Benarkah Penerapan Digitalisasi Arsip Mempengaruhi Aktivitas Bisnis?

Meskipun era saat ini mendorong digitalisasi arsip di semua sektor bisnis, masih banyak perusahaan yang belum mengadopsinya. Ketidakmampuan mengimplementasikan digitalisasi arsip dapat menyebabkan kerugian baik bagi perusahaan maupun karyawan, mempersulit proses kerja dan pertukaran informasi di tengah tuntutan teknologi yang semakin meningkat.

Menurut survei terkini dari Nintex yang melibatkan 1.000 responden, ditemukan bahwa hampir setengah (49%) dari karyawan mengalami kesulitan dalam menemukan dokumen, sedangkan 43% dari mereka menghadapi kesulitan saat berbagi dokumen. Selain itu, 33% karyawan merasa bingung dengan berbagai versi dokumen yang ada.

Sistem pengarsipan non-digital sering kali membuat dokumen sulit ditemukan dan memakan waktu. Dokumen disusun dalam tata letak statis, seperti urutan waktu pembuatan, mengharuskan pencarian manual di ruang arsip. Proses ini seringkali tidak efisien dan memerlukan waktu yang cukup lama.

Perusahaan tanpa digitalisasi arsip sering kali menyulitkan karyawan dalam berbagi dokumen kepada rekan kerja. Dokumen hanya tersedia dalam bentuk fisik, memaksa karyawan untuk mencarinya terlebih dahulu sebelum dapat berbagi, menyebabkan keterbatasan dan kerepotan dalam pertukaran informasi. Selain itu proses berbagi dokumen juga tidak fleksibel, karena tidak bisa dilakukan kapan pun dan di mana pun.

Selain kesulitan mencari dan berbagi dokumen, karyawan pun sering kali bingung menentukan dokumen mana yang dijadikan rujukan karena banyaknya versi selama proses olah data berlangsung. Hal ini menyebabkan kerancuan data akibat tidak adanya proses validasi dokumen. Bila pun ada, itu akan membutuhkan waktu yang semakin lama. 

Kehadiran manajemen arsip digital untuk menjawab masalah 

Digitalisasi arsip menjadi jalan keluar satu-satunya untuk menyelesaikan semua masalah pengolahan data saat ini. Dalam era yang serba digital dan modern, manajemen arsip digital akan menjadi landasan percepatan proses dan ketepatan keputusan strategis dalam setiap proses bisnis. Berikut ini adalah tiga keunggulan digitalisasi arsip: 

1. Penghematan biaya

Penggunaan arsip digital memberikan keuntungan signifikan dalam penghematan biaya operasional dibandingkan pengarsipan manual. Arsip digital memerlukan ruang penyimpanan data yang lebih kecil karena semua informasi disimpan di dalam server, mengurangi biaya penyewaan ruang fisik dan perawatannya. Selain itu, penggunaan kertas yang berkurang secara drastis juga menyumbang pada efisiensi biaya, mengurangi biaya pembelian dan pemeliharaan kertas. Dengan mengadopsi teknologi digitalisasi arsip, perusahaan dapat mengoptimalkan sumber daya dan meningkatkan efisiensi operasional, menciptakan keberlanjutan yang ekonomis dan ramah lingkungan.

2. Audit dan pelacakan data 

Digitalisasi arsip membawa kemudahan luar biasa dalam proses pelacakan dan audit data. Sistem digital memungkinkan karyawan untuk melakukan audit dengan cepat dan akurat terhadap data yang mencurigakan atau tidak wajar. Kecepatan dalam proses audit memberikan keunggulan signifikan, memungkinkan tim audit untuk mengidentifikasi dan menanggapi ketidaksesuaian data secara efisien. 

Dengan adanya alat analisis dan laporan otomatis, perusahaan dapat dengan cepat menyelesaikan masalah dan menjaga keakuratan serta validitas data mereka.

Audit yang cepat bukan hanya memberikan keuntungan dalam menanggapi permasalahan dengan cepat, tetapi juga membantu mencegah potensi risiko dan kekeliruan lebih lanjut. Selain itu, digitalisasi arsip menciptakan jejak audit yang transparan dan terdokumentasi dengan baik, memberikan tingkat kepercayaan yang tinggi dalam keakuratan dan keabsahan data. 

3. Efisiensi operasional 

Penggunaan arsip digital memberikan keunggulan signifikan dalam meningkatkan efisiensi proses operasional bisnis. Waktu penyelesaian pekerjaan dapat dipercepat, sumber daya yang digunakan untuk pengolahan arsip dapat dihemat, dan proses birokrasi menjadi lebih sederhana dan singkat. Ini tidak hanya memberikan manfaat segera dalam produktivitas, tetapi juga menciptakan lingkungan kerja yang lebih efisien, memungkinkan fokus pada kegiatan inti bisnis. Digitalisasi arsip bukan hanya investasi untuk masa depan, tetapi juga solusi yang dapat mengoptimalkan operasional bisnis saat ini.

Primadoc menyajikan solusi digitalisasi arsip yang ideal sesuai kebutuhan Anda. Bersama PrimaDoc, seluruh proses digitalisasi ditangani langsung oleh Staf Bersertifikasi Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), sehingga menjamin seluruh prosesnya dilakukan dengan hati-hati sesuai dengan standar kearsipan yang berlaku. Dengan begitu, berbagai risiko yang dapat merugikan perusahaan dapat diminimalisir. Tim kearsipan PrimaDoc yang kompeten dalam bidang digitalisasi arsip juga akan memastikan hasil akhir sesuai dengan standar dan kebutuhan perusahaan Anda. Dengan dukungan teknologi yang canggih, alih media arsip PrimaDoc dapat menghasilkan dokumen digital yang berkualitas dan akurat. Tim kearsipan PrimaDoc juga menjamin seluruh dokumen digital disimpan dengan baik sehingga memudahkan penggunaannya di kemudian hari.

Tertarik untuk bertanya lebih banyak tentang layanan digitalisasi arsip kami? Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk informasi selengkapnya!