1 Jam Habis Hanya untuk Mencari Arsip di Gudang? ini Solusinya!

Mencari arsip merupakan rutinitas yang dilakukan oleh karyawan kantor hampir setiap harinya. Sayangnya, aktivitas ini justru seringkali melelahkan dan membuat stres karyawan. Hanya untuk menemukan satu dokumen saja, karyawan harus menghabiskan waktu berpuluh-puluh menit atau bahkan berjam-jam menghadapi tumpukan arsip.

Dilansir dari www.inc.com, studi menemukan bahwa rata-rata orang menghabiskan 4,3 jam kerjanya setiap minggu hanya untuk mencari arsip kertas. Permasalahan ini juga dialami oleh jajaran eksekutif, yang rata-rata kehilangan satu jam produktivitasnya setiap hari untuk mencari arsip guna mendukung pekerjaan mereka.

Meskipun terlihat sepele, permasalahan ini berdampak langsung terhadap berkurangnya produktivitas karyawan. Selain itu, sulitnya mencari arsip dapat meningkatkan stres dan kelelahan yang berdampak pada penurunan konsentrasi selama bekerja. Hal ini tentu akan sangat merugikan perusahaan, terutama pada pekerjaan-pekerjaan yang membutuhkan analisa.

Lalu bagaimana solusinya?

Jika karyawan di perusahaan Anda masih mengalami kesulitan dan membuang banyak waktu hanya untuk mencari arsip, jangan biarkan hal ini terus terjadi. Waktu dan tenaga karyawan terlalu berharga jika dihabiskan hanya untuk itu. Sudah saatnya Anda mencari cara yang efisien untuk dapat menemukan informasi dan arsip dengan mudah dan cepat.

Perkembangan teknologi yang begitu cepat menawarkan solusi untuk itu semua, yaitu Document Management System (DMS). DMS merupakan platform aplikasi yang digunakan untuk mengelola arsip secara digital, mulai dari membuat, mencari, menyimpan, berbagi file hingga mengelola keamanan arsip. Penggunaan DMS akan mengubah cara pengelolaan arsip perusahaan, dari yang semula dilakukan secara konvensional dalam bentuk cetakan kertas, menjadi dikelola dalam bentuk digital.

DMS menciptakan efisiensi dalam pengelolaan arsip perusahaan dengan otomatisasi yang diciptakannya. Berikut ini adalah alasan mengapa DMS dapat menjadi solusi yang efisien untuk mencari arsip dan mengelola dokumen perusahaan:

1. Tersedia fitur pencarian untuk menemukan lokasi dokumen lebih cepat

Aplikasi DMS dilengkapi dengan fitur pencarian yang akan memudahkan karyawan menemukan arsip atau informasi yang dibutuhkan. Jika arsip cetak mengharuskan karyawan menghabiskan banyak waktu hanya untuk mencari arsip di gudang, DMS memungkinkan arsip yang dibutuhkan dapat ditemukan dengan cepat dan mudah melalui komputer di meja kerja mereka.

Karyawan dapat mencari arsip dengan memasukan judul atau kata kunci dari informasi yang ingin dibuka. Tidak hanya dokumen, karyawan dapat mencari informasi, statistik, tabel, atau informasi penting lainnya secara cepat dengan melakukan pencarian kata yang berhubungan dengan informasi tersebut. 

2. Berbentuk digital dan dapat diakses dimanapun dan kapanpun.

Digitalisasi arsip akan menciptakan akses data perusahaan yang lebih mudah. Dengan DMS, karyawan tidak lagi perlu datang ke gudang hanya untuk mencari arsip yang dibutuhkan. Karyawan dapat mencari arsip dan mengakses informasi tersebut secara cepat dari mana saja dan kapan saja melalui perangkat digital mereka.

Kecepatan akses ini merupakan hal yang sangat dibutuhkan di masa sekarang ini, ketika banyak perusahaan yang menerapkan sistem kerja hybrid. Konektivitas dan kemudahan akses informasi akan memudahkan proses koordinasi meskipun tidak berada dalam satu ruang kerja.

3. Didukung fitur pembatasan akses untuk keamanan dokumen.

Seperti yang dibahas pada poin sebelumnya, DMS memungkinkan karyawan dapat mencari arsip dan mengakses informasi di dalamnya dari perangkat digital mereka selama terhubung dengan internet. Kemudahan ini nyatanya menimbulkan kekhawatiran akan keamanan informasi perusahaan, karena kemudahan akses meningkatkan potensi kebocoran data ke pihak luar.

Tidak perlu khawatir, perkembangan teknologi DMS juga dibarengi dengan fitur keamanan yang juga semakin ketat. Anda dapat menggunakan fitur pembatasan akses untuk mengatur siapa saja yang dapat mengakses masing-masing dokumen tersebut, hingga pada titik kewenangan yang diberikan. Akses dapat diatur agar karyawan hanya dapat membuka sebagai pembaca atau sebagai editor informasi dalam dokumen tersebut.

Berbagai keunggulan dari aplikasi DMS tersebut dapat Anda temukan dalam PrimaDoc. Aplikasi penyimpanan arsip digital PrimaDoc dapat memfasilitasi para karyawan Anda untuk mengelola dokumen dengan lebih mudah. Berbagai dukungan fitur di dalamnya juga memungkinkan manajemen arsip yang lebih efektif, misalnya fitur manajemen arsip aktif dan inaktif. 

Tertarik untuk mengetahui lebih banyak tentang aplikasi DMS PrimaDoc? Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk informasi selengkapnya! (Septiani)