Tantangan Penertiban Arsip Pemerintahan di Era Modern

Arsip pemerintahan memiliki peranan penting dalam mewujudkan sistem birokrasi yang efisien, transparan, dan akuntabel. Sebagai sumber informasi dan rekam jejak kegiatan pemerintah, arsip membantu mengarahkan proses transformasi menuju birokrasi yang lebih modern dan responsif. Oleh sebab itu, pengelolaan arsip di instansi pemerintahan harus dilakukan dengan baik, teratur, dan mendukung pemanfaatan arsip di kemudian hari.

Meskipun memiliki peran yang sangat vital, penyelenggaraan kearsipan masih dipandang sebelah mata. Tidak sedikit lembaga pemerintahan baik di tingkat pusat maupun daerah yang kurang tertib dalam mengelola arsipnya. Dilansir dari www.menpan.go.id, sebanyak 80 persen pemerintah daerah tidak mencapai target pengelolaan arsip pada 2017. Hal ini menyebabkan fungsi arsip pemerintahan sebagai sumber informasi kegiatan pemerintahan tidak memberikan dampak nyata dalam perbaikan penyelenggaraan birokrasi.

Permasalahan Pengelolaan Arsip Pemerintahan di Indonesia

Rendahnya kesadaran akan pentingnya tertib dalam pengelolaan arsip menyebabkan berbagai masalah yang menghambat kinerja pemerintahan dan berpotensi merugikan negara. Salah satu contoh kasus bisa dilihat dari program bantuan sosial yang tidak tepat sasaran. Dilansir dari www.kompas.id, Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) menemukan adanya 10.249 data keluarga penerima manfaat bantuan sosial yang tidak layak. Bahkan, beberapa diantaranya merupakan pejabat atau pengurus sejumlah perusahaan.

Buruknya pengelolaan data penerima manfaat menjadi sebab penyelenggaraan program sosial pemerintahan yang tidak tepat. Berdasarkan penelusuran BPK, ditemukan ada penerima bansos tahun sebelumnya yang telah meninggal namun masih masuk ke dalam data penerima manfaat. Beberapa penerima bansos yang bermasalah pada tahun sebelumnya juga masih tercatat sebagai penerima bantuan sosial di tahun berikutnya. Faktor lainya yang menyebabkan penyaluran bantuan sosial yang tidak tepat adalah adanya penerima dengan  Nomor Induk Kependudukan (NIK) yang tidak terdaftar, serta terdapat penerima bantuan yang mendapatkan lebih dari sekali atau ganda.

Realitas tersebut memberikan gambaran nyata buruknya pengelolaan arsip pemerintahan, dalam hal ini terkait dengan data masyarakat miskin penerima bantuan. Fakta tidak adanya perbaikan atas temuan masalah di tahun sebelumnya menunjukan bahwa pengelolaan data dan dokumen ini masih dianggap tidak begitu penting.

Buruknya pengelolaan arsip bukanlah satu-satunya masalah yang dihadapi. Rendahnya kesadaran akan penyelenggaraan arsip yang tertib dan teratur juga menyebabkan sistem keamanan arsip pemerintahan yang buruk. Diberitakan pada laman www.kumparan.com, ratusan kilogram dokumen penting milik Pemerintahan Pati dicuri. Ironisnya, proses pencurian dokumen tersebut dilakukan sebanyak lima kali selama periode 5 sampai 24 Agustus.

Sumber Masalah

Rendahnya kesadaran akan nilai penting arsip dalam menunjang kualitas tata kelola pemerintahan, serta pentingnya tertib pengelolaan arsip menjadi salah satu faktor utama yang menyebabkan timbulnya berbagai permasalahan dalam kegiatan kearsipan pemerintah. Hal inilah yang mendorong Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) untuk menginisiasikan Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip (GNSTA). Program ini bertujuan untuk meningkatkan kesadaran masyarakat, khususnya di kalangan pemerintahan terhadap pentingnya pengelolaan arsip pemerintahan.

Arsiparis, sebagai ujung tombak pengelolaan arsip di lingkungan pemerintahan memiliki peran penting dalam mensukseskan program GNSTA. Namun yang menjadi masalah, ketersediaan arsiparis di Indonesia masih jauh dari standar. Berdasarkan data yang dilansir dari www.anri.go.id, Indonesia hanya memiliki 3.252 arsiparis yang tersedia. Padahal, total kebutuhan formasi arsiparis mencapai 142.760 orang.

Besarnya selisih ketersediaan SDM dengan kebutuhan posisi arsiparis ini menjadi tantangan serius dalam mewujudkan tertib arsip di lingkungan pemerintahan. Terlebih, reformasi birokrasi menargetkan pengelolaan arsip pemerintahan kini mulai berfokus pada pemanfaatan arsip. Menanggapi hal tersebut, pemerintah harus mencari solusi atas kekurangan sumber daya manusia di bidang kearsipan ini. Disisi lain, pelatihan pegawai non-arsiparis membutuhkan waktu, tenaga, dan biaya. 

Alternatif Solusi Keterbatasan SDM Kearsipan

Ketika sumber daya internal tidak bisa memenuhi kebutuhan SDM kearsipan, instansi pemerintah dapat melibatkan pihak ketiga dalam melaksanakan fungsi-fungsi kearsipan. Melalui kerja sama dengan tim kearsipan profesional seperti PrimaDoc, Pemerintah dapat menutupi kurangnya jumlah SDM kearsipan dalam mengelola dokumen-dokumen pemerintahan. Cara ini dapat menjadi solusi yang instan dan efektif, karena tidak perlu mengadakan pelatihan pegawai. Tim kearsipan PrimaDoc yang profesional dapat langsung diandalkan untuk melakukan pengelolaan, pemeliharaan, pemusnahan hingga pengamanan arsip pemerintahan di instansi Anda. PrimaDoc, dengan layanan manajemen arsip, dapat menjadi solusi untuk kebutuhan pengelolaan dokumen cetak dalam implementasi Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE). Meskipun arsip digital mendominasi, kita tidak boleh mengabaikan perlunya pengelolaan dokumen fisik. PrimaDoc dapat membantu instansi Anda dalam menyelaraskan dan mengintegrasikan pengelolaan arsip cetak dengan teknologi digital, menjadikannya lebih efisien dan terjamin keamanannya. PrimaDoc siap menjadi mitra instansi Anda untuk mewujudkan tertib arsip sekaligus merampingkan proses transformasi digital kearsipan Anda. Hubungi tim marketing PrimaDoc dan dapatkan manfaat dari pengelolaan arsip yang holistik, dengan jaminan keamanan dan efisiensi!