Data Fisik menumpuk, Alih Media Dulu
Arsip fisik pemerintahan yang menumpuk mulai mengganggu? Atasi dengan alih media arsip!
Kegiatan penyelenggaraan pemerintahan akan selalu menghasilkan rekaman berupa informasi dan data dalam bentuk dokumen. Meskipun dewasa ini penyimpanan dokumen telah banyak dilakukan secara digital, masih banyak instansi maupun kantor pemerintahan daerah yang masih menggunakan dokumen cetak.
Situasi ini kerap menimbulkan berbagai masalah terkait manajemen dokumen, salah satunya penumpukan dokumen. Lalu bagaimana solusinya? Alih media arsip jawabannya.
Masalah yang ditimbulkan tata kelola arsip cetak
Informasi dan data yang merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam bentuk kertas cetak, gambar, maupun file digital adalah dokumen arsip. Arsip secara spesifik diatur dalam sebuah standar pengelolaan dan aturan yang dibawahi oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Walaupun demikian, masalah-masalah tata kelola arsip, terutama arsip analog atau dokumen cetak, tidak dapat terhindarkan.
Secara garis besar, terdapat berbagai masalah yang umum terjadi pada tata kelola arsip kertas. Yang pertama adalah tempat penyimpanan yang cenderung lebih memakan tempat. Hal ini disebabkan karena faktor lainnya, yaitu dokumen yang terus bertambah dan menumpuk. Selanjutnya, dokumen yang menumpuk cenderung akan mudah tercecer dan terselip. Pengaruh signifikan dari situasi ini adalah sulitnya melakukan pencarian dokumen, dan dokumen yang terpapar faktor-faktor penyebab kerusakan.
Dokumen kertas dan risiko pelestarian arsip yang terganggu
Setelah mengetahui berbagai masalah yang kerap dihadapai manajemen dokumen kertas, berikutnya Anda perlu memahami signifikansinya terhadap kearsipan itu sendiri. Arsip, terutama arsip yang bernilai guna tinggi seperti arsip vital, perlu dilestarikan karena mengandung informasi dan data yang esensial.
Arsip-arsip yang memiliki nilai tinggi karena berisi informasi penting yang diperlukan oleh pembuatnya seharusnya dijaga dan dilestarikan. Bahkan, jika data dan kontennya memiliki nilai yang relevan bagi pihak lain selain pembuat arsipnya, maka sudah seharusnya arsip tersebut dijaga dengan baik. Salah satu cara yang efektif untuk memastikan pelestarian arsip yang memiliki nilai ini adalah melalui proses digitalisasi arsip.
Alih media arsip sebagai bentuk pelestarian arsip
Untuk menjamin pelestarian arsip, instansi Anda dapat membuat kebijakan tentang alih media arsip. Alih media arsip merupakan proses pengalihan media arsip dari satu bentuk media ke bentuk media lainnya, dengan menggunakan alat pemindai dalam rangka penyelamatan fisik dan data informasi arsip. Proses ini memiliki dasar aturan yang bersumber dari Peraturan Pemerintah tahun 2012 mengenai pelaksanaan Undang Undang No. 43 Tahun 2009 pasal 49 tentang Kearsipan, yang membahas tuntas perlunya kebijakan alih media arsip bagi tiap instansi.
Oleh karena pentingnya arsip sebagai pusat data dan informasi, khususnya dalam hal ini adalah arsip pemerintahan, proses alih media arsip menjadi sangat esensial. Upaya ini dapat membantu melestarikan arsip dengan cara menciptakan salinan digital yang tersimpan secara elektronik, baik di dalam perangkat keras, maupun di sebuah penyimpanan kolektif berbasis internet seperti Pusat Data Nasional (PDN) yang saat ini tengah dikembangkan dan disempurnakan.
Dengan melakukan alih media arsip, instansi Anda juga dapat dengan lebih mudah merealisasikan digital government atau yang juga disebut Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE). Hal ini berkenaan juga dengan penerapan SPBE sebagai sebuah kewajiban bagi seluruh instansi maupun pemerintahan daerah di Indonesia.
Lalu, bagaimana cara paling efektif dan efisien untuk melakukan alih media arsip? Gunakan layanan kearsipan PrimaDoc saja! PrimaDoc adalah perusahaan penyedia jasa kearsipan, baik digital maupun konvensional. Instansi Anda dapat mempercayakan Alih media kepada tim kami yang telah memiliki sertifikat ANRI dan memiliki etika arsiparis dan kearsipan. Sehingga, Anda tak perlu khawatir soal keamanan maupun hal-hal lainnya di luar kebutuhan instansi Anda.
Ingin lebih jauh mengenal layanan alih media arsip? Hubungi tim marketing PrimaDoc melalui WhatsApp sekarang juga!
