Solusi Alih Daya Document Control untuk Industri Energi dan Tambang
Industri energi dan tambang memainkan peran vital dalam pertumbuhan ekonomi global. Namun, perusahaan di industri ini kerap menghadapi banyak tantangan document control, terkait administrasi, perizinan, dan birokrasi. Sebuah solusi efektif yang mampu membawa proses manajemen dokumen kepada kemudahan haruslah Anda miliki untuk menghindari kendala-kendala teknis, maupun mempertahankan bisnis di tengah situasi global yang tak menentu.
Salah satu cara yang dapat membantu perusahaan mencapai keteraturan dan transparansi dalam hal dokumen dan arsip adalah dengan solusi alih daya. Apa itu alih daya document control dan bagaimana perannya dalam meningkatkan kinerja organisasi?
Tantangan bagi perusahaan energi dan tambang
Dalam dunia industri energi dan tambang, terdapat banyak faktor yang mempengaruhi fluktuasi tren pasar dan harga, menghadapkan perusahaan pada situasi yang tidak menentu secara terus menerus. Kita ambil contoh konflik timur tengah dan tren kendaraan listrik sebagai contoh. Pada dua tiga tahun terakhir ini, banyak sekali perubahan dalam hal kebijakan, konflik kepentingan, dan pergeseran tren pasar akibat perang yang terjadi di timur tengah dan perbatasan Ukraina. Di sisi lain, terjadi penurunan harga timah beberapa kali sekalipun tren mobil listrik terus meningkat.
Kedua hal tersebut dapat memposisikan bisnis dan organisasi tempat Anda bekerja pada posisi berjaga dan adaptabilitas tinggi. Laporan finansial dan perpajakan yang berkaitan dengan industri perlu mendapat pengelolaan yang baik. Oleh karenanya, document control menjadi tugas yang berperan vital untuk mendukung kelancaran bisnis.
Solusi alih daya document control dengan Document Management System
Alih daya document control adalah salah satu cara yang dapat Anda andalkan untuk memperkuat sistem pengendalian dokumen perusahaan. Alih daya merupakan sebuah layanan yang menawarkan pengelolaan dokumen, pengarsipan, dan pengendalian dokumen oleh para profesional terlatih di bidang kearsipan, kepustakaan, dan regulasi informasi, khususnya dalam konteks perusahaan.
Bersama tim profesional bersertifikasi ISO dan ANRI(Arsip Nasional Republik Indonesia), tugas document control seperti mengatur dokumen yang keluar dan masuk, pengorganisasian, penyimpanan, dan retensi dokumen dapat lebih terjaga kualitas pengerjaannya. Terlebih, tim profesional seperti PrimaDoc memiliki sistem digital pendukung berbasis aplikasi yang mampu mengerjakan tugas-tugas tersebut secara semi-automasi, yaitu aplikasi Document management System (DMS).
DMS adalah perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola, menyimpan, dan mampu melacak dokumen elektronik yang dilengkapi dengan manajemen aset digital, pencitraan dokumen (document imaging), sistem alur kerja, dan sistem pengelolaan arsip. Aplikasi DMS bertujuan untuk mengefisiensikan proses bisnis untuk meningkatkan produktivitas, akuntabilitas, dan mengurangi biaya.
Manfaat Solusi Alih Daya Document Control dengan DMS
Dengan alih daya document control dengan memanfaatkan DMS, perusahaan Anda dapat memiliki beragam dampak positif sebagai berikut:
- Peningkatan efisiensi, DMS mengotomatiskan tugas-tugas pengelolaan dokumen, menghemat waktu dan sumber daya.
- Peningkatan akuntabilitas, Melacak aktivitas terkait dokumen, meningkatkan transparansi dan akuntabilitas. Pelajari juga, cara mewujudkan transparansi administrasi untuk perusahaan tambang dan Migas.
- Mengurangi risiko, Mengontrol akses dokumen sensitif dan mencegah kebocoran data.
- Mematuhi regulasi, Memastikan kepatuhan terhadap regulasi terkait pengelolaan dokumen.
- Meningkatkan kolaborasi, Memungkinkan berbagi dokumen dengan mudah antara rekan kerja dan mitra bisnis.
- Mengurangi biaya, Menghemat biaya penyimpanan fisik dan biaya tenaga kerja terkait pengelolaan dokumen manual.
Alih daya document control dengan DMS adalah langkah penting untuk meningkatkan efisiensi, akuntabilitas, dan kepatuhan di industri energi dan tambang. Dengan solusi yang tepat, perusahaan dapat mengoptimalkan operasi bisnis sambil mengurangi biaya dan risiko, dan di saat yang bersamaan mengimplementasikan skalabilitas tanpa batas yang berkelanjutan.
Tertarik untuk mengetahui layanan ini lebih lanjut? Diskusikan kebutuhan Anda dengan menghubungi tim PrimaDoc. Temukan solusi yang tepat untuk kebutuhan document control perusahaan Anda!
