Apakah Keamanan Arsip Digital Dapat Diandalkan untuk Koperasi?
Kehadiran teknologi menawarkan berbagai kemudahan dalam melakukan segala aktivitas, tidak terkecuali dalam bidang kearsipan. Aktivitas administrasi yang selama ini dilakukan secara konvensional, mulai tergeser oleh kehadiran sistem penyimpanan arsip digital. Sistem tersebut dianggap lebih adaptif terhadap tantangan industri 4.0 meskipun keamanan arsip digital masih cukup banyak dipertanyakan.
Digitalisasi arsip dianggap sebagai solusi bagi permasalahan administrasi koperasi yang selama ini terjadi. Seperti kebutuhan ruang penyimpanan yang luas seiring bertambahnya dokumen, potensi kerusakan dan kehilangan dokumen, distribusi dokumen yang tidak efisien, maupun proses pencarian kembali dokumen yang sulit. Berkaca dari permasalahan administrasi konvensional, digitalisasi arsip menawarkan hadir membawa solusi dengan sistem yang lebih praktis dan efektif. Proses pencatatan dapat lebih mudah dilakukan, tidak membutuhkan banyak kertas, serta dapat dengan mudah diakses dari mana saja dan kapan saja.
Namun, aspek kemudahan akses ini tidak selalu dipandang sebagai kelebihan dari digitalisasi arsip. Masih banyak pihak yang merasa bahwa kemudahan akses ini membuat keamanan arsip digital diragukan. Bagaimana sebenarnya keamanan dari arsip yang disimpan secara digital? Silakan Anda membaca penjelasan selengkapnya di bawah ini!
Kekhawatiran Akan Keamanan Arsip Digital
Berbagai kekhawatiran terhadap keamanan arsip digital muncul dan menjadi pertanyaan bagi banyak pihak. Terlebih ketika dihubungkan dengan asumsi dokumen banyak berisi informasi-informasi sensitif baik berkaitan dengan keuangan, informasi anggota, catatan rapat, maupun unit bisnis koperasi. Keraguan atas keamanan arsip digital menjadi alasan masih banyak koperasi yang tetap mempertahankan sistem administrasi konvensional meskipun kurang efisien khususnya pada era digital seperti sekarang.
Kemudahan akses dari arsip digital, bagi sebagian pihak dianggap menunjukan bahwa tingkat keamanan arsip digital rendah. Mudahnya akses data memungkinkan pihak yang tidak berwenang dapat dengan mudah mengakses berbagai data penting koperasi. Hal tersebut dianggap meningkatkan risiko terjadinya duplikasi dokumen, rekayasa data oleh pihak lain, ataupun kebocoran data ke pihak eksternal.
Namun pertanyaannya, apakah benar bahwa digitalisasi arsip koperasi tidak aman?
Sistem Keamanan Arsip Digital
Perkembangan teknologi pada bidang digitalisasi arsip diiringi dengan pengembangan beragam sistem keamanan digital, salah satunya sistem enkripsi. Teknologi tersebut dapat dengan mudah ditemukan salah satunya pada aplikasi Whatsapp yang cukup banyak digunakan saat ini. Selain itu, ada beberapa jenis sistem keamanan lain yang juga dapat diterapkan. Contohnya seperti kata sandi ganda, verifikasi dua langkah dan lain-lain.
Meskipun dapat diakses dari mana saja dan kapan saja, arsip digital akan terjaga lebih aman jika dilengkapi dengan sistem enkripsi yang ketat. Arsip digital yang disimpan akan diubah menjadi karakter acak yang tidak dapat dibaca tanpa kunci khusus maupun akses dari pihak yang berwenang, dalam hal ini adalah jajaran pengurus atau anggota koperasi atau pihak lain yang ditunjuk mengelola arsip digital koperasi.
Penggunaan sistem keamanan enkripsi hanya memberikan dua kemungkinan, saat dokumen diakses tanpa kunci enkripsi. Kemungkinan pertama adalah dokumen tidak dapat dibuka dan kemungkinan kedua adalah dokumen dapat dibuka namun tidak dapat dibaca karena data yang tampil sangat acak. Sistem keamanan arsip digital ini dapat menjaga dengan baik dokumen sensitif koperasi dari pihak yang tidak berkepentingan.
Pada tingkat yang lebih lanjut, aplikasi penyimpanan arsip digital juga dapat mengatur hak akses terhadap dokumen. Tingkatan kewenangan per masing-masing user juga dapat diatur, contohnya tidak memiliki akses sama sekali, hanya dapat melihat, hanya dapat mengedit dan seterusnya. Hal tersebut memungkinkan pengelola koperasi untuk menerapkan personifikasi pada masing-masing akun pengurus koperasi sesuai dengan jabatan dan kewenangan dari masing-masing pengurus. Data-data koperasi yang strategis pun dapat lebih mudah diawasi karena tersimpan pada satu lokasi terpusat.
Sistem enkripsi dokumen seharusnya dapat menjawab semua keraguan akan sistem keamanan dokumen. Bahkan jika dibandingkan dengan penyimpanan arsip secara konvensional, tingkat keamanan arsip digital jauh lebih aman apabila dikelola dengan baik. Dengan semakin berkembangnya teknologi, bukan tidak mungkin sistem keamanan arsip digital akan semakin baik dan memberikan jaminan lebih tinggi di masa mendatang.
Perusahaan dapat memperoleh sistem penyimpanan arsip digital yang aman dan dilengkapi dengan fitur enkripsi pada PrimaDoc. Anda bahkan dapat menerapkan sistem keamanan berlapis karena PrimaDoc juga dilengkapi dengan fitur untuk mengatur hak akses terhadap dokumen. Data-data penting yang tersimpan di dalam arsip koperasi dapat dijaga dengan lebih baik oleh kecanggihan sistem keamanan PrimaDoc. Ingin mengetahui lebih banyak tentang fitur-fitur PrimaDoc lainnya? Silakan menghubungi tim marketing PrimaDoc! (Septiani)