Persiapan Audit ISO dengan Manajemen Arsip yang Baik

Tingkatkan profesionalitas bisnis Anda dengan sertifikasi ISO. Lakukan hal ini sebagai langkah persiapan audit ISO.

Dalam dunia profesi dan bisnis, diperlukan sebuah standar yang dapat mengukur efektivitas dan fungsionalitas organisasi yang bergerak di baliknya. Tujuannya tak lain adalah untuk menjamin kualitas pelayanan maupun produk dan kepercayaan konsumen terhadap perusahaan Anda. Di sinilah peran International Organization for Standardization (ISO).

Melakukan audit ISO untuk perusahaan Anda dapat memberikan jaminan bahwa Anda telah memenuhi standar internasional yang diakui di berbagai industri. Namun, untuk mendapatkan sertifikat ISO, perusahaan harus mempersiapkan diri dengan baik, termasuk dalam hal manajemen arsip.

Lantas, bagaimana langkah persiapan audit ISO? PrimaDoc telah merangkum selengkapnya untuk Anda.

Apa itu audit ISO?

ISO merupakan badan non pemerintah yang terdiri dari lebih dari 160 negara. Badan ini bertanggung jawab untuk mengembangkan standar berbagai industri yang mempromosikan efektivitas, kualitas, dan keamanan dari kegiatan bisnis. Terdapat beberapa jenis standar yang dibuat oleh ISO, salah satunya adalah standar ISO 9001. Standar ini merupakan acuan dalam hal manajemen mutu yang berisikan persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi oleh sebuah perusahaan atau organisasi untuk membentuk quality management system.

Terdapat tiga hal yang perlu dimiliki oleh perusahaan untuk dikategorikan memenuhi standar ISO 9001 ini, yaitu standar operasional prosedur (SOP) dan sistem operasi yang jelas sebagai acuan bekerja, kesesuaian kompetensi karyawan dan pekerja, dan infrastruktur yang memadai. Ketiga hal ini perlu diimbangi dengan komitmen Anda dan perusahaan dalam mengimplementasikannya.

Untuk memastikan apakah perusahaan sudah memenuhi standar ini atau belum, audit dilakukan untuk menilai kesesuaian antara indikator dan praktik yang terjadi. Untuk mempermudah proses asesmen ini, perusahaan perlu memiliki dokumentasi dan tata kelola kearsipan yang baik di dalam sistemnya. Gunanya adalah untuk mempermudah proses asesmen dan meminimalisir kendala yang bersifat teknis. Di sinilah pentingnya persiapan audit ISO.

Manajemen arsip yang baik sebagai persiapan audit ISO

Setelah mengetahui pentingnya persiapan audit ISO dengan tertib dokumentasi, kini Anda perlu mengetahui langkah-langkah yang tepat dalam mewujudkannya. Ingat, sertifikasi ISO penting untuk bisnis maupun konsumen Anda.

Berikut adalah beberapa langkah yang dapat membantu proses persiapan audit ISO:

1. Memahami Persyaratan ISO: Pertama, pastikan Anda memahami persyaratan spesifik yang terkait dengan manajemen arsip dalam standar ISO yang berlaku.
2. Penyusunan Dokumen: Pastikan semua dokumen yang diperlukan untuk audit ISO terdokumentasi dengan baik. Ini mencakup kebijakan, prosedur, pedoman, dan rekam jejak yang relevan terkait dengan manajemen arsip.
3. Pemeliharaan dan Penyimpanan Dokumen: Pastikan bahwa dokumen-dokumen ini disimpan dengan aman dan dapat diakses dengan mudah.
4. Kepatuhan Data: Pastikan data yang tersimpan dalam arsip sesuai dengan persyaratan kepatuhan ISO, termasuk kerahasiaan, integritas, dan ketersediaan data.

Persiapan audit ISO dapat dilakukan oleh internal perusahaan maupun bersama vendor pengelola kearsipan profesional. Dari upaya internal perusahaan, Anda dapat membuat tim khusus yang bertindak sebagai evaluator dan mengorganisir sistem manajemen dokumen yang ada. Namun, cara ini memiliki kelemahan tersendiri dalam hal keterampilan, pengalaman, dan durasi waktu yang diperlukan. Pilihan alternatif lainnya yang dapat Anda pilih adalah dengan menyerahkan tanggung jawab pengelolaan dokumen kepada pihak profesional seperti PrimaDoc.
Ingin tahu layanan apa saja yang cocok untuk kebutuhan audit iso dan situasi di perusahaan Anda? Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk mendapatkan katalog lengkap seputar produk dan layanan kearsipan.