Jasa Pengelolaan Arsip Memudahkan Anda Menemukan Dokumen dengan Cepat
Di tengah masa pertukaran informasi yang cepat ini, keberadaan jasa pengelolaan arsip menjadi lebih penting dari sebelumnya, khususnya untuk menemukan dokumen dengan cepat. Apalagi jika ternyata volume dokumen yang Anda miliki cukup banyak, tentunya keberadaan pihak ketiga yang membantu pengelolaan arsip sangatlah dibutuhkan, mengingat tidak semua perusahaan atau instansi pemerintahan yang memiliki pengetahuan dan sumber daya manusia yang mumpuni untuk mengelola arsip sesuai dengan standar perundang-undangan yang berlaku.
Lantas, bagaimana peran jasa pengelolaan arsip dalam membantu sebuah organisasi untuk menemukan dokumen dengan cepat? Berikut adalah ulasan selengkapnya!
Memberikan Konsultasi Sistem Pengelolaan Arsip
Permasalahan sistem adalah hal utama yang harus dibenahi oleh jasa pengelolaan arsip, mengingat sistem merupakan cara yang tepat untuk menemukan dokumen dengan cepat. Biasanya, vendor pengelolaan arsip profesional akan melakukan konsultasi terlebih dahulu untuk mengetahui kendala atau juga masalah pada sistem yang dimiliki.
Setelah masalah tersebut ditemukan, barulah perusahaan jasa pengelolaan arsip menyarankan solusi untuk menanggulangi masalah yang terjadi dan melakukan pencegahan agar hal yang serupa tidak terjadi di masa yang akan datang.
Jika Anda menggunakan PrimaDoc, maka konsultasi kearsipan akan dilakukan oleh tim profesional yang nantinya melakukan penilaian menyeluruh terhadap sistem kearsipan Anda. Beberapa hal yang masuk dalam kriteria penilaian adalah:
- Pemberkasan dokumen
- Manajemen arsip statis
- Manajemen arsip dinamis
- Tata cara surat-menyurat
- Penggunaan sistem kearsipan
- Pengembangan sistem manajemen record
- Retensi arsip
Dari seluruh kriteria di atas, barulah kemudian PrimaDoc akan memberikan solusi yang sesuai dengan permasalahan yang dihadapi. Jadi, konsultasi untuk mengatur kembali arsip yang kacau adalah prioritas utama.
Menentukan Sistem Kearsipan yang Tepat
Setelah konsultasi selesai dan akar masalah ditemukan, maka langkah selanjutnya yang akan dilakukan oleh oleh perusahaan penyedia jasa pengelolaan arsip seperti PrimaDoc akan berdiskusi dengan Anda untuk untuk menemukan sistem penyimpanan arsip yang dapat memudahkan Anda untuk menemukan dokumen dengan cepat.
Sebagai informasi untuk Anda, saat ini ada beberapa sistem kearsipan yang biasanya digunakan oleh perusahaan dan juga instansi pemerintahan, yaitu:
- Sistem penyimpanan berdasarkan tanggal, merupakan sistem penyimpanan arsip berdasarkan urutan waktu pembuatan dokumen atau juga waktu diterima maupun dikirimnya surat dalam sebuah organisasi.
- Sistem penyimpanan berdasarkan abjad, merupakan sistem penyimpanan arsip yang biasanya digunakan untuk dokumen berdasarkan subjek, geografis, atau juga nama.
- Sistem penyimpanan berdasarkan masalah, adalah sistem penyimpanan arsip dengan cara mengelompokkannya berdasarkan masalah yang sama untuk selanjutnya dipecah menjadi sub-masalah untuk kebutuhan pengambilan keputusan.
- Sistem penyimpanan berdasarkan wilayah geografis, merupakan pengelompokan arsip berdasarkan wilayah geografis.
Jika Anda telah memilih sistem penyimpanan arsip yang sesuai, maka selanjutnya vendor penyedia jasa pengelolaan arsip akan menata informasi yang terdapat di dalam setiap dokumen, baik secara fisik maupun digital. Contohnya, dengan menggunakan aplikasi Document Management System (DMS) dari PrimaDoc.
Membuat Daftar Arsip yang telah Tersimpan
Setelah konsultasi dan juga pemilihan sistem penyimpanan arsip selesai, maka peran perusahaan penyedia jasa pengelolaan arsip selanjutnya adalah membuat daftar arsip dan dokumen yang telah sukses tersimpan melalui sistem penyimpanan arsip yang baru.
Nantinya, daftar yang berisi informasi mengenai arsip dan dokumen yang telah selesai dikerjakan dapat dijadikan sebagai pedoman untuk penemuan kembali arsip yang Anda miliki, baik arsip fisik maupun digital. Oleh karena itu, untuk membantu Anda dalam menemukan dokumen dengan cepat, maka aplikasi penyimpanan arsip dari PrimaDoc dapat menjadi solusi yang dipertimbangkan.
Aplikasi PrimaDoc merupakan sebuah software yang dapat diakses melalui browser, dengan hanya memanfaatkan jaringan internet, tanpa perlu diinstal terlebih dahulu pada laptop atau komputer seperti aplikasi milik jasa pengelolaan arsip lainnya. Dengan begitu, Anda dapat menggunakannya dari mana saja dan kapan saja, sehingga solusi ini memungkinkan Anda untuk bekerja secara mobile.
Tentunya hal tersebut sangat memudahkan, mengingat work from home sudah menjadi praktik yang normal dalam menghadapi pandemi. Jadi, menemukan dokumen dengan cepat untuk kebutuhan perusahaan atau instansi pemerintahan bukan lagi sekedar impian. Bersama PrimaDoc, seluruh kebutuhan kearsipan Anda dapat terpenuhi.
Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut? Hubungi tim marketing PrimaDoc sekarang juga untuk informasi selengkapnya mengenai jasa pengelolaan arsip dan solusi kearsipan lainnya dari PrimaDoc! (Pradana)
