Tantangan Utama Pengelolaan Arsip di Perusahaan Skala Besar
Perusahaan berskala besar, seperti perusahaan-perusahaan yang menyandang predikat Fortune 100 merupakan prestige tersendiri dari sisi daya saing bisnis dan tingkat kepercayaan konsumen. Memiliki jangkauan layanan yang sangat luas tentu saja harus memperhatikan operasional dengan baik, termasuk kelengkapan dan keakuratan data. Hal tersebut memiliki keterkaitan dengan proses manajemen kearsipan yang dilakukan oleh perusahaan. Sebab, semakin tinggi intensitas aktivitas bisnis suatu perusahaan, semakin banyak pula penciptaan arsip setiap harinya, menyebabkan beban pengelolaan arsip yang turut meningkat.
Jika perusahaan Anda termasuk perusahaan berskala besar, atau juga dalah kategori Fortune 100, langkah pertama yang perlu Anda lakukan adalah mengenali tantangan utama pengelolaan arsip. Untuk itu, PrimaDoc telah merangkum 3 tantangan utama yang umum dihadapi perusahaan besar. Simak untuk informasi selengkapnya!
1. Volume arsip yang besar dan beragam
Perusahaan berskala besar menghasilkan dan mengumpulkan arsip dalam jumlah besar dan beragam, termasuk dokumen fisik, elektronik, dan media audiovisual. Hal ini berpotensi membuat pengelolaan arsip menjadi kompleks, sehingga membutuhkan sistem yang efisien dan terstruktur.
2. Kepatuhan terhadap regulasi
Di samping perihal bisnis dan investasi, perusahaan juga perlu mematuhi berbagai regulasi yang terkait dengan pengelolaan arsip, seperti undang-undang kearsipan maupun peraturan kearsipan lain seperti peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) yang mengatur tentang retensi arsip, dan penghancuran arsip. Kepatuhan terhadap regulasi ini dapat menjadi beban yang signifikan bagi perusahaan lantaran memerlukan proses dan prosedur yang ketat, serta sumber daya yang memadai.
3. Keamanan dan ancaman siber
Arsip perusahaan seringkali berisi informasi sensitif dan rahasia, seperti data keuangan, informasi pribadi karyawan, dan rahasia dagang. Hal ini membuat arsip menjadi target yang menarik bagi penjahat siber. Perusahaan berskala besar harus menerapkan langkah-langkah keamanan pengelolaan arsip yang kuat untuk melindungi arsip dari akses yang tidak sah, kebocoran data, dan serangan siber.
Tantangan lain yang memerlukan antisipasi
Di samping tiga hal yang telah kita bahas sebelumnya, perusahaan berskala besar juga perlu mengantisipasi tantangan lain dalam mengelola arsip mereka, seperti:
- Keterbatasan ruang penyimpanan: Arsip fisik membutuhkan ruang penyimpanan yang besar, dan perusahaan mungkin kesulitan untuk menemukan ruang yang cukup untuk menyimpan semua arsip mereka.
- Kurangnya sumber daya manusia: Pengelolaan arsip membutuhkan tenaga kerja yang terampil dan berpengalaman. Perusahaan mungkin kekurangan sumber daya manusia yang diperlukan untuk mengelola arsip mereka secara efektif.
- Perubahan teknologi: Teknologi pengelolaan arsip terus berkembang, dan perusahaan perlu beradaptasi dengan perubahan ini untuk memastikan bahwa arsip mereka dikelola dengan cara yang paling efektif dan efisien.
Tips atasi tantangan kearsipan perusahaan berskala besar
Setelah memahami berbagai tantangan yang dapat timbul, Anda dapat mencoba menerapkan beberapa tips ini di dalam strategi pengelolaan arsip perusahaan.
- Menerapkan sistem manajemen arsip yang terintegrasi: Sistem ini dapat membantu perusahaan dalam mengelola arsip mereka secara lebih efisien dan efektif, serta mematuhi regulasi yang berlaku.
- Berinvestasi dalam teknologi pengelolaan arsip yang canggih: Teknologi ini dapat membantu perusahaan dalam mengelola arsip digital mereka dengan lebih mudah dan aman, serta meningkatkan aksesibilitas arsip.
- Membangun budaya tertib arsip: Budaya ini dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan kepatuhan terhadap regulasi dan mengurangi risiko pencurian data dan kebocoran data.
Dengan mengatasi tantangan-tantangan ini, perusahaan berskala besar dapat memastikan bahwa arsip mereka dikelola dengan baik, aman, dan mudah diakses. Hal ini dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi risiko, dan meningkatkan nilai aset.
Bagaimana? Siap menghadapi tantangan kearsipan? Hubungi PrimaDoc untuk konsultasi lebih lanjut untuk menemukan solusi terbaik di perusahaan Anda!
