Saatnya Wujudkan Efektivitas Tata Kelola Kearsipan di Era Digital!
Pada era digital yang sudah serba cepat, efektivitas pengelolaan arsip yang meningkat bukan lagi pilihan, tetapi menjadi kebutuhan yang semakin mendesak.
Permasalahannya, belum semua perusahaan menyadari hal tersebut, sehingga tata kelola kearsipan konvensional masih dipertahankan. Kalaupun adopsi teknologi dilakukan, maka hanya sebatas produksi dokumen yang dilakukan dengan aplikasi word processing yang didistribusikan dengan media hard disk atau juga flash drive.
Hal ini tentunya kurang efisien, karena tidak adanya langkah mitigasi yang mampu menjamin agar semua dokumen tersebut aman dari bahaya kerusakan, pencurian hingga bencana alam yang dapat terjadi dengan tiba-tiba.
Oleh karena itu, sudah saatnya Anda mempersiapkan diri untuk menghadapi era digital dengan sistem pengelolaan dokumen elektronik yang lebih baik!
Bagaimana perusahaan Anda dapat mewujudkan efektivitas tata kelola kearsipan yang lebih efektif dan efisien? Berikut ulasan selengkapnya!
Pentingnya Meningkatkan Efektivitas Pengelolaan Arsip di Era Digital
Perlu Anda pahami, efektivitas pengelolaan arsip yang diimplementasikan pada era digital memiliki perbedaan dibanding masa terdahulu. Setidaknya ada 4 alasan utama mengapa arsip elektronik menjadi lebih penting, yaitu:
1. Mengikuti kebutuhan zaman pada era digital
Era digital menawarkan tantangan yang lebih kompleks dibanding sebelumnya, sehingga perusahaan tidak lagi dapat bertahan dengan cara yang sama.
Di sinilah kehadiran sistem informasi dalam bentuk aplikasi kearsipan digital sangat dibutuhkan untuk memenuhi berbagai kebutuhan yang semakin meningkat, terutama dalam hal efisiensi dan efektivitas penggunaan dokumen untuk operasional bisnis sehari-hari.
Dengan adanya aplikasi kearsipan, waktu tunggu untuk penggunaan dokumen menjadi lebih singkat, yang dapat berdampak pada peningkatan kualitas dan performa pekerjaan dalam setiap divisi yang dapat diintegrasikan dengan dukungan teknologi yang tepat.
2. Meminimalisir terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan
Langkah mitigasi kearsipan pada era digital pun sudah sepenuhnya berubah. Jika sebelumnya seluruh arsip akan disimpan dalam media penyimpanan seperti flashdisk atau juga hard disk eksternal, kini hal tersebut sudah jauh berkembang, khususnya berkat adanya teknologi cloud computing dan juga sistem penyimpanan berbasis server on premise. Mengapa hal tersebut penting?
Cara penyimpanan berbasis fisik memiliki keterbatasan karena sulit didistribusikan dengan cepat, yang kurang efisien dan efektif bagi perusahaan dengan banyak cabang di berbagai kota.
Oleh karena itu, sistem seperti aplikasi Document Management System (DMS) yang didukung media penyimpanan berbasis server atau cloud sangat penting pada era digital.
3. Berperan aktif dalam gerakan go green
Dalam skala global, ada desakan dari Persatuan Bangsa-Bangsa (PBB) dan kesepakatan bersama untuk mengurangi pemanasan global pada era digital. Gerakan seperti go green pada berbagai industri pun ikut bermunculan untuk mengakomodir inisiatif tersebut.
Salah satu cara yang bisa dilakukan perusahaan Anda untuk berperan aktif di dalamnya adalah dengan perlahan-lahan beralih menggunakan arsip digital dan mengurangi penggunaan kertas.
Di sinilah kehadiran tata kelola kearsipan digital menjadi sangat penting, karena dapat menjadi inisiatif sederhana bagi perusahaan untuk memulai transformasi digital, dimulai dari cara pemrosesan arsip yang diubah fokusnya pada format digital.
4. Sentimen keamanan arsip yang berkembang
Di tengah kabar berisik seputar kebocoran informasi dan dokumen yang santer muncul di media massa, sentimen akan keamanan arsip ikut meningkat. Perusahaan atau juga instansi pemerintahan harus mampu meningkatkan layer keamanan informasi dan dokumen yang dimiliki dengan lebih baik.
Caranya adalah dengan menggunakan aplikasi DMS yang telah dilengkapi lapisan keamanan tingkat tinggi, contohnya seperti kunci enkripsi yang dapat menjauhkan sistem kearsipan dari tangan jahil peretas yang mengintai dari mana saja pada era digital seperti saat ini.
Solusi untuk Kearsipan pada Era Digital dari PrimaDoc
Bagi Anda yang sedang mempertimbangkan opsi untuk bekerjasama dengan vendor kearsipan yang menyediakan solusi sistem kearsipan era digital, maka saatnya Anda berkenalan dengan aplikasi PrimaDoc!
PrimaDoc merupakan salah satu vendor kearsipan ternama yang menghadirkan solusi yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan Anda, sehingga fitur yang dimiliki dapat dikustomisasi agar pengelolaan arsip digital yang Anda lakukan jadi lebih efektif dan efisien.
Selain itu, PrimaDoc juga menyediakan aplikasi DMS yang ready to use dan dapat Anda coba terlebih dahulu dalam format demo untuk memastikan agar aplikasi yang digunakan dapat benar-benar membantu Anda menyelesaikan masalah kearsipan yang dihadapi.
Jadi, sudah saatnya Anda memantapkan diri untuk beralih ke pengelolaan arsip elektronik pada era digital bersama PrimaDoc!
Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut? Hubungi tim marketing PrimaDoc sekarang juga! (Pradana)
