Era Teknologi Modern, Digitalisasi Dokumen Logistik Tak Terhindarkan
Sudahkah digitalisasi dokumen logistik dimulai pada perusahaan Anda? Jangan sampai terlambat, karena hal ini dapat berdampak pada perkembangan bisnis Anda pada masa depan. Apalagi mengingat perusahaan logistik harus terus berinovasi untuk terus mengikuti perkembangan zaman, tentunya digitalisasi dokumen dapat menjadi langkah awal agar perusahaan Anda dapat memulai transformasi agar operasional bisnis menjadi lebih efisien.
Lalu, bagaimana jika ternyata kita tidak tahu bagaimana memulai digitalisasi dokumen logistik? Untuk itu, informasi ini tidak ingin Anda lewatkan. Berikut penjelasan selengkapnya!
Apa itu Digitalisasi Dokumen Logistik?
Perlu Anda ketahui, digitalisasi merujuk pada proses alih media dokumen dan juga pengelolaannya dari format fisik menjadi digital atau elektronik agar dapat diakses dengan lebih mudah.
Oleh karena itu, dapat disimpulkan bahwa digitalisasi dokumen logistik adalah proses peralihan dokumen milik perusahaan logistik dan juga informasi yang terkandung di dalamnya dalam bentuk digital, yang selanjutnya dapat dikelola dengan bantuan sistem manajemen arsip seperti Document Management System (DMS) yang telah banyak digunakan oleh perusahaan pada industri lainnya, seperti pertambangan, perbankan, hingga farmasi.
Mengapa Digitalisasi Dokumen Logistik Dibutuhkan?
Di tengah era digital yang semakin berkembang pesat, banyak perusahaan logistik yang sudah beralih dari cara konvensional dalam pengelolaan dokumennya. Hal ini sangat dibutuhkan, mengingat perusahaan logistik harus dapat berbagi informasi dengan cepat bersama banyak cabang yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia.
Langkah pertama yang dilakukan agar adopsi pengelolaan dokumen digital ini tentunya dimulai dari digitalisasi dokumen logistik. Setidaknya ada empat alasan utama mengapa proses ini dibutuhkan, meliputi:
1. Mengurangi penggunaan kertas (paperless)
Pengurangan penggunaan kertas atau lazim dikenal dengan sebutan paperless dapat menyelamatkan Anda dari biaya yang membengkak akibat proses printing yang membutuhkan kertas dan juga tinta printer yang tidak sedikit jumlahnya.
Selain itu, dengan beralih melakukan digitalisasi dokumen logistik menjadi sepenuhnya paperless, Anda juga dapat meningkatkan nilai (value) perusahaan di mata publik sebagai perusahaan yang lebih sadar dan peduli dengan lingkungan. Tentunya citra yang baik ini akan meningkatkan potensi perusahaan Anda berkembang untuk jangka pendek dan panjang.
2. Tidak ketinggalan dari kompetitor lainnya
Di tengah kompetisi bisnis logistik yang semakin berat, kehadiran digitalisasi dokumen logistik juga dapat membantu Anda dalam memenangkan hati konsumen.
Dengan mengandalkan informasi yang lebih cepat dan juga integrasi proses kearsipan bagi semua cabang, nantinya Anda dapat unggul dalam hal kecepatan verifikasi dan juga information sharing dengan konsumen. Hal ini sangat penting karena konsumen Anda juga membutuhkan transparansi dalam proses pengiriman kargo yang dipercayakan kepada perusahaan Anda.
3. Perawatan yang lebih mudah dan minim risiko
Digitalisasi dokumen logistik juga memungkinkan agar proses perawatan arsip dan dokumen yang Anda miliki juga jadi lebih mudah. Tidak lagi dibutuhkan ruangan yang terlalu besar dan juga pengaturan ruangan yang menjadikan pengeluaran membengkak.
Setelah proses digitalisasi selesai, Anda juga dapat melakukan back up untuk semua dokumen yang dimiliki dengan lebih efisien dan efektif. Langkah ini sangat dibutuhkan sebagai langkah mitigasi menghadapi bencana yang dapat memporak porandakan departemen kearsipan Anda.
4. Proses validasi dokumen yang lebih cepat
Perusahaan logistik juga membutuhkan digitalisasi dokumen logistik agar proses validasi menjadi lebih cepat. Hal ini sangatlah dibutuhkan, mengingat sektor logistik biasanya membutuhkan efisiensi waktu agar proses pengiriman kargo menjadi tepat waktu.
Langkahnya juga terbilang sederhana. Setelah proses digitalisasi dokumen logistik selesai, Anda hanya perlu mengaksesnya menggunakan aplikasi DMS yang tersedia melalui PrimaDoc.
Solusi Digitalisasi Dokumen yang Tepat
Percayakan kebutuhan digitalisasi dokumen logistik Anda kepada PrimaDoc. Dengan pengalaman bertahun-tahun dalam bidang kearsipan yang dibuktikan melalui sertifikasi ISO 9001 yang diperoleh, PrimaDoc menyediakan solusi alih media dokumen yang Anda butuhkan.
Selain itu, spesifikasi digitalisasi juga dapat disesuaikan dengan yang Anda inginkan, sehingga biaya investasi yang dikeluarkan lebih terukur.
Jadi, siap memulai digitalisasi dokumen logistik bersama PrimaDoc? Hubungi tim marketing kami sekarang juga untuk informasi selengkapnya! (Pradana)
