Optimalkan Digitalisasi Dokumen untuk Pacu Bisnis Perusahaan Logistik Anda
Apakah Anda sedang mencari solusi yang tepat untuk mengoptimalkan operasional bisnis yang dimiliki? Saatnya Anda berkenalan dengan digitalisasi dokumen!
Solusi digitalisasi dokumen telah cukup lama dikenal oleh berbagai industri tanah air, mulai dari industri perbankan, farmasi, hingga firma hukum telah memulai adopsi dokumen dalam format digital untuk mendukung efisiensi dan juga efektivitas penyebaran informasinya.
Untuk itu, jika Anda belum memulai proses digitalisasi pada perusahaan logistik yang dikelola, maka sekarang adalah saat yang tepat. Bagaimana langkah untuk memulainya? Berikut adalah penjelasan selengkapnya yang tidak ingin Anda lewatkan!
Mengenal Digitalisasi Dokumen bagi Perusahaan Logistik
Perlu Anda ketahui, digitalisasi dokumen sebenarnya merujuk pada proses alih media dokumen dari bentuk fisik yang tercetak di kertas menjadi bentuk digital yang tersimpan di server atau media penyimpanan lainnya.
Tahapan penyimpanan dokumen dengan metode ini juga cukup berbeda dengan metode yang biasa digunakan untuk pengelolaan dokumen atau arsip konvensional.
Menurut Muhidin dan Hendri dalam buku yang berjudul “Manajemen Kearsipan Untuk Organisasi Bisnis, Sosial Politik dan Kemasyarakatan”, tahapan digitalisasi dokumen arsip dapat dijelaskan sebagai berikut:
- Menyiapkan dokumen, khususnya dokumen dan surat yang nantinya akan Anda digitalisasi menggunakan metode yang telah ditentukan.
- Proses scanning atau alih media, menggunakan scanner biasa atau juga perangkat yang lebih canggih seperti OCR yang memungkinkan dokumen disimpan dalam format PDF dan DOC yang dapat disunting untuk berbagai kebutuhan.
- Membuat folder pada perangkat komputer atau server, tahapan ini dapat dilakukan secara mandiri atau juga dengan bantuan aplikasi seperti Document Management System (DMS).
- Membuat hyperlink, yaitu menghubungkan antara indeks kearsipan dengan hasil digitalisasi dokumen untuk memudahkan temu kembali informasi.
- Membuat kelengkapan administrasi digitalisasi dokumen, yang terdiri dari surat keputusan alih media dokumen, berita acara persetujuan, berita acara legalitas alih media, daftar arsip usul alih media dan juga daftar arsip yang telah dialih media.
Manfaat Digitalisasi Dokumen bagi Perusahaan Logistik
Untuk lebih meyakinkan Anda dalam memulai proses digitalisasi dokumen, Anda pun perlu mengetahui berbagai manfaat dari digitalisasi atau alih media bagi perusahaan logistik. Beberapa di antaranya meliputi:
1. Pengendalian dan pengawasan yang lebih mudah
Pengendalian (controlling) dan pengawasan (monitoring) merupakan beberapa di antara aktivitas perusahaan logistik yang krusial, karena aktivitas ini memuat proses agar keseluruhan informasi yang tersebar di setiap cabang konsisten dan juga valid.
Hal ini dapat dicapai jika Anda telah melakukan digitalisasi dokumen, yang memungkinkan keseluruhan proses di atas dilakukan dari jarak jauh. Dengan begitu, proses controlling dan monitoring menjadi lebih efisien.
2. Penyebaran informasi yang lebih cepat
Ingin memenangkan kompetisi di era digital? Maka sudah saatnya Anda memulai digitalisasi dokumen sedini mungkin, karena dokumen yang tersedia secara digital memungkinkan penyebaran informasi yang lebih cepat. Tentunya hal ini sangat mempengaruhi kinerja karyawan, sehingga produktivitas kerja dan potensi pendapatan juga ikut meningkat.
3. Akurasi data barang yang lebih tinggi
Perusahaan logistik sangat membutuhkan akurasi dalam mencocokkan data barang dan juga paket yang terkirim. Hal ini dapat diwujudkan dengan adanya digitalisasi dokumen, yang memungkinkan informasi terkait barang yang dibutuhkan dapat dikirimkan dengan mudah tanpa memerlukan proses pengiriman tatap muka yang memakan banyak waktu.
Proses ini juga dapat menjadikan perusahaan logistik yang Anda kelola lebih efisien dan efektif dalam operasional bisnis, karena otomasi administrasi dapat tercipta dan potensi untuk berkembang pesat menjadi lebih terbuka lebar.
Solusi PrimaDoc untuk Digitalisasi Dokumen Logistik
Bagaimana jika ternyata Anda kesulitan dalam melakukan digitalisasi dokumen sendiri? Hal ini tidak perlu lagi Anda pusingkan, karena PrimaDoc telah hadir dengan solusi alih media dokumen yang didesain khusus untuk memenuhi kebutuhan perusahaan logistik Anda.
Dengan dukungan staf yang berpengalaman dalam bidang kearsipan, teknologi terkini yang memungkinkan dokumen digital siap digunakan (tidak hanya berbentuk gambar), hingga aplikasi web based yang dapat mendukung proses indexing dan pengelolaan dokumen yang lebih optimal, tentunya PrimaDoc merupakan pilihan tepat untuk Anda.
Tertarik mengetahui lebih lanjut mengenai solusi digitalisasi dokumen dari PrimaDoc? Hubungi tim marketing PrimaDoc sekarang juga untuk informasi selengkapnya! (Pradana)
