Ketahui 3 Cara Penyimpanan Dokumen Kolateral Anda

Dokumen Kolateral – Tahukah Anda, melindungi kolateral sangatlah penting bagi keberlangsungan sebuah instansi, baik itu instansi bisnis maupun pemerintahan. Kolateral sendiri merupakan agunan  atau jaminan yang bertujuan untuk mengamankan bukti utang kreditur (peminjam). Nantinya, perusahaan debitur akan memberikan surat pengakuan utang yang bertujuan untuk mengikat kedua belah pihak secara hukum atas seluruh agunan milik debitur bagi kepentingan kreditur. Tentunya hal ini perlu diperhatikan, khususnya ketika Anda tidak dapat memenuhi kewajiban dalam mengembalikan pinjaman dari pihak bank. Jika hal tersebut terjadi, maka sesuai dengan ketentuan yang berlaku pihak bank bisa saja menyita aset Anda yang telah dijadikan sebagai jaminan yang tercantum di dalam dokumen kolateral. 

Kriteria Barang yang Dapat Dijadikan Kolateral

Perlu Anda ketahui, tidak semua barang bisa dijadikan sebagai kolateral. Ada sejumlah kriteria yang harus dipenuhi agar suatu barang dapat dijadikan kolateral, antara lain:

• Kepemilikannya dapat dipindahtangankan.
• Memiliki nilai ekonomis yang dapat dinilai dengan kurs atau mata uang.
• Nilai yuridis yang dimiliki, yaitu agunan dapat dimiliki secara sempurna berdasarkan hukum.

Oleh karena itu,  berdasarkan Peraturan Bank Indonesia (BI) No. 9/PBI/2007, maka dokumen kolateral berupa surat berharga dan saham yang aktif diperdagangkan di Bursa Efek Indonesia (BEI) telah memenuhi kriteria dan dapat dijadikan jaminan untuk kebutuhan finansial perusahaan atau instansi.

Mengenal Surat Berharga Perusahaan

Surat berharga atau commercial paper (negotiable instruments) adalah sebuah dokumen yang memiliki nilai uang, diakui dan dilindungi oleh hukum untuk kepentingan transaksi perdagangan, pembayaran, penagihan atau yang sejenis. Selain itu, fungsi lain dari surat berharga adalah sebagai surat legitimasi yang berfungsi sebagai panduan bagi pemegang surat yang dianggap sebagai pihak yang dapat melakukan atau memiliki hak atas surat berharga tersebut. 

Dalam sebuah perusahaan atau instansi, surat berharga biasanya berupa saham atau obligasi yang dapat dilikuidasi untuk berbagai kebutuhan. Disinilah peran penting surat berharga atau saham sebagai dokumen kolateral perusahaan Anda.

Cara Penyimpanan Dokumen Kolateral yang Tepat

Dokumen kolateral adalah aset yang sangat penting dalam perusahaan. Oleh karena itu, diperlukan penyimpanan dokumen kolateral yang aman, sehingga dokumen dapat terhindar dari kerusakan atau kesulitan untuk ditemukan.

Perlu Anda ketahui, penyimpanan dokumen kolateral dapat dilakukan secara fisik maupun digital. Hal ini tentunya untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan. Untuk itu, penyimpanan dokumen kolateral perlu diperhatikan mengingat pembuatan kembali dokumen yang memerlukan proses yang panjang.

Untuk menjamin keamanan dari dokumen berharga tersebut, ada beberapa tips menyimpan dokumen kolateral yang dapat Anda terapkan agar dokumen penting yang Anda miliki dapat aman dari bahaya kerusakan dan kehilangan. Berikut adalah beberapa di antaranya:

1. Perbanyak dokumen dan simpan dalam lemari penyimpanan, memperbanyak dokumen bukan berarti Anda harus membuatnya dalam jumlah yang banyak, melainkan hanya perlu menggandakan dokumen penting saja. Anda hanya perlu membawa dokumen hasil fotokopi, sehingga tidak perlu cemas akan terjadinya kerusakan pada dokumen asli. Setelah dokumen diperbanyak, sebaiknya penyimpanan dokumen dilakukan pada lemari khusus. Jangan lupa untuk memberi label di setiap dokumen agar mudah dicari.
2. Simpan dokumen dalam brankas atau safe deposit box, tidak hanya untuk menyimpan perhiasan atau logam mulia saja, brankas  safe deposit box juga dapat digunakan untuk menyimpan dokumen penting milik pribadi atau perusahaan, salah satunya untuk penyimpanan dokumen . Pastikan media penyimpanan yang Anda pilih terbuat dari baja kuat yang dirancang khusus untuk penyimpanan, sehingga tahan terhadap bongkaran paksa, kebakaran, dan juga banjir.
3. Melakukan penyimpanan dokumen secara digital, umumnya penyimpanan dokumen secara digital dilakukan dengan scanning dokumen terlebih dahulu. Kemudian, hasil scanning disimpan ke berbagai media seperti laptop atau PC, Flashdisk, e-mail dan hard disk. Sebaiknya dokumen disimpan di semua jenis penyimpanan digital ini dan diberi nama agar mudah ditemukan. Untuk mempermudah Anda, sekarang sudah banyak layanan dan jasa perusahaan yang dapat membantu Anda melakukan penyimpanan dokumen secara digital.

Memilih Layanan Penyimpanan Dokumen Kolateral Yang Tepat

Perlu Anda ingat, kebanyakan dokumen sangat mudah untuk rusak, karena bahannya terbuat dari kertas. Biasanya banyak faktor yang membuat dokumen rusak atau hilang, mulai dari udara yang lembab, gigitan tikus, rayap, terkena air, robek, pencurian atau juga bencana alam.

Oleh karena itu, mempercayakan penyimpanan dokumen kolateral Anda kepada PrimaDoc bisa menjadi tips menyimpan dokumen kolateral yang tepat. Selain itu, berkat kemudahannya dalam mengakses dokumen digital yang dibantu aplikasi berbasis website,  Anda juga tidak perlu mengeluarkan biaya perawatan untuk dokumen kolateral yang mahal.

Tidak hanya itu, PrimaDoc juga menyediakan layanan dan jasa penyimpanan dokumen dengan sistem warehousing yang terpercaya agar kondisi dokumen kolateral Anda terus terjaga dengan baik. Tertarik mengetahui lebih lanjut? Hubungi kami sekarang juga! (Pradana)