Inilah perbandingan antara Merekrut SDM Kearsipan dan Menggunakan Jasa Kearsipan
Dalam menjalankan bisnis usahanya, setiap perusahaan pasti menghasilkan dokumen baru, atau menambahkan catatan baru ke dalam dokumen yang sebelumnya sudah ada. Beberapa dokumen bahkan dibuat setiap harinya. Hal ini mengakibatkan jumlah arsip yang dimiliki perusahaan akan terus bertambah banyak seiring dengan berjalannya waktu.
Semakin banyak arsip yang dimiliki oleh perusahaan akan berakibat pada semakin besar beban kerja untuk mengelola arsip perusahaan. Beban kerja ini pada waktunya tidak dapat lagi ditangani oleh karyawan yang ada karena keterbatasan kapasitas. Jika dihadapkan pada kondisi ini, secara umum terdapat 2 (dua) alternatif solusi yang biasanya diambil perusahaan, yaitu merekrut karyawan yang menangani arsip secara khusus atau menggunakan jasa kearsipan profesional.
Merekrut Karyawan atau menggunakan Jasa Kearsipan?
Masing-masing alternatif memiliki keuntungan dan konsekuensi yang berbeda. Dalam pengambilan keputusan penyelesaian masalah, tentu perusahaan mengambil solusi yang paling efektif dan efisien bukan? Untuk mengetahui alternatif mana yang lebih efektif dan efisien di antara keduanya, perlu dipahami dulu keuntungan dan konsekuensi dari rekrutmen karyawan baru atau menggunakan jasa kearsipan berikut:
1. Rekrutmen karyawan baru
Menambah karyawan secara otomatis pasti akan menambah kapasitas perusahaan Anda. Karyawan yang direkrut tentu saja harus memiliki kualifikasi di bidang administrasi data. Melalui rekrutmen baru ini, akan ada tambahan karyawan baru yang bergabung dengan perusahaan Anda dan ikut bekerja bersama karyawan lain di lingkungan perusahaan sesuai dengan jam kerja yang berlaku.
Akan tetapi, rekrutmen karyawan juga akan menimbulkan berbagai konsekuensi yang harus dipenuhi. Pertama, setiap perusahaan pasti memiliki SOP kerja yang berbeda-beda. SOP kerja di satu perusahaan belum tentu sama dengan perusahaan lainnya, meskipun dalam bidang atau divisi yang sama. Meskipun Anda merekrut karyawan yang memiliki pengalaman kerja, Anda tetap harus memberikan pelatihan atau training kepada karyawan baru agar dapat bekerja dengan sistem yang diterapkan di perusahaan Anda.
Konsekuensi yang kedua tentunya adalah biaya, tenaga dan waktu untuk melakukan rekrutmen. Anda harus memfokuskan sebagian sumber daya perusahaan untuk mendapatkan karyawan baru, mulai dari memasang iklan lowongan kerja hingga tandatangan kontrak dan training karyawan baru. Proses rekrutmen ini juga akan menghabiskan waktu, tenaga dan biaya yang tidak sedikit.
Terakhir, tentunya perusahaan Anda juga harus siap dengan pengeluaran gaji dan tunjangan untuk karyawan baru. Seiring dengan bertambahnya karyawan baru, pengeluaran untuk gaji dan tunjangan karyawan pasti akan bertambah sesuai dengan jumlah karyawan yang Anda rekrut. Pengeluaran ini akan terus bertahan minimal sampai jangka waktu kontrak karyawan habis atau hingga karyawan tersebut memutuskan untuk berhenti.
2. Menggunakan jasa kearsipan profesional
Alternatif kedua, Anda tetap dapat menambah kapasitas kerja pengelolaan arsip perusahaan yang semakin banyak tanpa melakukan rekrutmen SDM, yaitu dengan menggunakan jasa kearsipan. Tim profesional akan membantu mengelola arsip perusahaan yang tidak dapat ditangani oleh karyawan perusahaan Anda, meskipun mereka tidak selalu berada di kantor.
Keuntungan dari menggunakan jasa kearsipan adalah tidak perlu mengeluarkan tenaga, biaya dan waktu untuk rekrutmen SDM. Anda juga tidak perlu mengadakan pelatihan karena jasa kearsipan telah didukung oleh orang-orang yang profesional di bidangnya. Khususnya jika Anda menggunakan jasa pengelolaan arsip yang didukung oleh SDM bersertifikat seperti PrimaDoc.
Besar biaya yang dibayarkan ke penyedia jasa kearsipan juga disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Anda dapat memanggil mereka kapanpun dibutuhkan. Dengan demikian, Anda tidak perlu mengeluarkan sejumlah anggaran secara rutin. Hal ini menjadikan pengeluaran operasional perusahaan relatif lebih efisien daripada rekrutmen SDM baru.
Mana yang Lebih Efektif dan Efisien?
Jika dibandingkan antara kedua alternatif tersebut, secara umum dapat dilihat bahwa menggunakan jasa kearsipan jauh lebih efektif dan efisien untuk mengatasi kebutuhan pengelolaan arsip perusahaan yang bertambah banyak. Manajemen arsip akan berjalan secara lebih efektif karena dukungan SDM yang telah berpengalaman dan profesional, seperti tim kearsipan PrimaDoc.
Selain jasa kearsipan, PrimaDoc juga menyediakan berbagai layanan untuk pemeliharaan arsip seperti konservasi arsip, preservasi hingga restorasi arsip. Berbagai layanan tersebut akan membantu perusahaan Anda untuk menjaga agar arsip tidak mudah mengalami kerusakan meskipun disimpan di gudang dalam waktu yang relatif lama.
Tertarik untuk berdiskusi lebih banyak tentang berbagai layanan kearsipan PrimaDoc? Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk informasi selengkapnya! (Septiani)
