Mengapa Penting Mengelola Dokumen dan Arsip pada Kegiatan Pemerintahan?
Pada instansi pemerintahan, pengelolaan dokumen arsip sangatlah penting untuk pelaksanaan kegiatan yang berhubungan dengan kepentingan publik. Banyak instansi yang pada akhirnya juga sudah melakukan transformasi untuk memanfaatkan pengelolaan dokumen arsip pada kegiatan pemerintahan secara digital. Bahkan, Pasal 68 Ayat (1) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan juga telah menjamin bahwa semua pencipta arsip (termasuk instansi pemerintahan) dapat melakukan alih media arsip dalam format digital. Informasi di dalamnya pun dinyatakan sah di mata hukum.
Meskipun begitu, belum semua instansi pemerintahan memahami pentingnya pengelolaan dokumen arsip yang tepat guna untuk penyelenggaraan pemerintahan. Oleh karena itu, artikel berikut ini dapat memberikan gambaran singkat mengenai hal penting terkait sistem dokumen arsip pada kegiatan pemerintahan. Berikut adalah penjelasan selengkapnya!
Mengapa Pengelolaan Dokumen Arsip Penting bagi Instansi Pemerintahan?
Mengingat instansi pemerintahan berhubungan erat dengan praktik bernegara dan kebutuhan seluruh masyarakat, maka tidak mengherankan bahwa cara pengelolaan dokumen arsip yang dilakukan juga harus lebih baik. Bahkan, sebisa mungkin pengelolaannya dilengkapi dengan tingkat keamanan yang tinggi, tidak kalah dibandingkan dengan yang dimiliki oleh perusahaan swasta.
Lalu, apa saja hal penting yang perlu diketahui instansi pemerintahan dalam melakukan pengelolaan dokumen arsip? Berikut adalah beberapa di antaranya:
- Menjamin ketersediaan arsip, khususnya sebagai data dan informasi yang dapat dipelajari untuk menentukan arah kebijakan pemerintah pada berbagai sektor.
- Bukti akuntabilitas kinerja sebuah instansi, yang ditunjukkan dalam bukti dokumen arsip pada kegiatan pemerintahan, sehingga masyarakat dapat dijadikan bahan penilaian kinerja dari sebuah instansi pemerintahan.
- Alat bukti yang sah, terutama menyangkut keabsahan informasi yang dapat dipertanggung jawabkan di mata hukum, jika sewaktu-waktu dibutuhkan.
Bagaimana Cara Meningkatkan Pengelolaan Dokumen Arsip pada Kegiatan Pemerintahan?
Pada era yang sudah serba digital, instansi pemerintahan juga sebaiknya berbenah diri. Jangan sampai, pengelolaan dokumen arsip yang kurang tepat terus diterapkan. Padahal arsip negara merupakan sebuah aset yang sangat berharga, sehingga dibutuhkan cara yang lebih baik untuk mengelola dokumen arsip pada kegiatan pemerintahan. Salah satunya adalah dengan melakukan digitalisasi atau alih media arsip.
Padahal pemerintah pusat melalui Pasal 5 Ayat (1) Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik sudah menyebutkan “informasi elektronik dan/atau dokumen elektronik dan/atau hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum yang sah.” Oleh karena itu, instansi pemerintahan tidak perlu khawatir dalam melakukan digitalisasi arsip.
Dalam jangka panjang, arsip digital atau elektronik juga dapat membantu instansi pemerintahan dalam memperpanjang usia arsip dan dokumen. Selain itu, keberadaan arsip digital juga dapat menghemat biaya yang sebelumnya dibutuhkan untuk mencetak dan menyimpan dokumen. Belum lagi lahan yang dibutuhkan cukup besar, mengingat arsip pemerintahan pasti akan terus bertambah dari waktu ke waktu.
Meskipun begitu, tidak semua instansi pemerintahan memiliki pengetahuan dan juga pengalaman dalam melakukan alih media dan juga pengelolaan arsip digital. Untuk mengatasinya, Anda dapat beralih menggunakan vendor atau pihak ketiga untuk membantu dalam pengelolaan dokumen arsip.
Bagaimana Memilih Vendor Pengelolaan Dokumen Arsip yang Tepat?
Jika Anda berencana untuk menggunakan jasa pengelolaan dokumen arsip dari pihak ketiga, tentunya Anda perlu memilih perusahaan yang berpengalaman dan terpercaya. Oleh karena itu, Anda dapat menjadikan PrimaDoc sebagai solusinya.
PrimaDoc menawarkan jasa kearsipan terpadu yang sesuai dengan kebutuhan instansi pemerintahan yang Anda kelola. Mulai dari jasa alih media dokumen arsip pada kegiatan pemerintahan, pengelolaan arsip pemerintahan, hingga pengadaan warehouse dan prasarana kearsipan dapat disediakan oleh PrimaDoc. Apalagi PrimaDoc juga telah lulus uji sertifikasi ISO 9001, sehingga kualitas layanan yang dihadirkan memenuhi ekspektasi klien.
Jadi, tertarik untuk mengetahui lebih lanjut mengenai pengelolaan dokumen arsip dari PrimaDoc? Hubungi tim marketing kami sekarang juga dan temukan solusi kearsipan yang Anda butuhkan! (Pradana)
