Teknologi OCR Mungkinkan Pencarian File Tanpa Mengetahui Namanya

Pernahkan Anda kesulitan mencari dokumen kerja karena lupa nama file dan tempat menyimpannya? Anda lalu terpaksa harus mengecek satu persatu folder dokumen dan menghabiskan banyak waktu. Jika masalah ini sering anda alami, Optical Character Recognition (OCR) merupakan teknologi yang selama ini Anda butuhkan. Teknologi OCR memungkinkan anda dapat menemukan dokumen dengan cepat meskipun lupa tempat menyimpan dan nama file yang sedang dicari. Bagaimana bisa?

Apa yang Membuat Dokumen Digital Sulit Ditemukan

Salah satu metode alih media arsip yang banyak digunakan adalah pemindaian menggunakan alat scan. Umumnya, file digital hasil alih media disimpan dalam format gambar, seperti PDF, JPG atau JPEG. Ini berlaku juga pada dokumen-dokumen yang berisi teks seperti form surat-menyurat, laporan keuangan, kontrak dan perjanjian, dan sebagainya.

Dokumen teks yang tersimpan dalam format gambar membuat aplikasi pengolah teks tidak dapat mendeteksi tulisan didalamnya. Ini tidak hanya membuat teks yang tertulis tidak dapat diedit secara langsung, namun juga membuat dokumen menjadi lebih sulit untuk ditemukan. Pencarian dokumen hanya bisa dilakukan dengan mengetikkan nama file-nya. Disisi lain, banyaknya jumlah file digital yang disimpan seringkali membuat karyawan lupa nama dari setiap file yang sering mereka akses. Ini mengakibatkan proses pencarian dokumen menjadi sulit dan menghabiskan banyak waktu, terutama ketika aplikasi Document Management Systems (DMS) yang digunakan tidak dilengkapi dengan teknologi OCR.

Faktor lainnya adalah indeks dokumen yang buruk. Ini terjadi karena ketika proses alih media arsip, dokumen hasil pemindaian tidak disimpan dengan rapi berdasarkan kategori yang teratur. Ini menimbulkan kesulitan menemukan kembali dokumen digital yang telah disimpan. Hal ini sering terjadi ketika proses alih media arsip dilakukan oleh sumber daya manusia (SDM) yang kurang kompeten dan tidak berorientasi pada efisiensi pengelolaan arsip pada masa mendatang.

Bagaimana Teknologi OCR Bekerja?

Teknologi OCR memungkinkan sistem komputer dapat mengenali teks yang ada pada dokumen kertas atau file digital yang disimpan dalam format gambar. Melalui algoritma pengenalan pola, OCR dapat mengidentifikasi karakter teks dan mengubahnya menjadi teks yang dapat dibaca oleh aplikasi pengolah teks. Proses dimulai dengan identifikasi setiap dalam gambar atau dokumen. Kemudian karakter tersebut dibandingkan dengan database karakter yang dikenal untuk menentukan jenis karakter dan gaya penulisannya.

Setelah karakter telah teridentifikasi, karakter tersebut kemudian diubah menjadi teks yang dapat diedit, memungkinkan proses lanjutan atau penyimpanan. Manfaatnya ini menjadi inovasi penting dalam membantu proses alih media arsip kertas ke format digital, meningkatkan efisiensi pencarian, dan mengoptimalkan manajemen dokumen. 

Bagaimana Teknologi OCR Mempermudah Pencarian Arsip?

Kemampuan pengenalan teks pada teknologi OCR memungkinkan sistem dapat membaca informasi pada sebuah file secara keseluruhan. Ini tidak hanya terbatas pada judul teks saja, tetapi juga isi teks pada setiap file yang tersimpan.  Dalam konteks pencarian file, kemampuan ini menciptakan kemudahan dalam menemukan file yang dibutuhkan dengan lebih mudah, cepat dan akurat. Sistem akan mencari file–file dengan informasi yang relevan dengan kata kunci yang digunakan dalam pencarian.

Kelebihan tersebut memungkinkan pengguna dapat mencari file digital dengan  memasukan topik data atau informasi yang ada pada dokumen yang sedang dicari. Anda tidak harus mengetikan judul file pada kolom pencarian untuk menemukan dokumen yang dibutuhkan. Ini membantu Anda dalam menemukan data dan informasi yang relevan dengan kebutuhan Anda, bahkan ketika Anda lupa namanya.

Dengan menggunakan OCR, waktu yang dulu terbuang untuk mencari file dapat diminimalkan. Ini membantu perusahaan dalam meningkatkan efisiensi kerja dan produktivitas karyawan. Jadi, jika kesulitan menemukan file karena lupa nama atau lokasi penyimpanan, pertimbangkan untuk mengintegrasikan teknologi OCR dalam pengelolaan dokumen Anda.

Untuk mendapatkan dukungan teknologi pengelolaan arsip yang didukung dengan pemindai OCR, Anda dapat memanfaatkan DMS PrimaDoc. Anda bahkan dapat mengoptimalkannya dengan juga menggunakan layanan alih media arsip PrimaDoc, karena dalam proses alih media, tim PrimaDoc juga menggunakan scanner berteknologi OCR yang memungkinkan dokumen perusahaan Anda lebih mudah ditemukan di kemudian hari. Bersama PrimaDoc, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi kerja dan produktivitas karyawan dengan meminimalisir waktu yang terbuang dalam pencarian file digital.

Tertarik untuk mengetahui lebih banyak tentang DMS PrimaDoc? Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk informasi selengkapnya!