Keuntungan Kelola Dokumen Digital dengan PrimaDoc

Jangan tunggu hingga kewalahan, kelola dokumen yang mulai menumpuk dengan DMS PimaDoc, dan mulai beralih ke dokumen digital 

Memiliki sikap antisipatif terhadap potensi masalah yang dapat timbul sewaktu-waktu merupakan kesadaran yang perlu dimiliki oleh setiap orang, terutama dalam bidang pekerjaan profesional. Di dalam hal perkantoran dan organisasi, hal ini sangat dibutuhkan terutama dalam bidang pengelolaan dokumen. 

Dokumen yang umumnya berbentuk cetak pada material kertas, umumnya mudah rusak maupun terselip. Menyimpannya dengan cara konvensional saja sudah terlampau ketinggalan zaman dan riskan. Kini waktunya Anda beralih ke cara modern yang lebih aman, kelola dokumen digital!

Kelola dokumen digital dengan DMS

Untuk beralih ke sistem tata kelola dokumen digital, instansi Anda perlu melakukan digitalisasi dokumen dengan mengubah format dokumen fisik menjadi dokumen elektronik, dan memaksimalkan kemudahan manajemen dan penggunaannya menggunakan Document Management System (DMS). DMS merupakan aplikasi pengelolaan file digital yang secara arsitektur dirancang untuk memberikan berbagai kemudahan dan fitur fungsional pendukung kearsipan. 

Keuntungan kelola dokumen digital 

Beralih dari sistem kearsipan analog ke tata kelola dokumen digital dapat membuat instansi Anda lebih adaptif terhadap perkembangan zaman, sekaligus mendatangkan berbagai kemudahan yang mampu meningkatkan performa. Berikut adalah hal-hal positif yang dapat meningkatkan tata kelola di tempat Anda. 

1. Mencari dokumen jadi mudah

Dengan mengadopsi tata kelola dokumen digital, Anda dapat dengan mudah mencari arsip dokumen tertentu berdasarkan nama, tanggal, maupun berbagai kategori yang umum maupun spesifik. 

2. Ruang penyimpanan tak terbatas

Tata kelola dokumen digital memungkinkan Anda menyimpan dokumen dengan berbagai format dengan ruang penyimpanan yang nyaris tak terbatas. Berbeda dengan ruang penyimpanan fisik yang sangat dipengaruhi oleh jumlah volume arsip, penyimpanan dokumen digital hanya memerlukan ruang penyimpanan fisik yang minimum namun dengan kapasitas ruang digital yang luas.

3. Menghindari risiko kehilangan dokumen

Dengan beralih ke tata kelola dokumen digital, Anda tak perlu lagi khawatir dengan kejadian dokumen yang terselip, terbuang, ataupun kelalaian tata manajemen dokumen lainnya yang menyebabkan kehilangan.

4. Keamanan dokumen terjamin

Sistem keamanan yang terdapat di dalam program atau aplikasi DMS dapat memberikan lapisan keamanan ekstra untuk penyimpanan arsip instansi Anda. Hal ini diperkuat dengan adanya hak akses terbatas yang hanya dimiliki oleh pihak-pihak berwenang. 

5. Hemat anggaran

Dengan memulai kearsipan digital, instansi Anda akan menghemat banyak pengeluaran untuk perkakas kantor seperti tinta, kertas, dan peralatan kantor lainya. Dengan demikian, tentu instansi Anda dapat mengefisiensikan anggaran. 

DMS PrimaDoc, solusi modern untuk masalah tata kelola dokumen kantor

Dalam memilih aplikasi DMS dan vendor yang tepat, Anda perlu mempertimbangkan efisiensi ruang digital yang tidak membebankan penyimpanan, maupun kapasitas prosesor pada komputer. Hal ini akan sangat mempengaruhi kecepatan pengoperasian dan akses file. Oleh sebab itu, DMS berbasis web seperti aplikasi PrimaDoc menjadi rekomendasi kami. 

Aplikasi PrimaDoc adalah aplikasi DMS yang berbasis web dan tidak membutuhkan proses pemasangan atau instalasi ke sistem komputer. Dengan demikian, pegawai Anda tak perlu repot mempersiapkan pemakaian. Cukup dengan mengakses browser yang telah tersedia di komputer, buka situs DMS PrimaDoc, dan penyimpanan dokumen Anda langsung siap untuk dipergunakan. 

Tertarik untuk mencoba? Kabar baik untuk Anda! Aplikasi PrimaDoc hadir dalam versi demo yang dapat segera diuji coba sebelum pembayaran. Jadi, tunggu apa lagi? Segera rasakan kemudahan beralih ke tata kelola dokumen digital dengan program uji coba PrimaDoc!