar Operasional Prosedur (SOP), strategi bisnis, hingga source code.
Fungsi Non-Disclosure Agreement
Setelah memahami apa itu NDA, Anda juga perlu memahami apa fungsi dari kontrak ini dan bagaimana kontrak ini dapat memberikan jaminan perlindungan terhadap kerahasiaan data instansi Anda. NDA memiliki fungsi strategis di dalam sebuah hubungan profesional. Dilansir dari Detik Finance, NDA memiliki dua fungsi utama, yaitu kerahasiaan dan perlindungan.
Fungsi kerahasiaan dari kontrak ini mencakup segala informasi yang disebutkan dan dimaknai sebagai informasi non publik. Sedangkan fungsi perlindungan adalah adanya kekuatan hukum yang dimiliki oleh NDA, sehingga dapat menjamin perlindungan terhadap pihak-pihak yang terlibat. Bahkan, terdapat sanksi apabila yang bertanda tangan melanggar kesepakatan. Dampaknya pun tidak main-main, pelanggar dapat dituntut, mulai dari hukuman finansial hingga pidana.
Pentingnya NDA di dalam memilih mitra alih media dokumen
Ketika membahas pentingnya perlindungan data dalam alih media dokumen, penggunaan Non-Disclosure Agreement (NDA) menjadi langkah yang sangat penting untuk menjamin keamanan informasi. Kekuatan hukum yang melekat pada NDA memberikan perlindungan tambahan yang diperlukan dalam setiap transaksi profesional, termasuk dalam proses alih media dokumen yang melibatkan pihak ketiga.
Dengan menerapkan NDA dalam setiap kerja sama, instansi Anda dapat memastikan keamanan data yang diberikan kepada vendor. Dengan demikian, segala informasi sensitif pemerintahan atau lembaga yang dianggap rahasia akan tetap terjaga dengan baik. Langkah ini akan memberikan kepastian bahwa kerahasiaan dan keamanan informasi tetap terlindungi dengan baik selama proses alih media dokumen berlangsung.
Sebelum memutuskan untuk menggunakan jasa alih media dokumen dan arsip, sangat penting untuk selalu memperhatikan dan mematuhi setiap ketentuan yang tercantum dalam kontrak. Menghindari adanya keambiguan dalam kontrak dapat memberikan perlindungan tambahan bagi instansi Anda, serta memastikan kelancaran dan keamanan selama proses alih media dokumen dilakukan.
Setelah menyimak pembahasan di atas, sudahkah Anda memahami fungsi dan pentingnya Non-Disclosure Agreement(NDA), terutama dalam kaitannya dengan memilih layanan alih media dokumen dan arsip? Jaga kerahasiaan data dan informasi pemerintahan dengan memilih vendor terpercaya! Masih punya pertanyaan? Hubungi PrimaDoc saja!
