Dokumen Digital Terkoneksi Hanya dengan Satu Aplikasi
Dapatkah perusahaan menggantungkan pengelolaan dokumen digital dengan menggunakan satu aplikasi saja? Pertanyaan ini akan terjawab dengan adanya artikel ini!
Perlu Anda ketahui, kebutuhan akan dokumen digital tidaklah supplementary atau bersifat tambahan saja padaera digital ini. Keberadaan informasi yang dapat didistribusikan dengan cepat melalui berbagai media menjadi aset penting bagi perusahaan, khususnya jika Anda tidak ingin ketinggalan dibandingkan dengan kompetitor.
Untuk itu, Anda perlu mengetahui lebih lanjut mengenai cara terkoneksi dengan sebuah aplikasi yang mampu menyelesaikan semua permasalahan kearsipan pada masa disrupsi teknologi. Berikut penjelasan selengkapnya!
Menghapus Batasan dengan Dokumen Digital
Kehadiran dokumen digital dapat menjadi solusi bagi banyak perusahaan di Indonesia, terutama untuk menghadapi persaingan global yang mengharuskan perusahaan berbagi informasi (information sharing) dengan cepat dan akurat.
Batasan antar negara sudah seperti hilang berkat adanya internet. Oleh karena itu, kita perlu memanfaatkannya dengan lebih optimal, terutama dalam pengembangan bisnis dan juga efisiensi produksi yang lebih baik.
Lantas, apa sebenarnya dampak dari borderless dengan adanya pengelolaan dokumen digital yang dibantu dengan aplikasi? Beberapa di antaranya meliputi:
1. Pengiriman dokumen antar negara lebih efisien
Anda tidak lagi membutuhkan layanan kargo hanya untuk berkirim dokumen dan memfokuskannya untuk pengiriman barang produksi saja. Seluruh informasi yang dibutuhkan dapat diselesaikan dengan aplikasi pengelolaan dokumen digital, yang memungkinkan proses berbagi informasi dilakukan dengan cepat. Tentunya hal ini dapat berpotensi untuk mengembangkan bisnis Anda.
2. Sistem keamanan yang lebih baik
Kesulitan dalam menjaga dokumen fisik dari bahaya kehilangan atau kerusakan? Hal tersebut tidak akan Anda hadapi lagi jika menggunakan aplikasi pengelolaan dokumen digital.
Aplikasi seperti Document Management System (DMS) biasanya telah dilengkapi oleh sistem enkripsi yang memungkinkan proteksi terhadap dokumen dan informasi sensitif di dalamnya dapat dilakukan dengan optimal.
3. Tidak dibutuhkannya lagi gudang kearsipan
Proses pengelolaan dokumen digital umumnya hanya membutuhkan sebuah ruangan yang kecil, yang digunakan sebagai pusat data untuk menyimpan semua dokumen yang Anda miliki.
Tentunya hal ini menguntungkan, karena Anda dapat berhemat ruangan yang dibutuhkan, sehingga perusahaan dapat melakukan simplifikasi pada proses kearsipan.
4. Informasi tersimpan secara real-time
Bagi Anda yang bergantung dengan data real-time untuk pengambilan keputusan perusahaan dengan cepat, aplikasi pengelolaan dokumen digital sangatlah membantu. Batasan yang tercipta dengan penggunaan dokumen fisik juga dapat diminimalisir, karena umumnya proses penyortiran dan temu kembali dokumen jadi lebih sulit.
Hal ini tidak akan terjadi dengan adanya dokumen digital, mengingat semua informasi dan data yang dibutuhkan dapat ditemukan dengan cepat.
Aplikasi Pengelolaan Dokumen Digital untuk Semua Masalah Kearsipan
Kendala penggunaan dokumen fisik sudah dirasakan banyak perusahaan dan juga instansi pemerintahan. Dengan adanya sebuah aplikasi tunggal yang digunakan untuk menyelesaikan semua masalah kearsipan, tentunya efisiensi dan efektivitas bisnis dapat ditingkatkan.
Oleh karena itu, PrimaDoc hadir dengan aplikasi Document Management System (DMS) yang didesain khusus sebagai sebuah aplikasi yang menyelesaikan semua masalah kearsipan yang Anda hadapi.
Apa saja masalah kearsipan yang dapat terselesaikan dengan adanya aplikasi PrimaDoc? Beberapa di antaranya meliputi:
- Simplikasi penggunaan aplikasi, dengan tampilan UI/UX yang ramah terhadap pengguna, Anda hanya cukup menggunakan aplikasi PrimaDoc saja untuk semua kebutuhan kearsipan, mulai dari penyimpanan, pengiriman, hingga otentikasi dokumen dapat dilakukan dengan PrimaDoc.
- Akses dokumen tak berbatas jarak, karena PrimaDoc dilengkapi dengan aplikasi web based yang memungkinkan monitoring dan akses dokumen dilakukan dari mana saja dan kapan saja, tanpa perlu instalasi khusus pada perangkat komputer atau laptop.
- Data yang lebih terpusat dan aman, mengingat server penyimpanan dapat ditempatkan langsung di kantor Anda, penyimpanan data jadi lebih aman dari bahaya seperti peretas atau juga pencurian informasi.
Jadi, tidak perlu ragu lagi untuk memilih solusi pengelolaan dokumen digital dari PrimaDoc. Dengan satu aplikasi saja, Anda dapat berhemat lebih banyak dengan fitur yang lebih lengkap. Tertarik mengetahui selengkapnya? Hubungi tim marketing kami sekarang juga! (Pradana)
