Hapuskan Korupsi dengan DIgitalisasi Arsip Pemerintahan
Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) adalah sebuah terobosan untuk pengelolaan arsip pemerintahan yang memanfaatkan teknologi digital. Dengan adanya sistem ini, prinsip transparansi dan verifikasi dapat lebih optimal untuk diimplementasikan dan menutup kemungkinan terjadinya korupsi.
Sejak 2018 lalu, pemerintah Indonesia telah merancang dan membangun infrastruktur digital berupa sistem pengelolaan elektronik untuk keperluan pemerintahan. Sistem ini bertujuan untuk mewujudkan tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, transparan, dan akuntabel, serta meningkatkan keterpaduan dan efisiensi.
Pengembangan sistem ini dilakukan secara bertahap, dan di tahun 2023 ini, SPBE bidang kearsipan akan segera diluncurkan dalam bentuk aplikasi bernama Srikandi.
Kearsipan SPBE
Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) atau yang juga dikenal dengan e-government akan mencakup beberapa sektor dan kegiatan pemerintahan seperti layanan publik dan pengelolaan arsip pemerintahan. Kearsipan berbasis SPBE ini secara spesifik akan dikelola dengan sistem penyimpanan cloud di dalam aplikasi Srikandi.
Aplikasi Srikandi merupakan hasil kolaborasi antara Kementerian PANRB, Kementerian Komunikasi dan Informatika, Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN), dan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Fungsi sistem ini adalah untuk menjadi aplikasi pengelolaan umum di seluruh instansi dan kantor pemerintahan seluruh Indonesia.
Melalui satu sistem pengelolaan terpusat ini, arsip pemerintahan akan tersimpan di dalam satu sistem besar yang disebut Pusat Data Nasional dengan penyelenggaraan yang lebih terorganisir, aman, dan terverifikasi otentisitasnya.
Pentingnya transparansi informasi
Arsip pemerintahan yang disimpan dan dikelola dengan aplikasi SPBE Srikandi tak hanya terbuka bagi instansi pemerintahan pemilik arsip, melainkan juga pemerintah pusat hingga publik. Akses yang terbuka ini dapat memudahkan seluruh pihak untuk turut mengontrol dan mengawal seluruh informasi yang disimpan di dalam sistem ini.
Tak hanya itu, arsip pemerintahan yang disimpan secara digital juga terekam dengan baik di dalam sistem dalam bentuk metadata. Metadata ini akan merekam detail informasi dokumen dari pembuat, tanggal dibuat, dan informasi teknis lainnya, sehingga aktivitas apapun yang terjadi pada dokumen tersebut dapat dilacak. Kesalahan ataupun kekeliruan yang terjadi dapat ditelusuri dan dilacak letak kesalahannya dan di proses mana kesalahan tersebut kemungkinan terjadi.
Meminimalisasi kemungkinan terjadinya korupsi
Di dalam sistem pemerintahan yang masih konvensional, korupsi kerap terjadi akibat kurangnya transparansi dan pengawasan di dalam sistem pemerintahan. Manipulasi data dan informasi, hingga proses birokrasi yang tak terekam kegiatannya membuat pihak-pihak tidak bertanggung jawab memanfaatkan kondisi ini untuk keuntungan dirinya sendiri maupun kelompok. Sayangnya, situasi ini akan segera berubah dengan adanya SPBE.
Seperti yang telah dibahas pada poin sebelumnya, SPBE untuk mengelola arsip pemerintahan akan mengedepankan transparansi di dalam sistemnya. Transparansi yang terdiri dari keterbukaan akses dan jejak digital yang terekam dengan baik adalah dua hal yang dapat menjadi solusi atas masalah dari sistem pemerintahan konvensional.
Transparansi sistem ini juga perlu didukung oleh seluruh pihak, baik pemerintah sendiri maupun publik. Pemerintah perlu menjamin pegawai-pegawai pengelola arsip pemerintahan SPBE dilakukan dengan baik dan sesuai prosedur. Di sisi lain, publik, perusahaan maupun perorangan, dapat melakukan upaya pengawasannya dengan cara mengakses dan mengolah informasi dari kearsipan SPBE secara aktif.
Siapkah instansi Anda untuk berpartisipasi di dalam perubahan sistem pemerintahan?
Beralih dari sistem kearsipan konvensional ke sistem digital dalam jaringan cloud tentu bukanlah hal yang mudah, apalagi jika mengingat bahwa teknologi cloud merupakan terobosan baru yang muncul di era revolusi industri 4.0. Persiapan dari sisi sumber daya manusia dan dokumen arsip pemerintahan itu sendiri perlu menjadi perhatian bagi seluruh instansi dan kantor pemerintahan di seluruh Indonesia. Jangan sampai kurangnya keterampilan dan kelalaian justru membuat Anda dan pegawai Anda dalam masalah atas dugaan korupsi.
Untuk menghindari terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan tersebut, ada baiknya Anda bekerjasama dengan vendor pengelolaan arsip seperti PrimaDoc untuk mempersiapkan segala kebutuhan yang diperlukan. Konsultasikan arsip pemerintahan dan digitalisasi arsip kepada tim PrimaDoc sekarang juga dan tingkatkan kesiapan instansi Anda untuk menyambut kearsipan SPBE! (Deanita)
