Cegah Pemalsuan Dokumen Vital dengan Beralih ke Dokumen Digital
Digitalisasi arsip merupakan langkah penting dalam transformasi digital bisnis pada era modern saat ini. Dengan mengubah arsip cetak menjadi format digital, perusahaan dapat merasakan berbagai manfaat yang berdampak pada kemajuan bisnis. Pertama, digitalisasi dokumen membuat akses terhadap informasi menjadi lebih cepat dan efisien. Dokumen yang dibutuhkan dapat dengan mudah dicari dan diakses secara elektronik. Selain itu, dokumen digital juga lebih mudah dibagikan, sehingga mampu meningkatkan kolaborasi antar departemen. Manfaat-manfaat ini akan menciptakan efisiensi dalam pengelolaan dokumen dan operasional perusahaan secara keseluruhan.
Meskipun memberikan manfaat dalam menciptakan kemudahan akses dan pengelolaan data digital, banyak pihak yang merasa khawatir akan keamanan informasi yang disimpan secara digital. Ketika dokumen perusahaan dapat diakses dengan mudah melalui perangkat elektronik, maka data dan informasi perusahaan bisa diketahui dan dimanipulasi oleh siapa saja. Padahal, menjaga integritas data merupakan salah satu aspek penting bagi setiap perusahaan. Apakah benar digitalisasi arsip meningkatkan risiko keamanan data?
Apakah Dokumen Digital Rentan Penyalahgunaan dan Manipulasi Informasi?
Pada faktanya, salah satu kelebihan dari digitalisasi arsip adalah meningkatkan aksesibilitas dokumen dan mempermudah penyesuaian data/informasi apabila dibutuhkan. Anda dapat mengakses dokumen digital dari mana dan kapan saja diperlukan. Perubahan data/informasi juga bisa dilakukan dengan fleksibel, tanpa harus mengganti dokumen lama dengan dokumen baru. Namun faktanya, dokumen yang disimpan dalam format digital justru sangat transparan, sehingga pengguna dapat dengan mudah menganalisa keaslian dokumen.
Setiap dokumen yang disimpan dalam bentuk digital dilengkapi dengan dua tanggal digital, yaitu tanggal pembuatan dan perubahan terakhir (last edit). Tanggal pembuatan dokumen menunjukan kapan suatu dokumen dibuat. Informasi tersebut tersedia secara lengkap, mulai dari tanggal, jam, menit, hingga detik. Informasi ini sangat berguna untuk mengecek keaslian dokumen melalui histori waktu pembuatan dokumen. Jika dokumen asli diganti dengan dokumen palsu, Anda dapat dengan mudah mendeteksi tanggal pembuatan dokumen yang tidak wajar. Biasanya, dokumen pengganti (palsu) tersebut memiliki tanggal pembuatan yang relatif baru dan tidak sesuai dengan tanggal pembuatan dokumen seharusnya.
Sedangkan untuk tanggal perubahan terakhir, menunjukan kapan terakhir kali informasi di dalam suatu dokumen digital diperbarui. Informasi ini berguna untuk mengecek tindakan perubahan. Jadi, apabila ada karyawan yang mengubah isi dokumen tanpa izin, sistem akan mencatat tanggal perubahan tersebut. Dengan informasi tersebut, Anda akan mudah mendeteksi adanya perubahan data yang dilakukan.
Dua fitur tersebut bukanlah hal yang baru, karena banyak orang yang sebenarnya telah mengetahuinya. Namun, jarang yang menyadari bahwa dua informasi ini sangat penting dalam mendeteksi keaslian suatu dokumen. Data ini memastikan bahwa pemalsuan dokumen menjadi lebih sulit karena akan langsung terdeteksi dari ketidaksesuaian tanggal digitalnya. Dokumen digital justru lebih aman daripada dokumen cetak bukan?
Fitur Keamanan Document Management System
Tanggal digital bukanlah satu-satunya sistem keamanan pada dokumen digital. Perkembangan teknologi informasi juga dibarengi dengan sistem keamanan data digital yang semakin canggih. Beberapa aplikasi Document Management System (DMS) seperti DMS PrimaDoc telah dilengkapi dengan fitur manajemen hak akses dokumen. Fitur ini memungkinkan supervisor sistem dapat mengatur pengguna yang bisa dan tidak boleh mengakses dokumen. Fungsi ini memberikan kendali penuh bagi perusahaan untuk membatasi akses terhadap dokumen-dokumen penting dan vital. Memastikan bahwa informasi/data di dalamnya hanya bisa diakses oleh pihak yang berwenang saja.
Adanya fitur keamanan yang handal menegaskan bahwa digitalisasi arsip layak untuk menjadi metode pengelolaan arsip. Tidak hanya menciptakan kemudahan dan efisiensi dalam pengelolaan arsip yang mampu menjawab tuntutan bisnis pada era modern, menyimpan dokumen dalam format digital juga jauh lebih aman ketika didukung dengan sistem keamanan yang tepat. Terlebih, dokumen digital juga dapat terjaga dari berbagai risiko kerusakan arsip seperti berjamur, lapuk, terkena rembesan, atau dimakan rayap meskipun disimpan dalam waktu yang lama.
Layanan kearsipan PrimaDoc juga menyediakan aplikasi untuk membantu manajemen arsip vital Anda secara digital. Dilengkapi dengan fitur-fitur yang lengkap, aplikasi kearsipan PrimaDoc dapat membantu mewujudkan pengelolaan arsip yang praktis dan efisien di perusahaan Anda. Dengan tampilan yang mudah dipahami, proses adaptasi karyawan Anda tidak akan membutuhkan waktu yang lama. SDM PrimaDoc yang berpengalaman dan bersertifikat dalam bidang kearsipan dapat membantu mengelola arsip vital perusahaan Anda secara efektif dan efisien, sehingga karyawan Anda dapat bekerja seperti biasa. Tersedia berbagai layanan kearsipan di atas yang dapat Anda pilih sesuai kebutuhan perusahaan. Sebagai solusi yang komprehensif dan efektif, layanan kearsipan PrimaDoc akan memberikan penanganan terbaik bagi arsip vital perusahaan Anda. Hubungi tim marketing PrimaDoc sekarang dan dapatkan penawaran terbaik untuk kearsipan perusahaan Anda!
